Boekhouding voor een zzp-verhuisbedrijf

Btw: altijd 21 procent, ook bij particulieren

Verhuisdiensten vallen onder het algemene tarief van 21 procent. Er bestaat geen verlaagd tarief voor het verhuizen van een woning, ook niet als het om een particulier gaat. Dat geldt voor het vervoer, het sjouwen, het inpakken, het huren van een verhuislift en de opslag die je eventueel aanbiedt. Werk je met een vaste prijs, vermeld dan duidelijk of het bedrag inclusief of exclusief btw is; particulieren rekenen bijna altijd met een prijs inclusief btw. Zie btw berekenen van exclusief naar inclusief.

Verhuis je over de grens, dan wordt het anders. Vervoer je goederen voor een zakelijke klant in een ander EU-land, dan verleg je de btw naar die klant en neem je de omzet op in je opgaaf ICP. Voor een particuliere klant die vanuit Nederland naar het buitenland verhuist, geldt bij vervoer binnen de EU in beginsel het land van vertrek, dus Nederland. Reken dat per klus na, want de uitzonderingen zitten in de details. Zie plaats van dienst en de uitzonderingen.

De bus: aanschaf, kenteken en privégebruik

Je bus is vrijwel altijd een bestelauto met een grijs kenteken. De bpm-vrijstelling voor ondernemers is per 1 januari 2025 vervallen: over een bestelauto die daarna voor het eerst op kenteken is gezet, betaal je bpm op basis van de CO2-uitstoot. Voor bussen met een eerste toelating tot en met 31 december 2024 geldt een overgangsregeling. Het verlaagde motorrijtuigenbelastingtarief voor ondernemers bestaat wel gewoon nog, mits je btw-ondernemer bent, de bus aan de inrichtingseisen voldoet en je hem meer dan bijkomstig zakelijk gebruikt. Hoe dat precies zit, lees je in bestelauto, bpm en het grijze kenteken.

Gebruik je de bus ook privé, dan krijg je te maken met een bijtelling voor de inkomstenbelasting en een correctie voor de btw. Rijd je aantoonbaar helemaal niet privé, dan kun je een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto indienen; je hoeft dan geen rittenregistratie bij te houden, maar je mag er ook echt geen enkele privékilometer mee rijden. Zie de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik.

• Brandstof, onderhoud, banden, verzekering en wegenbelasting boek je op de auto; houd ze bij elkaar op één kostenrekening.
• Parkeervergunningen en ontheffingen voor het afzetten van een straat zijn zakelijke kosten; vraag ze op naam van je bedrijf aan.
• Verkeersboetes zijn niet aftrekbaar, ook niet als je ze onder werktijd oploopt, zie verkeersboetes en autokosten.
• Verhuisdekens, spanbanden, steekwagens en gereedschap onder de grens trek je direct af, zie gereedschap aftrekken of activeren.

Hulpkrachten inhuren

Een verhuizing doe je zelden alleen. Huur je een collega-zzp'er in, dan factureert die jou met btw en boek je dat als inkoop. Let wel op de manier waarop je samenwerkt: iemand die alleen op jouw aanwijzing sjouwt, in jouw bus rijdt en geen eigen klanten heeft, lijkt fiscaal meer op een werknemer dan op een ondernemer. Dat risico ligt bij jou als opdrachtgever. Zie schijnzelfstandigheid en de Wet DBA en zzp inhuren of loondienst.

Werk je met uitzendkrachten of leen je personeel in bij een ander bedrijf, dan loop je risico op inlenersaansprakelijkheid: blijft de uitlener in gebreke met loonheffingen, dan kan de Belastingdienst bij jou aankloppen. Je beperkt dat risico door een deel van de factuur op een g-rekening te storten. Zie inlenersaansprakelijkheid en de g-rekening. Neem je zelf iemand in dienst, dan komt daar loonadministratie bij kijken, zie je eerste personeel aannemen.

Schade, aansprakelijkheid en je voorwaarden

In dit vak gaat er vroeg of laat iets kapot. Een goede aansprakelijkheidsverzekering en een transport- of inboedelverzekering horen daarom bij je vaste lasten, en de premies zijn aftrekbaar. Krijg je een uitkering na schade, dan is dat belaste omzet als het gaat om schade aan zaken van je onderneming, en boek je de reparatie als kosten. Zie schadevergoeding en verzekeringsuitkering boeken en zakelijke verzekeringen.

Minstens zo belangrijk zijn je algemene voorwaarden: wat je aansprakelijkheid is, hoe je omgaat met schade aan de inboedel, wat er gebeurt bij annulering, en of de klant zelf breekbare spullen inpakt. Lever ze aan voordat de klant akkoord gaat, anders kun je je er later niet op beroepen. Zie algemene voorwaarden voor zzp'ers en meerwerk afspreken en factureren, want juist bij verhuizingen loopt de klus vaak uit.

1. Werk met een schriftelijke opdrachtbevestiging waarin adres, datum, prijs en uren staan.
2. Vraag bij particuliere klussen een aanbetaling en boek die als vooruitontvangen bedrag.
3. Maak bij oplevering samen met de klant een korte notitie of foto van eventuele schade.
4. Ontvang je contant, houd dan een kasadministratie bij en geef altijd een bon of vereenvoudigde factuur.
5. Plan je drukke en rustige maanden in een liquiditeitsbegroting; verhuizen is een seizoensvak.

Veelgestelde vragen