Meerwerk afspreken en factureren: zo krijg je het ook betaald

De regel: waarschuwen vóór je begint

Bij aanneming van werk mag je een meerprijs vragen voor toevoegingen of veranderingen, maar alleen als je de opdrachtgever tijdig hebt gewezen op de noodzaak van die prijsverhoging. Dat hoeft niet als hij die verhoging zelf had moeten begrijpen, bijvoorbeeld wanneer hij tijdens het werk een duurdere keuken uitkiest. Draai het om: alles wat de klant niet zelf heeft bedacht, moet je melden voordat je het uitvoert.

Tijdig betekent: voordat je het meerwerk uitvoert, niet op de eindfactuur. Een appje met wat er aan de hand is, wat het extra kost en hoeveel het uitloopt, is genoeg. Krijg je een akkoord terug, dan heb je je bewijs. Vind je dat te formeel voor een kleine wijziging, bedenk dan dat dit exact de post is waarover achteraf ruzie ontstaat, en dat je bij een geschil moet aantonen dat je gewaarschuwd hebt.

Drie soorten prijsafspraken, drie soorten meerwerk

Wat als meerwerk telt, hangt af van wat je hebt afgesproken. Bij een vaste aanneemsom is alles wat niet in de omschrijving staat meerwerk. Werk je op regie, dus op nacalculatie tegen een uurtarief, dan is extra werk gewoon extra uren, maar verwacht de klant nog steeds dat je het meldt als de richtprijs wordt overschreden. Bij stelposten, bijvoorbeeld een bedrag dat je voor sanitair hebt gereserveerd, is het verschil tussen de stelpost en de werkelijke prijs de verrekening.

Zet die keuze in je offerte, niet in je hoofd. Beschrijf precies wat er in de prijs zit en wat niet, en vermeld hoe je met meerwerk omgaat: schriftelijk akkoord vooraf, tegen welk uurtarief, en of materiaal met een opslag wordt doorbelast. Zie offerte maken en kosten doorbelasten aan je klant.

Meerwerk op de factuur

Zet meerwerk als aparte regels op je factuur, met per regel een korte omschrijving en de datum van het akkoord. Dat maakt de factuur controleerbaar en voorkomt dat een klant de hele rekening laat liggen omdat hij één post niet herkent. Minderwerk zet je er in dezelfde stijl als aftrekpost onder.

Het btw-tarief van meerwerk volgt het werk zelf. Doe je isolatiewerk tegen 9 procent en komt daar extra isolatie bij, dan blijft dat 9 procent; extra werk dat niet onder de regeling valt, is 21 procent. Werk je in onderaanneming met verlegde btw, dan is het meerwerk ook verlegd, zie btw verleggen in de bouw en welk btw-tarief geldt.

Bij grotere bedragen is het slim om meerwerk niet op te sparen tot de eindfactuur, maar tussentijds te factureren. Je financiert het anders zelf voor, en loopt aan het eind het risico dat de discussie over meerwerk je hele eindtermijn ophoudt. Loopt de klus over 31 december heen, dan telt het uitgevoerde meerwerk bovendien mee in je onderhanden werk.

Vastleggen in je voorwaarden

Neem een meerwerkbepaling op in je algemene voorwaarden: meerwerk wordt vooraf schriftelijk of per bericht bevestigd, tegen het overeengekomen uurtarief, en wordt tussentijds gefactureerd. Zorg dat je die voorwaarden vóór of bij het sluiten van de opdracht meestuurt; een verwijzing achterop de eindfactuur werkt niet.

Blijft een klant ondanks alles weigeren te betalen, dan gelden de gewone regels: eerst een herinnering, dan een aanmaning met een termijn van veertien dagen, daarna incassokosten en zo nodig de rechter. Zie wettelijke betaaltermijn en incassokosten en klant betaalt niet, wat doe je. Met een appje waarin het akkoord staat, sta je in zo'n traject aanzienlijk sterker dan met een herinnering aan een gesprek.

Veelgestelde vragen