Wat te doen bij een klant die niet betaalt?
Geschreven door Ilias Aarrass7 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Bij een particuliere klant mag je pas incassokosten rekenen na een kosteloze aanmaning van veertien dagen; de staffel is 15 procent over de eerste 2.500 euro, met een minimum van 40 euro.
- Tot 25.000 euro kun je zonder advocaat naar de kantonrechter.
- Zakelijk geldt zonder afspraak een betaaltermijn van 30 dagen, met een maximum van 60 dagen.
- Blijft betaling definitief uit, dan haal je na een jaar de btw terug en boek je het bedrag af als kosten.
- Bij een opeisbare, onbetaalde factuur mag je je werk opschorten, mits je dat schriftelijk aankondigt.
Vroeg of laat overkomt het bijna elke ondernemer: een klant die je factuur niet betaalt. Dat is frustrerend en zet je cashflow onder druk. Gelukkig kun je stappen ondernemen om je geld alsnog te krijgen. In dit artikel lees je een praktisch stappenplan.
Begin met een herinnering
De eerste stap is een vriendelijke betalingsherinnering. Vaak is een onbetaalde factuur gewoon vergeten. Stuur een nette herinnering met de gegevens van de factuur en een nieuwe betaaltermijn. In veel gevallen wordt er daarna alsnog betaald.
Stuur een aanmaning
Helpt de herinnering niet, dan stuur je een aanmaning, een formelere brief waarin je betaling eist binnen een bepaalde termijn. Je kunt daarin aangeven dat je verdere stappen onderneemt als betaling uitblijft. Houd de toon zakelijk maar duidelijk. Wat je aan wettelijke handelsrente en incassokosten mag rekenen, staat in betaaltermijn en incassokosten.
Schakel een incassobureau in
Blijft betaling uit, dan kun je een incassobureau inschakelen dat namens jou de vordering int. Daar zijn kosten aan verbonden, maar bij grotere bedragen kan het de moeite waard zijn. Een laatste stap is een gerechtelijke procedure, maar die is vaak kostbaar en tijdrovend.
Hoe voorkom je wanbetalers?
Voorkomen is beter dan innen. Factureer direct na het werk, hanteer duidelijke betaalafspraken, en vraag bij grote of nieuwe opdrachten eventueel een aanbetaling. Goed debiteurenbeheer verkleint de kans dat je achter je geld aan moet.
Van herinnering tot rechter: de escalatieladder
Escaleer stap voor stap en leg elke stap schriftelijk vast. Niet alleen omdat het netjes is: bij incasso of rechter is je dossier het bewijs.
| Stap | Wat en wanneer |
|---|---|
| 1. Herinnering | Vriendelijk, kort na de vervaldatum |
| 2. Bellen | Vraag wat er speelt; vaak is er iets anders aan de hand |
| 3. Aanmaning | Schriftelijk, nieuwe termijn; bij particulieren de verplichte 14-dagenbrief |
| 4. Sommatie | Laatste kans, met aankondiging van rente en incassokosten |
| 5. Incasso of rechter | Incassobureau, of tot € 25.000 zelf naar de kantonrechter |
Loopt de opdracht nog? Overweeg je werk op te schorten
Werk je nog voor dezelfde klant terwijl oude facturen openstaan, dan hoef je niet door te leveren alsof er niets aan de hand is. Kondig schriftelijk aan dat je het werk pauzeert totdat de openstaande facturen zijn voldaan, en verwijs naar je algemene voorwaarden als die daarover een bepaling bevatten. Doe dit netjes en aangekondigd: rauw stoppen midden in een kritieke fase kan je juist een schadeclaim opleveren.
Vaak is de aankondiging alleen al genoeg. Een klant die jouw werk nodig heeft om zelf verder te kunnen, vindt het geld ineens wel.
Als je klant failliet gaat
Gaat je klant failliet, dan verandert het spel: aanmaningen en incasso hebben geen zin meer. Je dient je vordering in bij de curator en sluit achteraan in de rij van schuldeisers, meestal met weinig uitzicht op betaling. Concentreer je dan op wat je wél kunt regelen: de btw over de oninbare factuur terugvragen en het verlies als kosten boeken. Wat je verder kunt doen en waar je op moet letten, staat in opdrachtgever failliet, wat nu.
Veelgestelde vragen
Wanneer mag ik incassokosten rekenen?
Bij zakelijke klanten direct na de vervaldatum, als je voorwaarden dat regelen. Bij particulieren pas na de verplichte kosteloze aanmaning met een termijn van veertien dagen.
Hoeveel incassokosten mag ik rekenen?
Volgens de wettelijke staffel: 15 procent over de eerste 2.500 euro met een minimum van 40 euro, daarboven aflopende percentages. Meer afspreken mag bij zakelijke klanten via je voorwaarden.
Is een incassobureau of zelf naar de rechter beter?
Tot 25.000 euro kun je zonder advocaat naar de kantonrechter; bij een onbetwiste vordering is dat vaak effectief. Een incassobureau is minder werk maar kost een deel van de opbrengst. Weeg het bedrag tegen de moeite.
Mag ik mijn werk stilleggen tot er betaald is?
Bij een opeisbare, onbetaalde factuur mag je in beginsel je verplichtingen opschorten. Kondig het schriftelijk aan en blijf redelijk; abrupt stoppen midden in een kritieke fase kan zich tegen je keren.
De klant betwist de factuur. Wat nu?
Dan is het geen incassozaak maar een inhoudelijk geschil. Reageer schriftelijk op de bezwaren, zoek een oplossing en leg vast wat je afspreekt. Incasso op een betwiste vordering strandt meestal.
Wat als de klant failliet gaat?
Dien je vordering in bij de curator; als concurrente schuldeiser krijg je meestal weinig. Haal in elk geval de btw terug via de oninbaarregeling en boek de vordering af als kosten.
Bronnen
- Hoogte van de incassokostenRijksoverheid · rijksoverheid.nl
- Betalingstermijn, incassokosten en wettelijke renteOndernemersplein · ondernemersplein.overheid.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
