Fout in een verstuurde factuur? Zo herstel je het met een creditfactuur

Waarom je een verstuurde factuur niet aanpast

Je facturen moeten een doorlopende, sluitende nummering hebben en je administratie moet controleerbaar zijn. Pas je een verstuurde factuur achteraf aan, dan lopen jouw versie en die van je klant uiteen en klopt je btw-aangifte mogelijk niet meer met je facturen. Bij een controle roept dat direct vragen op. Een creditfactuur houdt het spoor compleet: de oorspronkelijke factuur, de correctie en eventueel de nieuwe factuur zijn alle drie terug te vinden.

Zo stel je een creditfactuur op

Een creditfactuur is een gewone factuur met negatieve bedragen, die de oorspronkelijke factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. Hij krijgt een eigen, opvolgend factuurnummer uit je normale reeks, de datum van vandaag en een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur, bijvoorbeeld 'creditering van factuur 2026-041'. Je vermeldt dezelfde omschrijving, hetzelfde btw-tarief en dezelfde bedragen als op de oorspronkelijke factuur, maar dan negatief. Corrigeer je maar een deel, dan crediteer je alleen dat deel.

Was de factuur inhoudelijk fout, bijvoorbeeld een verkeerd tarief of bedrag, dan stuur je na de creditfactuur direct een nieuwe, correcte factuur met weer een eigen nummer. De klant heeft dan drie documenten die samen kloppen: de foute factuur, de creditering en de juiste factuur.

De btw goed verwerken

De creditfactuur verlaagt je omzet en de verschuldigde btw in het tijdvak waarin je hem uitreikt. Had je de oorspronkelijke factuur al in een eerdere btw-aangifte meegenomen, dan corrigeert de creditfactuur dat vanzelf in de lopende aangifte; je hoeft geen oude aangifte aan te passen. Alleen als je over een afgesloten tijdvak per saldo te veel of te weinig btw hebt aangegeven en de correctie niet meer in een lopende aangifte meeloopt, komt een suppletie in beeld.

Veelvoorkomende situaties

Klant heeft al betaald? Dan betaal je het gecrediteerde bedrag terug of verrekent het met de nieuwe factuur; leg vast wat je hebt afgesproken. Factuur naar de verkeerde klant gestuurd? Crediteer de volledige factuur en stuur de juiste klant een nieuwe. Klant wil korting achteraf? Ook dat regel je met een (gedeeltelijke) creditfactuur, niet door de oorspronkelijke factuur te herschrijven. En een factuur die je hebt aangemaakt maar nooit hebt verstuurd, mag je wel gewoon verwijderen of aanpassen, zolang je nummering sluitend blijft.