Dubbele betaling of te veel ontvangen: zo boek je het
Geschreven door Ilias Aarrass6 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Een dubbele betaling of een te hoog overgemaakt bedrag is een onverschuldigde betaling: je boekt het als schuld aan je klant en niet als omzet, en er is geen btw over verschuldigd zolang er geen prestatie en geen factuur met btw tegenover staat.
- Letter een te veel ontvangen bedrag niet af op een andere openstaande factuur; dan klopt je debiteurenoverzicht niet meer.
- Een creditnota is niet nodig, want er is geen factuur die verlaagd moet worden.
- Verrekenen met een volgende opdracht mag alleen als de klant ermee instemt en je dat schriftelijk vastlegt.
- Vraagt de klant het geld nooit terug, dan blijft het een schuld tot de vordering verjaart; daarna valt die vrij ten gunste van je winst.
Het overkomt elke ondernemer een keer: er staat meer op je rekening dan je had verwacht. Een klant betaalt dezelfde factuur twee keer, typt een bedrag verkeerd over, of betaalt een factuur die je al had gecrediteerd. Prettig voor je saldo, maar het is niet van jou. Boek je het verkeerd, dan betaal je belasting en btw over geld dat je later alsnog moet teruggeven. In dit artikel zie je hoe je een te veel ontvangen bedrag correct verwerkt, wat het met je btw doet, en wat je doet als de klant het geld niet terugvraagt.
Te veel ontvangen is een schuld, geen omzet
Juridisch heet dit een onverschuldigde betaling: er is betaald zonder dat daar een verplichting tegenover stond. De klant kan dat bedrag terugvorderen en jij bent verplicht het terug te geven. Voor je administratie betekent dat één ding: het bedrag is geen opbrengst. Je boekt het als een schuld aan die klant, bijvoorbeeld op een rekening te veel ontvangen bedragen of als negatief openstaand saldo bij de debiteur.
De verleiding is groot om de betaling gewoon af te letteren op de eerstvolgende openstaande factuur, ook als die van een andere klant is of nog niet verstuurd. Doe dat niet. Je debiteurenoverzicht klopt dan niet meer, en bij een controle is niet meer te volgen welke factuur nu wel of niet betaald is. Laat de betaling staan waar hij hoort, bij de klant die hem deed.
| Wat er gebeurde | Boeking | Btw |
|---|---|---|
| Dezelfde factuur twee keer betaald | tweede betaling als schuld aan de klant | geen btw, er is geen extra prestatie |
| Verkeerd bedrag overgemaakt, te hoog | factuurbedrag afletteren, rest als schuld | geen btw over het meerdere |
| Betaling op een al gecrediteerde factuur | volledig als schuld aan de klant | de [creditnota](kb:creditfactuur-fout-herstellen) regelt de btw al |
| Vooruitbetaling voor werk dat nog komt | als [vooruitontvangen bedrag](kb:voorschotten-aanbetalingen-boeken) | hier is de btw wel verschuldigd |
Terugbetalen of verrekenen
De schoonste oplossing is terugbetalen, en het liefst snel. Maak het bedrag terug naar de rekening waarvan het kwam, met een omschrijving als terugbetaling te veel ontvangen bedrag en het factuurnummer erbij. In je boekhouding letter je die afschrijving af tegen de schuld die je had geboekt, en daarmee is de zaak rond. Er is geen creditnota nodig, want er is geen factuur die verlaagd moet worden.
Verrekenen met een volgende factuur mag ook, maar alleen als de klant daarmee instemt en er echt een volgende opdracht komt. Leg dat schriftelijk vast, al is het maar in een mail. Bij de volgende factuur stuur je gewoon het hele bedrag met btw, en de klant betaalt het verschil. In je boekhouding letter je de openstaande factuur dan af tegen de schuld en de nieuwe betaling samen.
- Stel vast waar het verschil vandaan komt: vergelijk het ontvangen bedrag met de factuur en de omschrijving bij de betaling.
- Laat het de klant weten, ook als die er zelf nog niets van heeft gemerkt. Dat is goedkoop vertrouwen.
- Boek het bedrag als schuld, niet als omzet, zodat je resultaat en je btw niet vervuilen.
- Betaal terug naar dezelfde rekening, of leg een afspraak over verrekening schriftelijk vast.
- Controleer bij de volgende btw-aangifte of het bedrag nergens in je omzet is meegelopen.
Wat het met je btw doet
Btw is verschuldigd over de vergoeding voor een levering of een dienst. Bij een dubbele betaling is er geen tweede dienst, dus is er ook geen tweede keer btw verschuldigd. Het bedrag hoort daarom niet in rubriek 1a of 1b van je aangifte thuis. Dat lijkt logisch, maar het gaat juist mis als je de betaling in je pakket op een omzetrekening laat vallen: dan telt de software hem gewoon mee.
Anders ligt het bij een te veel gefactureerd bedrag dat je alsnog verlaagt, bijvoorbeeld omdat je korting geeft of een deel van het werk niet doorging. Dan verlaag je de vergoeding en heb je wel een creditnota nodig, en corrigeer je de btw in het tijdvak waarin je het bedrag terugbetaalt. Datzelfde principe geldt bij retouren, zie retouren en terugbetalingen boeken.
Factuur van € 1.210 twee keer betaald
- Factuur
- € 1.000 exclusief btw, € 210 btw, totaal € 1.210
- Ontvangen
- twee keer € 1.210 in dezelfde week
- Eerste betaling
- afletteren tegen de factuur, de factuur staat op betaald
- Tweede betaling
- boeken als schuld aan de klant van € 1.210, zonder btw
- Afwikkeling
- € 1.210 terugbetaald, schuld valt weg tegen de afschrijving
Uitkomst: Je geeft € 1.000 omzet en € 210 btw aan, precies zoals bij een normale betaling. Had je de tweede betaling als omzet geboekt, dan had je € 210 te veel btw afgedragen en € 1.000 te veel winst aangegeven.
De klant vraagt het niet terug. En dan?
Soms merkt een klant het zelf niet en reageert die ook niet op je bericht. Het bedrag blijft dan als schuld op je balans staan. Je mag het niet zomaar als winst nemen omdat het toevallig blijft liggen: de vordering van de klant verjaart pas na verloop van jaren. Doe in elk geval één aantoonbare poging om het terug te betalen en bewaar die mail, want daarmee laat je zien dat je het niet hebt willen houden.
Is de vordering uiteindelijk verjaard en is de klant niet meer te bereiken, dan valt de schuld vrij ten gunste van je winst en betaal je er in dat jaar belasting over. Btw is er dan nog steeds niet over verschuldigd, want er is nog altijd geen prestatie geleverd. Zet zo'n vrijval in je jaareinde-checklist, dan blijven oude schuldposten niet jarenlang meelopen op je balans.
- Bewaar je poging tot terugbetaling: een mail met datum is genoeg.
- Laat de schuld op naam van de klant staan, niet op een verzamelrekening, zodat je hem later kunt vinden.
- Loop je balans jaarlijks na op posten die er al langer dan een jaar staan; zie jaarcijfers controleren.
- Betaalt een klant juist te weinig, dan is dat geen schuld maar een openstaande vordering; zie klant betaalt niet.
Veelgestelde vragen
Moet ik een creditnota sturen bij een dubbele betaling?
Nee. Een creditnota verlaagt een factuur, en er is geen tweede factuur om te verlagen. Je betaalt het bedrag gewoon terug en boekt dat af tegen de schuld die je had opgenomen.
Moet ik btw afdragen over een te veel ontvangen bedrag?
Nee, zolang er geen levering of dienst tegenover staat en je er geen factuur met btw voor uitreikt. Zet het bedrag daarom niet op een omzetrekening in je boekhouding.
Mag ik het verrekenen met de volgende opdracht?
Ja, mits de klant ermee instemt en je het schriftelijk vastlegt. De volgende factuur maak je gewoon voor het volledige bedrag met btw; de klant betaalt het verschil.
Hoe voorkom ik dubbele betalingen?
Zet één duidelijk factuurnummer en één betaallink in je factuur en je herinnering, en stuur geen herinnering voor een factuur die al betaald is. Een strak debiteurenbeheer haalt de meeste verwarring weg.
Bronnen
- Burgerlijk Wetboek Boek 6: onverschuldigde betalingWetten.overheid.nl · wetten.overheid.nl
- Btw-aangifte corrigerenBelastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
