Jaareinde-checklist voor zzp'ers: wat je vóór 31 december regelt

Investeringen en kosten: timing binnen het jaar

Leg in november je investeringen van dit jaar naast de staffel van de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Investeer je in 2026 in totaal tussen € 2.901 en € 71.683 in bedrijfsmiddelen van minimaal € 450 per stuk, dan krijg je 28% extra aftrek; daarboven loopt de aftrek af. Voor de KIA telt het moment waarop je de verplichting aangaat, dus de bestelling of de getekende offerte. Zolang het bedrijfsmiddel nog niet in gebruik is, is de aftrek wel beperkt tot het bedrag dat je al hebt betaald. Een laptop die je op 30 december bestelt, maar die pas in januari wordt geleverd en betaald, levert dit jaar dus nog geen KIA op.

Kosten die op maximaal twaalf maanden vooruit zien, zoals een jaarabonnement op software of een cursus in het voorjaar, trek je af in het jaar waarin je ze betaalt. Twijfel je of iets een investering of een kostenpost is, kijk dan naar de grens van € 450 en de gebruiksduur. Belangrijk is vooral dat je alleen uitgaven naar voren haalt die je toch al van plan was: iets onnodigs kopen om belasting te besparen kost je per saldo altijd geld. Hoe je grotere bedragen over de jaargrens verdeelt, lees je in overlopende posten.

Voorraad en werk dat nog gefactureerd moet worden

Verkoop je producten, dan tel je je voorraad op 31 december of zo dicht mogelijk bij die datum, en corrigeer je voor wat er tussendoor in- of uitging. Je waardeert tegen de inkoopprijs, of lager als artikelen beschadigd, verouderd of moeilijk verkoopbaar zijn. Die telling bepaalt direct je kostprijs van de omzet en dus je winst. Hoe je dat netjes onderbouwt, lees je in voorraad waarderen bij de jaarafsluiting.

Werk je op uurbasis of per project, zet dan alles op een rij wat je dit jaar hebt geleverd maar nog niet hebt gefactureerd. Die omzet hoort bij dit jaar, ook als de factuur pas in januari de deur uitgaat. Voor lopende projecten geldt hetzelfde voor het deel dat al klaar is. Stuur zulke facturen bij voorkeur nog in december; dat is niet alleen fiscaal zuiver, het helpt ook je geldstroom in januari.

Debiteuren en de laatste btw-aangifte van het jaar

Loop in december je openstaande facturen door. Stuur herinneringen voor alles wat over de termijn is, en beoordeel per klant of je het geld nog gaat zien. Is een vordering twijfelachtig, bijvoorbeeld omdat de klant in surseance is of niet meer reageert, dan mag je die vordering lager waarderen en het verlies dit jaar nemen. Is een factuur echt niet meer te innen, dan krijg je ook de btw terug die je erover hebt afgedragen; de voorwaarden en het moment staan in oninbare factuur en btw terugvragen.

Rijd je in een auto van de zaak die je ook privé gebruikt, dan hoort in de laatste btw-aangifte van het jaar de correctie voor privégebruik: in de regel 2,7% van de cataloguswaarde, of 1,5% vanaf het vijfde jaar na het jaar van ingebruikname en bij auto's die je zonder btw kocht. Die correctie geef je op in rubriek 1d, zie btw en privégebruik van de auto. Denk in dezelfde ronde aan volgend jaar: wil je per 1 januari de kleineondernemersregeling gebruiken, dan moet je aanmelding uiterlijk vier weken vóór die datum binnen zijn, dus begin december. Wil je juist stoppen, regel de afmelding dan ook ruim vóór het nieuwe kwartaal en wacht er niet mee tot eind december.

Uren, bonnen en een sluitende bankrekening

Tel half december je uren tot nu toe op en reken uit wat er tot 31 december nog bijkomt. Haal je de 1.225 uur, dan heb je recht op de zelfstandigenaftrek van € 1.200 en als starter ook op de startersaftrek. Zit je er net onder, dan kun je dat niet achteraf repareren met een ruimere schatting; een registratie die niet klopt met je agenda en je facturen houdt bij een controle geen stand. Hoe een overtuigende registratie eruitziet, lees je in urenregistratie bijhouden.

Maak daarna je bankrekening sluitend: bij elke af- en bijschrijving hoort een factuur, een bon of een verklaring. Vraag ontbrekende facturen nu op, want leveranciers reageren in december nog, in april zijn ze het vergeten. Boek privé-opnames en privé-stortingen apart, tel je kas als je met contant geld werkt, en controleer of alle abonnementen en platformfacturen binnen zijn. Hoe vollediger je administratie op 31 december, hoe minder vragen je boekhouder straks stelt.

Vooruitkijken naar januari

Met de tussenstand van december weet je ook of je voorlopige aanslag nog klopt. Valt je winst hoger uit dan waar de Belastingdienst mee rekent, pas hem dan aan. Dat voorkomt een flinke bijbetaling in één keer en beperkt de belastingrente. Valt je winst juist lager uit, dan betaal je met een aanpassing niet langer te veel vooruit.

Gaan je tarieven per 1 januari omhoog, laat dat je klanten dan ruim op tijd weten, bij voorkeur een maand vooraf, en pas je offertes en facturen tijdig aan. Zet tot slot de deadline van je btw-aangifte over het vierde kwartaal in je agenda: die moet uiterlijk 31 januari binnen zijn en betaald. Wie in december zijn administratie sluitend heeft gemaakt, is daar in een uurtje mee klaar.

Veelgestelde vragen