Voorraad waarderen: waarom je inkoop nog geen kosten is

Waarom inkoop nog geen kosten is

Koop je voor 10.000 euro handelsgoederen in en verkoop je daarvan in december nog niets, dan is je winst niet met 10.000 euro gedaald. Je hebt geld omgezet in bezit: de voorraad staat op je balans. Pas op het moment dat je een artikel verkoopt, wordt de inkoopprijs daarvan een kostenpost, de kostprijs van de omzet. Dat voelt onlogisch als je naar je bankrekening kijkt, maar het zorgt ervoor dat je winst de werkelijke marge weergeeft in plaats van het moment waarop je inkopen deed.

Voor de btw werkt het anders: de btw op je inkoop vraag je gewoon terug in het tijdvak waarin je de factuur ontvangt, ook als de spullen nog ongeopend in het schap staan. Btw en winstbepaling volgen hier dus een ander ritme.

De rekensom die je winst bepaalt is dan ook niet 'wat heb ik ingekocht', maar deze: beginvoorraad plus inkopen min eindvoorraad. Dat bedrag is je kostprijs van de omzet.

Tegen welke waarde zet je voorraad op de balans?

De basisregel is: de kostprijs, of de lagere marktwaarde als die op balansdatum lager is. De kostprijs is wat je voor het artikel betaalde, exclusief btw, vermeerderd met kosten die je moest maken om het binnen te krijgen, zoals vracht en invoerrechten. Is de waarde gedaald onder wat je betaalde doordat de goederen incourant zijn geworden, bijvoorbeeld omdat een model is opgevolgd, dan mag je op die lagere waarde waarderen. Handel je in textiel, kleding, meubels of stoffering, dan gelden daarbij vaste maximale afwaarderingspercentages. Verkoop je identieke artikelen die je tegen wisselende prijzen inkocht, dan werk je met een bestendige methode, bijvoorbeeld de gemiddelde inkoopprijs of eerst in, eerst uit. Wissel niet elk jaar van methode.

Wat er precies in die kostprijs thuishoort, is waar het in de praktijk vaak misgaat.

De voorraadtelling per 31 december

Je voorraad op de balans moet aansluiten bij wat er werkelijk ligt. Tel daarom rond de jaarwisseling je voorraad en leg die telling vast in een telstaat: artikel, aantal, kostprijs per stuk en het totaal, met de datum erbij. Bewaar die telstaat bij je jaarstukken. Het is een van de eerste stukken waar een controleur naar vraagt bij een boekenonderzoek, en zonder telling is je voorraadwaarde niet meer dan een aanname. Werk je met een voorraadsysteem, tel dan alsnog steekproefsgewijs, want systemen lopen in de praktijk vrijwel altijd iets uit de pas met het schap.

1. Tel zo dicht mogelijk op 31 december, en het liefst op een dag dat je niet verkoopt.
2. Noteer per artikel het aantal en de kostprijs per stuk, niet de verkoopprijs.
3. Zet er datum en handtekening bij, en bewaar de telstaat zeven jaar; zie bewaarplicht administratie.
4. Zonder beschadigde en incourante artikelen apart af, zodat je ze los kunt afwaarderen.
5. Vergelijk de uitkomst met je voorraadsysteem en zoek grote verschillen uit voordat je de cijfers vaststelt.

Incourante en beschadigde voorraad

Voorraad die je realistisch gezien niet meer voor de inkoopprijs verkoopt, hoef je niet voor die prijs op de balans te laten staan. Denk aan seizoensartikelen van twee jaar terug, beschadigde items of producten die je alleen nog met korting kwijtraakt. Waardeer die af naar wat ze nog opbrengen; dat verlaagt je winst in het jaar waarin de waarde daalde. Gooi je goederen echt weg, leg dat dan vast met een korte notitie en zo mogelijk foto's. Zonder onderbouwing is een grote afboeking een uitnodiging tot vragen.

Wat is verstandig om te doen?

Plan je voorraadtelling in de laatste dagen van december of de eerste van januari, en doe hem serieus: dit is het moment dat je winst bepaalt. Wat je verder vóór 31 december regelt, staat in de jaareinde-checklist voor zzp'ers. Kijk daarnaast kritisch naar wat er al te lang ligt, want een opgeblazen voorraadwaarde laat je winst hoger lijken dan hij is en kost je dus belasting over geld dat je nooit gaat zien. Twijfel je over de waardering van een partij, stuur ons dan je telstaat; we kijken er bij de jaarafsluiting graag naar.

Veelgestelde vragen