Je eerste factuur maken: wat moet erop?
Geschreven door Ilias Aarrass7 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Op je factuur horen een uniek opvolgend factuurnummer, de factuur- en leverdatum, jouw naam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer, de klantgegevens, een omschrijving en de bedragen met btw-tarief.
- Je stuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand van levering.
- Factuurnummers moeten opvolgend zijn en elk nummer mag maar één keer voorkomen, zonder gaten in de reeks.
- Bij verlegde btw vermeld je 'btw verlegd' plus het btw-nummer van je klant; onder de KOR factureer je zonder btw-bedrag en zonder tarief.
- Verstuurde facturen bewaar je zeven jaar, in het formaat waarin je ze hebt verstuurd; digitaal is volwaardig.
Je eerste opdracht is binnen en nu moet je een factuur sturen. Een factuur is meer dan een bedrag en een rekeningnummer: de Belastingdienst stelt eisen aan wat erop moet staan. Een onvolledige factuur kan problemen geven met je btw. In dit artikel lees je precies welke gegevens verplicht zijn.
Welke gegevens zijn verplicht op een factuur?
Op elke factuur moeten je bedrijfsnaam en adres staan, je btw-identificatienummer en je KvK-nummer. Ook vermeld je de naam en het adres van je klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum en de datum van levering. Daarnaast zet je op de factuur een omschrijving van wat je hebt geleverd, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en btw-bedrag, en het totaalbedrag.
Waarom is een uniek factuurnummer belangrijk?
Factuurnummers moeten doorlopend en uniek zijn. Je mag dus geen nummers overslaan of dubbel gebruiken. De Belastingdienst gebruikt dit om te controleren of je administratie compleet is. Een logische opbouw, bijvoorbeeld op jaartal en volgnummer, houdt het overzichtelijk.
Wanneer reken je geen btw?
In sommige gevallen reken je geen btw, bijvoorbeeld bij de verleggingsregeling of bij klanten in het buitenland. Dan zet je geen btw op de factuur, maar vermeld je waarom: bijvoorbeeld 'btw verlegd' met het btw-nummer van je klant. Val je onder de KOR, dan factureer je ook zonder btw.
Hoe bewaar je je facturen?
Je bent verplicht je facturen zeven jaar te bewaren, zowel de facturen die je verstuurt als die je ontvangt. Een digitale kopie is toegestaan. Gebruik bij voorkeur boekhoudsoftware die je facturen automatisch nummert en bewaart; dat voorkomt fouten en bespaart tijd bij je btw-aangifte.
De verplichte onderdelen als checklist
De wet schrijft precies voor wat er op een factuur moet staan. Mist er iets, dan kan je klant de btw niet aftrekken en kom jij bij een controle in de problemen. Dit is de volledige lijst.
- Een uniek, opvolgend factuurnummer, zonder gaten in de reeks.
- De factuurdatum en de datum van levering als die afwijkt.
- Jouw naam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer.
- Naam en adres van je klant.
- Een duidelijke omschrijving van wat je leverde, met aantal of omvang.
- Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal.
- Bij verlegging: de tekst 'btw verlegd' plus het btw-nummer van je klant; bij de KOR: geen btw en geen tarief.
- Praktisch, niet verplicht: betaaltermijn, IBAN en een verwijzing naar je voorwaarden.
Veelgestelde vragen
Wat moet er verplicht op mijn factuur staan?
Opvolgend factuurnummer, factuurdatum, jouw gegevens met KvK-nummer en btw-id, de klantgegevens, een omschrijving, en de bedragen met btw-tarief en btw-bedrag. Bij verlegging vermeld je 'btw verlegd' plus het btw-nummer van de klant.
Mag ik zelf mijn factuurnummers kiezen?
Het formaat wel, de volgorde niet: nummers moeten opvolgend en sluitend zijn, zonder gaten. Een verwijderde conceptfactuur mag geen gat in de reeks achterlaten.
Binnen welke termijn moet ik factureren?
Uiterlijk de 15e van de maand na de maand van levering. Praktisch: factureer direct bij levering; dat is ook het begin van je betaaltermijn.
Hoe factureer ik onder de KOR?
Zonder btw-bedrag en zonder tarief. Vermeld dat je bent vrijgesteld op grond van de kleineondernemersregeling, zodat je klant weet waarom er geen btw op staat.
Moet een factuur op papier of mag digitaal?
Digitaal is volledig gelijkwaardig, als pdf per mail is de norm. Bewaar elke verzonden factuur zeven jaar, in het formaat waarin je hem verstuurde.
Wat als ik een fout op de factuur ontdek?
Een verstuurde factuur pas je nooit aan; je herstelt met een creditfactuur en stuurt een nieuwe, juiste factuur. Zie creditfactuur.
Bronnen
- Factuureisen: welke gegevens verplicht zijnBelastingdienst · belastingdienst.nl
- Administratie bewaren: zeven jaarBelastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
