Facturen per mail versturen: mag dat en hoe bewijs je het?

Elektronisch factureren mag, met één voorwaarde

Een factuur mag elektronisch, als je klant die vorm aanvaardt. Die aanvaarding hoeft niet schriftelijk: betaalt je klant een pdf-factuur zonder morren, dan is dat aanvaarding genoeg. Daarnaast moeten de inhoud en de echtheid van de factuur te waarborgen zijn, maar in de praktijk is een pdf die je niet meer wijzigt daarvoor voldoende. Welke gegevens er verplicht op horen staat in je eerste factuur maken.

Let op het verschil met e-factureren in de strikte zin. Dat is een factuur in een vast dataformaat zoals UBL, die rechtstreeks in de boekhouding van je klant wordt ingelezen. Bij de overheid is dat verplicht en in Europa komt daar meer verplichting bij; zie e-factureren met UBL. Een pdf is geen e-factuur in die zin, maar voor gewone zakelijke klanten en particulieren is hij volkomen geldig.

Verzonden is niet ontvangen

Zodra een klant niet betaalt, komt de vraag of hij de factuur wel heeft gehad. Dat is geen formaliteit: om wettelijke rente en incassokosten te kunnen vorderen, moet je klant in gebreke zijn gesteld, en bij een consument moet je eerst een aanmaning met een termijn van veertien dagen sturen die de klant daadwerkelijk heeft ontvangen. De bewijslast daarvoor ligt bij jou als schuldeiser. Een mail in je map Verzonden is daarvoor zwak bewijs.

Versterk dat op een paar manieren. Gebruik factuursoftware die logt wanneer de mail is afgeleverd en of hij is geopend. Stuur de factuur naar een adres dat de klant zelf heeft opgegeven, bijvoorbeeld in de opdrachtbevestiging. Vraag bij grote bedragen om een korte ontvangstbevestiging. En gaat het richting een aanmaning bij een particulier, stuur die dan ook per post, eventueel aangetekend. Meer over dat traject staat in klant betaalt niet en wettelijke betaaltermijn en incassokosten.

Bewaren in de vorm waarin je verstuurde

Je moet je facturen zeven jaar bewaren, en wel in de vorm waarin je ze verstuurde. Stuurde je een pdf, dan bewaar je die pdf, en niet alleen een afdruk of een regel in je boekhouding. Bewaar bij voorkeur ook de begeleidende mail, want daarin zit de datum en het adres waar je hem naartoe stuurde. Hoe je dat digitaal netjes inricht staat in bonnen en facturen digitaal bewaren en bewaarplicht administratie.

Praktisch betekent dat: laat je factuursoftware de verzonden pdf's archiveren, of bewaar ze in een map per jaar met het factuurnummer in de bestandsnaam. Zo kun je bij een vraag van de Belastingdienst of een klant binnen een minuut de originele factuur terugvinden, met de verzenddatum erbij. Doorlopende nummering helpt daar enorm bij; zie factuurnummers en de regels.

1. Vraag bij elke nieuwe klant naar het factuuradres en leg dat vast in de opdrachtbevestiging.
2. Verstuur vanuit software die de aflevering logt, niet handmatig uit je mailbox.
3. Bewaar de verzonden pdf plus de begeleidende mail, zeven jaar.
4. Stuur een aanmaning aan een particulier ook per post, met een termijn van veertien dagen.

Praktische problemen die je kunt voorkomen

De meest voorkomende oorzaak van een onbetaalde factuur is simpel: hij kwam in de spamfilter of ging naar een adres dat niemand meer leest. Grote opdrachtgevers werken vaak met een centraal crediteurenadres of een portaal waar je de factuur moet uploaden; stuur je naar je contactpersoon, dan blijft hij liggen. Vraag daarom bij de eerste opdracht hoe facturen moeten worden aangeleverd, en of er een inkoopordernummer op moet.

Stuur daarnaast nooit alleen een link naar een factuur zonder bijlage. Verdwijnt die link later, dan heb je geen factuur meer kunnen aanleveren in de vorm die je verstuurde. En controleer je verzendadres bij een nieuwe mailomgeving: facturen die bouncen zie je soms wekenlang niet, waardoor je betaaltermijn ongemerkt verstrijkt. Een vast ritme voor je debiteurenbeheer vangt dat op.

Veelgestelde vragen