Boekhouden in Excel als zzp'er: mag het, en waar knelt het?
Geschreven door Ilias Aarrass7 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
De wet schrijft geen boekhoudsoftware voor: een spreadsheet voldoet zolang je administratie compleet en controleerbaar is en je facturen en bonnen zeven jaar digitaal bewaart.
- Vijf tabbladen volstaan: verkopen, inkopen, bank, investeringen en uren.
- Maak per btw-tarief een aparte kolom, anders kun je je aangifte niet uitsplitsen.
- Een Excel-bestand vervangt de factuur of bon niet; die bewaar je digitaal in het formaat waarin je ze kreeg.
- Bij meerdere btw-tarieven, voorraad, personeel of e-facturatie loop je met een spreadsheet vast.
Veel zzp'ers beginnen met een spreadsheet: een tabblad omzet, een tabblad kosten, en aan het eind van het kwartaal een optelling voor de btw. Dat is geen noodoplossing waar je je voor hoeft te schamen, want de wet eist nergens dat je software gebruikt. Wat de wet wél eist, is een administratie waaruit je rechten en plichten blijken en waaruit een controleur binnen redelijke tijd de btw en de winst kan afleiden. In dit artikel lees je hoe je dat in Excel voor elkaar krijgt, waar spreadsheets structureel misgaan en wanneer overstappen de goedkopere keuze wordt.
Wat de wet wel en niet eist
De Belastingdienst keurt geen boekhoudpakketten goed en verbiedt geen spreadsheets. De eisen gaan over de inhoud: je administratie moet compleet zijn, controleerbaar binnen redelijke termijn, en je moet hem zeven jaar bewaren (tien jaar voor gegevens over onroerende zaken). Gegevens die je digitaal ontvangt, bewaar je ook digitaal: een bon die als pdf binnenkomt, mag je niet uitprinten en dan de pdf weggooien. Zie de bewaarplicht en het digitaal bewaren van bonnen en facturen.
Een spreadsheet is dus een hulpmiddel om te tellen, geen vervanging van je documenten. De facturen en bonnen zelf blijven de basis; het bestand bewijst alleen hoe je van die documenten naar je aangifte komt. Wie alleen regels in Excel heeft en de onderliggende stukken niet meer kan tonen, heeft geen administratie maar een lijstje.
De tabbladen die je minimaal nodig hebt
Een werkbare opzet voor een dienstverlenende zzp'er heeft vijf tabbladen. Meer mag, minder wordt lastig, omdat je dan gegevens gaat mengen die je later per stuk nodig hebt.
| Tabblad | Kolommen die je nodig hebt | Waarvoor |
|---|---|---|
| Verkopen | datum, factuurnummer, klant, bedrag ex, btw-tarief, btw, totaal, betaald op | Omzet, btw af te dragen, openstaande posten |
| Inkopen en kosten | datum, leverancier, omschrijving, bedrag ex, btw, categorie, privédeel | Kosten, voorbelasting, aftrekbeperkingen |
| Bank | datum, af of bij, bedrag, tegenrekening, gekoppeld aan factuur | Aansluiting met je banksaldo |
| Investeringen | datum, bedrijfsmiddel, aanschafprijs ex, afschrijving per jaar, restwaarde | Afschrijven en investeringsaftrek |
| Uren | datum, klant of activiteit, aantal uren, soort (direct of indirect) | Urencriterium van 1.225 uur |
Btw per tarief, niet in één kolom
Maak aparte kolommen voor 21 procent, 9 procent, nul procent en verlegde btw. Je aangifte vraagt namelijk om die uitsplitsing, en achteraf uit één kolom herleiden welk tarief erin zat, is monnikenwerk. Koop je in het buitenland in of krijg je facturen van Google of Meta, maak dan ook een kolom voor btw die je zelf moet aangeven en meteen weer aftrekt.
De vier fouten die een controle niet overleven
Spreadsheets falen zelden op de formules en bijna altijd op de discipline. Dit zijn de vier die we het vaakst tegenkomen bij klanten die overstappen.
- Geen aansluiting met de bank. Je omzet en kosten kloppen op papier, maar het saldo op 31 december komt niet overeen met je bankafschrift. Zonder die controle mist er gegarandeerd iets: een contante uitgave, een creditnota of een dubbele boeking.
- Factuurnummers die niet doorlopen. Een gat of een dubbel nummer roept meteen vragen op. Houd de regels voor factuurnummers aan en nummer door over de jaargrens of per jaar, maar altijd zonder gaten.
- Privé en zakelijk door elkaar. Een privé-opname is geen kostenpost en een storting is geen omzet. In Excel is dat verschil niet zichtbaar tenzij je het zelf aanbrengt. Zie privé-opname en privé-storting.
- Het bestand overschrijven. Eén versie die iedereen bewerkt, betekent dat een fout van vorige week niet meer te herleiden is. Bewaar per kwartaal een bevroren kopie, het liefst ook als pdf, en werk verder in een nieuw bestand.
Rekenvoorbeeld: btw-aangifte uit je Excel
- Omzet 21% uit tabblad Verkopen
- € 18.400 ex, btw € 3.864
- Omzet 9% (bijvoorbeeld lesmateriaal)
- € 1.200 ex, btw € 108
- Voorbelasting uit tabblad Kosten
- € 1.145
- Te betalen (rubriek 5c)
- € 2.827
Uitkomst: Controleer daarna of 21 procent van je 21-procentsomzet echt uitkomt op het btw-bedrag dat je optelt. Wijkt het af, dan staat er ergens een tarief verkeerd
Wanneer Excel genoeg is en wanneer niet
Excel werkt prima zolang je situatie overzichtelijk is: weinig facturen, één bankrekening, één btw-tarief, geen voorraad en geen personeel. Zodra daar iets bij komt, gaat de tijdwinst van een spreadsheet verloren aan handwerk en controles.
| Situatie | Excel volstaat | Beter software |
|---|---|---|
| Aantal facturen per maand | tot ongeveer tien | meer, of met abonnementen |
| Btw-tarieven | één tarief | meerdere tarieven, verlegging, buitenland |
| Voorraad of onderhanden werk | geen | wel |
| Debiteuren bewaken | handmatig, enkele klanten | automatische herinneringen |
| Personeel of onderaannemers | geen | wel |
E-facturen: de stille reden om over te stappen
Een pdf uit Excel is geen e-factuur. Een echte e-factuur is een gestructureerd bestand dat de software van je klant zelf kan inlezen. Werk je voor de overheid, dan is dat nu al de norm, en de verplichting breidt de komende jaren uit. Lees wat dat betekent in e-factureren en UBL. Dat is voor veel zzp'ers het moment waarop de spreadsheet eindigt.
Veelgestelde vragen
Mag ik mijn boekhouding echt in Excel doen?
Ja. De Belastingdienst stelt eisen aan de inhoud van je administratie, niet aan het programma. Zolang je administratie compleet, controleerbaar en zeven jaar bewaard is, en je de originele facturen en bonnen digitaal bewaart, voldoet een spreadsheet.
Is er een gratis sjabloon dat door de Belastingdienst is goedgekeurd?
Nee, de Belastingdienst keurt geen sjablonen of pakketten goed. Elk sjabloon dat je online vindt is dus van de maker, niet van de fiscus. Kijk vooral of er per btw-tarief een kolom is, of de bank aansluit en of investeringen apart staan.
Wat gebeurt er bij een boekenonderzoek als ik Excel gebruik?
Dan vraagt de controleur je bestand plus de onderliggende facturen en bonnen op, en controleert of de aangiften daarop aansluiten. Kun je die aansluiting laten zien, dan is er niets aan de hand. Lees wat je kunt verwachten bij een boekenonderzoek.
Ik heb contante omzet. Kan dat in Excel?
Ja, maar dan heb je een apart kastabblad met dagstaten nodig, waarin je kasontvangsten en -uitgaven per dag vastlegt en het kassaldo nooit negatief wordt. Zie kasadministratie bij contant geld.
Wanneer is overstappen op software de moeite waard?
Reken met je uurtarief. Kost je administratie in Excel vier uur per maand en zakt dat naar anderhalf uur met een pakket van 15 euro per maand, dan verdien je dat bij een tarief van 60 euro ruimschoots terug. Zie ook een boekhoudprogramma kiezen.
Bronnen
- Een administratie opzettenBelastingdienst · belastingdienst.nl
- Hoe bewaart u uw administratie?Belastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
