Factuurnummers: de regels voor een doorlopende nummering
Geschreven door Ilias Aarrass5 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Elke factuur krijgt een opeenvolgend nummer uit een of meer reeksen en elk nummer mag maar een keer voorkomen; een jaarprefix zoals 2026-001 is daarbij toegestaan.
- Meerdere reeksen naast elkaar mogen, zolang elke reeks op zichzelf doorlopend en herkenbaar is.
- Een gat in de reeks vul je nooit later op: leg vast welk nummer ontbreekt en waarom.
- Een creditfactuur krijgt altijd een eigen nummer, met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
- Je bewaart je facturen zeven jaar; een complete reeks bewijst pas iets als je hem ook kunt laten zien.
Een factuurnummer lijkt een detail, maar het is een van de verplichte gegevens op elke factuur en een van de eerste dingen waar de Belastingdienst naar kijkt bij een controle. Een sluitende nummering laat zien dat je administratie compleet is: geen factuur weggelaten, niets dubbel geteld. De regel is kort, maar in de praktijk roept hij vragen op. Mag je elk jaar opnieuw bij 1 beginnen? Mag je twee reeksen naast elkaar gebruiken? En wat doe je als er per ongeluk een nummer is overgeslagen? In dit artikel lees je wat de wet vraagt, welke opbouw handig is en hoe je gaten en correcties netjes vastlegt.
Wat de wet vraagt
Volgens de btw-regels krijgt elke factuur een opeenvolgend nummer, gebaseerd op één of meer reeksen, waarmee de factuur eenduidig te herkennen is. Dat betekent drie dingen: elk nummer komt maar één keer voor, de nummers volgen elkaar op, en een ontbrekend nummer moet je kunnen verklaren. Het formaat mag je zelf kiezen. Cijfers, letters, een jaartal of een code: het mag allemaal, zolang de volgorde klopt en niets dubbel voorkomt.
Het factuurnummer staat in het rijtje verplichte gegevens, naast onder meer je KvK-nummer, je btw-id, de factuurdatum en de btw-specificatie. Wat er verder op een factuur moet, lees je in je eerste factuur maken. Ook voor de inkomstenbelasting telt de nummering: een complete reeks is het eenvoudigste bewijs dat al je omzet in je administratie zit.
Opbouw: één reeks, een jaarprefix of meerdere reeksen
De eenvoudigste opbouw is één doorlopende reeks die nooit opnieuw begint: 1001, 1002, 1003. Veel zzp'ers kiezen liever voor een jaarprefix, zoals 2026-001 en 2026-002. Dat mag: in januari begin je met 2027-001, omdat het jaartal het nummer uniek houdt. Een datum als factuurnummer werkt minder goed, want bij twee facturen op één dag heb je meteen een probleem.
Je mag ook meerdere reeksen naast elkaar gebruiken, zolang elke reeks op zichzelf doorlopend is en herkenbaar blijft. Dat is handig als je meerdere activiteiten onder één eenmanszaak hebt, of als je webshop automatisch facturen maakt terwijl je adviesopdrachten zelf factureert. Geef elke reeks een eigen prefix, zoals W2026-001 voor de webshop en A2026-001 voor advies, en leg vast welke reeksen je gebruikt. Zo kan een controleur elke reeks los nalopen.
| Opbouw | Voorbeeld | Beoordeling |
|---|---|---|
| Eén doorlopende reeks | 1001, 1002, 1003 | Prima, eenvoudig en altijd uniek |
| Jaarprefix | 2026-001, 2026-002 | Prima, elk jaar opnieuw bij 001 |
| Reeks per activiteit | W2026-001 en A2026-001 | Prima, als elke reeks zelf doorlopend is |
| Aparte creditreeks | C2026-001 | Toegestaan, mits ook doorlopend |
| Datum als nummer | 20260911 | Afraden, niet uniek bij twee facturen per dag |
| Nummers vrij kiezen of hergebruiken | 1005 na 1010, of 1003 twee keer | Niet toegestaan |
Een gat in de reeks: verklaren, niet opvullen
Een gat ontstaat sneller dan je denkt: een conceptfactuur die een nummer kreeg en daarna werd verwijderd, een wisseling van boekhoudpakket of een tikfout in een handmatige nummering. Een gat is op zich geen ramp, maar je moet het kunnen uitleggen. Leg daarom vast welk nummer ontbreekt en waarom, bijvoorbeeld met een korte notitie in je administratie: 'factuurnummer 2026-017 niet gebruikt, concept verwijderd op 3 maart'.
Vul een gat niet later op met een nieuwe factuur. Dan kloppen de volgorde van nummers en datums niet meer, en dat roept bij een boekenonderzoek juist vragen op. Gaten voorkom je het best met software die pas een nummer toekent op het moment dat je de factuur definitief maakt; let daarop als je een boekhoudprogramma kiest. Stap je over naar een ander pakket, noteer dan het laatste nummer uit het oude pakket en ga in het nieuwe pakket daarop verder, of begin een nieuwe, herkenbare reeks.
Creditfacturen, platformfacturen en e-facturen
Een creditfactuur krijgt altijd een eigen nummer. De meeste pakketten nemen hem op in je gewone reeks; een aparte creditreeks mag ook, zolang die zelf doorlopend is. Op de creditfactuur verwijs je naar het nummer van de oorspronkelijke factuur. Het volledige stappenplan staat in een fout herstellen met een creditfactuur.
Verkoop je via een platform dat namens jou facturen maakt, dan gebruikt dat platform zijn eigen nummering. Behandel die als een aparte reeks en exporteer de facturen maandelijks, zodat de reeks compleet in je administratie staat. Voor een e-factuur geldt hetzelfde: het formaat verandert, de nummeringsregels niet. En bewaar alles zeven jaar, want een complete reeks is pas bewijs als je hem ook kunt laten zien.
Veelgestelde vragen
Mag ik elk jaar opnieuw bij 1 beginnen?
Ja, als het jaartal onderdeel is van het nummer, zoals 2026-001 en 2027-001. Dan blijft elk nummer uniek. Zonder jaartal zou 001 twee keer voorkomen, en dat mag niet.
Mag ik met een hoog nummer beginnen?
Ja. Er is geen verplicht startnummer. Begin je bij 1045, dan loop je vanaf daar gewoon door. Belangrijk is alleen dat de reeks vanaf je eerste factuur sluitend is.
Wat als twee facturen hetzelfde nummer hebben?
Crediteer de tweede factuur en stuur hem opnieuw uit met het eerstvolgende vrije nummer. Leg in een korte notitie vast wat er is gebeurd, zodat het bij een controle direct te volgen is.
Heeft een creditfactuur een eigen nummer nodig?
Ja, altijd. Een creditfactuur is een factuur en krijgt een uniek nummer uit je gewone reeks of uit een aparte, doorlopende creditreeks, met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
Bronnen
- Factuureisen, waaronder het opeenvolgende factuurnummerBelastingdienst · belastingdienst.nl
- Administratie bewaren: 7 jaarBelastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
