Proformafactuur: wat is het en wanneer gebruik je hem?
Geschreven door Ilias Aarrass4 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Een proformafactuur is een voorlopig document dat op een factuur lijkt, maar geen factuur is: er ontstaat geen btw door, het telt niet als omzet en de klant kan er geen btw mee aftrekken. Je gebruikt hem voor vooruitbetalingen, douane en offertes, met een eigen nummering buiten je factuurreeks.
- Een proformafactuur is geen factuur voor de btw.
- Geef hem een eigen nummer, nooit uit je doorlopende factuurreeks.
- Bij een vooruitbetaling moet je alsnog een echte factuur maken.
- Btw aftrekken kan alleen met de echte factuur.
Een klant vraagt om een proformafactuur voordat hij betaalt, of je leverancier in het buitenland stuurt er een mee met de zending. Het woord pro forma betekent 'voor de vorm'. Het is een document dat eruitziet als een factuur, maar juridisch en fiscaal geen factuur is. Er ontstaat geen btw door en de klant mag er geen btw mee aftrekken. In dit artikel lees je wanneer je er een gebruikt, wat erop moet staan en hoe je voorkomt dat het in je administratie misgaat.
Wanneer gebruik je een proformafactuur?
Er zijn drie veelvoorkomende situaties.
- Vooruitbetaling: de klant betaalt pas als hij een document heeft met het exacte bedrag, bijvoorbeeld omdat zijn financiële afdeling dat eist.
- Douane: bij een zending buiten de EU geeft de proformafactuur de waarde aan voor de douaneaangifte, ook bij monsters die gratis zijn.
- Bindend aanbod: de klant wil een prijsopgave in de vorm van een factuur, om intern goedkeuring te krijgen.
Wat zet je erop?
Een proformafactuur bevat grotendeels dezelfde gegevens als een gewone factuur: je bedrijfsgegevens, die van de klant, een omschrijving, aantallen, prijzen, btw en het totaal. Het belangrijkste verschil: zet er duidelijk 'proformafactuur' boven, en geef hem geen nummer uit je doorlopende factuurreeks. Gebruik een eigen nummering, bijvoorbeeld PF-2026-001.
Als de proforma voor de douane is, vermeld dan ook de goederencode, het land van oorsprong, het gewicht en de reden van verzending. Zie importeren van buiten de EU voor de andere kant van die zending.
Geen btw, geen omzet: wat dan wel?
Een proformafactuur boek je niet als omzet en neem je niet op in je btw-aangifte. Pas als je de echte factuur maakt, telt de omzet en ontstaat de btw. Maak die echte factuur zodra de klant betaalt of je levert, met een nummer uit je gewone reeks.
Let op bij vooruitbetalingen: ontvang je geld vóór de levering, dan ben je over die vooruitbetaling al btw verschuldigd. Je moet dan uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na ontvangst een echte factuur maken. Hoe je dat boekt, lees je in voorschotten en aanbetalingen boeken.
Ontvang je zelf een proforma?
Betaal je een leverancier op basis van een proforma, dan kun je de btw daarop niet aftrekken. Vraag na de betaling of levering om de echte factuur en boek pas dan de kosten en de btw. Zie eisen aan een inkoopfactuur. Is er later iets mis met een echte factuur, dan herstel je dat met een creditfactuur, niet met een nieuwe proforma.
Veelgestelde vragen
Is een proformafactuur een echte factuur?
Nee. Het is een voorlopig document. Er ontstaat geen btw door en het telt niet als omzet.
Kan ik btw aftrekken op een proformafactuur?
Nee. Je hebt daarvoor de echte factuur nodig. Vraag die op na betaling of levering.
Welk nummer geef ik een proformafactuur?
Een eigen nummer buiten je gewone factuurreeks, bijvoorbeeld met PF ervoor, zodat je doorlopende factuurnummering intact blijft.
Bronnen
- FactuureisenBelastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
