Wanneer mag je de btw op een inkoopfactuur aftrekken?
Geschreven door Ilias Aarrass6 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Zonder geldige factuur geen btw-aftrek: boven € 100 inclusief btw moet er onder meer beide namen en adressen, het btw-nummer van je leverancier, de datums en het btw-bedrag apart op staan.
- Is het factuurbedrag € 100 of lager inclusief btw, dan volstaat een vereenvoudigde factuur of kassabon en hoeft jouw naam er niet op.
- Een geldige factuur is niet genoeg: je trekt de btw alleen af voor zover je de aankoop zakelijk gebruikt en zelf btw-belaste omzet hebt.
- Klopt een factuur niet, vraag je leverancier dan meteen om een gecorrigeerde versie; een jaar later is het bedrijf verhuisd of de contactpersoon weg.
- Inkoopfacturen bewaar je zeven jaar; gegevens over onroerende zaken tien jaar.
Over je verkoopfacturen wordt veel geschreven, over je inkoopfacturen bijna niets. Toch loopt daar het geld weg: de btw die je terugvraagt, mag je alleen aftrekken als je een factuur hebt die aan de wettelijke eisen voldoet. Bij een controle is dat het eerste waar de inspecteur naar kijkt, en een ontbrekend btw-nummer of een factuur op je privénaam is genoeg om de aftrek te schrappen. In dit artikel: welke gegevens verplicht zijn, waar het in de praktijk misgaat en wat je doet met een factuur die niet klopt.
De verplichte gegevens
Een factuur boven € 100 moet een vaste set gegevens bevatten. Ontbreekt er één, dan is het formeel geen geldige factuur voor de btw. In de praktijk kijkt de Belastingdienst naar het geheel, en een klein gebrek bij een verder aantoonbaar zakelijke aankoop leidt zelden tot correctie. Maar bij grotere bedragen of een structureel slordige administratie is de aftrek gewoon weg.
- Naam, adres en btw-identificatienummer van de leverancier.
- Jouw naam en adres, dus die van je onderneming en niet je privénaam.
- De factuurdatum en een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
- De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd.
- Een duidelijke omschrijving en de hoeveelheid of omvang van wat je afnam.
- Het bedrag exclusief btw, het toegepaste tarief en het btw-bedrag apart.
- Bij verlegde btw: jouw btw-nummer en de vermelding btw verlegd.
Waar het in de praktijk misgaat
Vier situaties leveren verreweg de meeste discussie op. De eerste is de bestelling bij een webshop op je privéaccount: de factuur staat dan op je eigen naam zonder bedrijfsgegevens. Zet daarom bij elke leverancier waar je vaker koopt je zakelijke gegevens en je btw-nummer in je account, dan komt het vanzelf goed. De tweede is de tankbon uit de automaat zonder btw-specificatie; vraag een tankpas aan of laat de bon in de shop omzetten naar een factuur.
De derde is de factuur van een buitenlandse leverancier waarop geen btw staat omdat die naar jou is verlegd. Die factuur is prima, maar je moet de btw zelf aangeven én in dezelfde aangifte weer terugvragen; vergeet je dat, dan mis je niets aan geld maar wel de aansluiting in je administratie. De vierde is de bon die je kwijt bent. Voor de winstaftrek kun je kosten dan nog aannemelijk maken, voor de btw-aftrek niet; zie bon kwijt.
| Document | Btw aftrekbaar? | Waar je op let |
|---|---|---|
| Factuur op bedrijfsnaam | Ja | Alle verplichte gegevens aanwezig |
| Kassabon tot € 100 | Ja | Btw-bedrag moet zichtbaar zijn |
| Bon boven € 100 zonder jouw gegevens | Nee, laat corrigeren | Vraag een factuur op naam |
| Bankafschrift of betaalbewijs | Nee | Wel bruikbaar voor de winstaftrek |
| Factuur met btw verlegd | Ja, via je eigen aangifte | Aangeven én terugvragen in dezelfde aangifte |
| Factuur onder de margeregeling | Nee | Er staat geen btw op, zie [margeregeling](kb:btw-margeregeling-gebruikte-goederen) |
Een foute factuur rechttrekken
Merk je dat een factuur niet klopt, vraag de leverancier dan om een correcte versie. Dat is geen ingewikkeld verzoek: een leverancier die zijn eigen administratie op orde heeft, stuurt binnen een dag een nieuwe factuur of een creditfactuur met een correcte vervanger. Doe dit meteen, want een jaar later is het bedrijf verhuisd, de contactpersoon weg of de leverancier failliet, en dan sta je met lege handen.
Heb je de btw al teruggevraagd en blijkt de factuur ongeldig, corrigeer dat dan zelf via een suppletie in plaats van te wachten tot iemand het vindt. Zelf melden kost je hooguit belastingrente; gevonden worden kost je daarbovenop het vertrouwen dat je administratie klopt, en dat werkt door in de rest van een boekenonderzoek.
Zakelijk gebruik blijft de tweede voorwaarde
Een geldige factuur is nodig, maar niet genoeg. De btw is alleen aftrekbaar voor zover je de aankoop zakelijk gebruikt en voor zover je zelf btw-belaste omzet hebt. Gebruik je iets deels privé, zoals je telefoon of laptop, dan trek je de btw naar rato af. Heb je vrijgestelde omzet, bijvoorbeeld in de zorg, dan vervalt de aftrek voor dat deel. En val je onder de kleineondernemersregeling, dan vraag je helemaal geen btw terug.
Sommige uitgaven zijn wettelijk uitgesloten, ongeacht hoe netjes de factuur is. Eten en drinken in een horecagelegenheid is het bekendste voorbeeld: die btw is nooit aftrekbaar, zie uit eten met je klant. Ook relatiegeschenken kennen een grens, zie relatiegeschenken. Loop die twee categorieën apart na voordat je ze doorboekt.
Veelgestelde vragen
Mag ik btw aftrekken van een factuur op mijn privénaam?
Bij bedragen boven € 100 hoort je bedrijfsnaam erop te staan. Vraag de leverancier om een gecorrigeerde factuur. Bij een eenmanszaak is het verschil tussen jou en je onderneming klein en wordt een incidentele bon in de praktijk vaak geaccepteerd, maar reken daar niet structureel op.
Hoelang moet ik inkoopfacturen bewaren?
Zeven jaar, net als de rest van je administratie; voor gegevens over onroerende zaken tien jaar. Digitaal bewaren mag, mits de factuur onveranderd en leesbaar blijft. Zie bewaarplicht en bonnen digitaal bewaren.
Mijn leverancier stuurt alleen een pdf. Is dat genoeg?
Ja, een elektronische factuur is volwaardig zolang de inhoud klopt en je hem onveranderd bewaart. Een gestructureerd bestand zoals UBL is handiger voor je administratie, maar geen voorwaarde voor de aftrek. Zie e-factureren.
Wat als ik de btw op een oude factuur ben vergeten terug te vragen?
Je kunt het corrigeren via een suppletie over het betreffende jaar; dat kan tot vijf jaar terug. Gaat het om een klein bedrag onder de grens waarvoor een aparte suppletie hoeft, dan mag je het meenemen in je eerstvolgende aangifte. Vraag je boekhouder om het bedrag netjes te onderbouwen.
Bronnen
- Factuureisen voor de btwBelastingdienst · belastingdienst.nl
- Btw aftrekken als voorbelastingBelastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
