Bonnetjes en facturen digitaal bewaren: wat mag en hoe doe je het goed

Scannen mag, mits volledig en leesbaar

Papieren bonnen en facturen mag je digitaliseren en daarna het papier weggooien. De voorwaarden: de scan of foto moet alle gegevens van het origineel volledig en leesbaar weergeven, je moet hem gedurende de hele bewaartermijn kunnen tonen, en de gegevens mogen niet aangepast kunnen worden zonder dat dat zichtbaar is. Een scherpe foto met je telefoon voldoet, zolang datum, bedrag, btw en leverancier goed leesbaar zijn. Juist thermische kassabonnen vervagen binnen een paar jaar, dus digitaliseren is daar niet alleen toegestaan maar ronduit verstandig.

Zeven jaar bewaren, soms tien

De wettelijke bewaartermijn voor je administratie is zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals de aankoop of verbouwing van een bedrijfspand, geldt tien jaar. De termijn gaat lopen na afloop van het boekjaar waarop de stukken betrekking hebben. Dit geldt voor je facturen, bonnen, bankafschriften, contracten, agenda's en je kilometeradministratie. Digitaal bewaren betekent ook: digitaal blijven bewaren, dus zorg voor een back-up en sla niet alles alleen op één laptop op.

Bon kwijt: wat nu?

Zonder factuur of bon heb je formeel geen recht op aftrek van de btw, en ook de kostenaftrek staat zwakker. Maar er is vaak iets te redden. Vraag de leverancier om een kopie of duplicaatfactuur; webshops en telecomproviders hebben facturen meestal gewoon in je account staan. Lukt dat niet, dan onderbouw je de uitgave zo goed mogelijk met wat je wel hebt: de pinafschrijving, een orderbevestiging, een e-mail. Voor de inkomstenbelasting telt of de kosten aannemelijk en zakelijk zijn; voor de btw-aftrek blijft een echte factuur de norm.

Voorkomen blijft makkelijker dan repareren: maak van elke bon direct bij aankoop een foto. Dan is kwijtraken letterlijk geen issue meer.

Een werkbaar digitaal systeem

Houd het simpel en consequent. Eén vaste plek voor alles: je boekhoudprogramma met een scan-app of upload-functie, of desnoods een nette mappenstructuur per jaar en per kwartaal. Fotografeer bonnen direct, sla facturen uit je mailbox meteen op en koppel documenten waar mogelijk aan de bijbehorende transactie in je boekhouding. Wie dit wekelijks tien minuten bijhoudt, heeft nooit meer een achterstand en staat bij vragen van de Belastingdienst binnen een minuut met het juiste document klaar.