Bonnetjes digitaal bewaren: mag dat van de Belastingdienst?

Wat de wet vraagt: een betrouwbare weergave

Je mag papieren stukken omzetten naar een digitale versie en het origineel vernietigen, mits de conversie een juiste en volledige weergave van het origineel oplevert, de echtheidskenmerken meekomen en de digitale versie de hele bewaartermijn beschikbaar blijft. Alle gegevens moeten leesbaar zijn en er mag niets wegvallen. Andersom mag het niet: een factuur die je digitaal ontvangt, bewaar je digitaal en niet alleen als print.

In de praktijk komt dat neer op vier eisen. Een fatsoenlijke scan uit je boekhoudapp voldoet er meestal aan, maar het loont om ze bewust af te vinken.

1. Volledig: de hele bon, inclusief de randen, het btw-bedrag en de datum. Een afgesneden hoek kan net het btw-bedrag zijn.
2. Leesbaar: scherp genoeg om alle bedragen te kunnen lezen, ook over zeven jaar.
3. Onveranderd: je mag de inhoud niet aanpassen. Bewaar de originele scan, niet alleen een bewerkte versie.
4. Raadpleegbaar: je moet hem op verzoek binnen redelijke tijd kunnen tonen, ook als je van software wisselt.

Valkuil één: thermische bonnen vervagen

De meeste kassabonnen zijn gedrukt op thermisch papier. Dat vervaagt, en niet pas na jaren: bij warmte of licht kan een bon binnen een paar maanden onleesbaar worden. Leg je hem in een la om later te scannen, dan scan je over een halfjaar een blanco velletje.

Dit is precies waarom digitaal bewaren niet alleen mag maar ook verstandig is. Scan de bon op de dag dat je hem krijgt, dan is het probleem er niet. Is een bon toch verdwenen, kijk dan bij bon kwijt wat je nog kunt doen. Bewaar je liever het papier, doe dat dan donker en koel, maar het blijft kwetsbaar.

Valkuil twee: overstappen van boekhoudpakket

Je scans staan in je boekhoudprogramma. Zeg je dat abonnement op, dan verlies je in veel gevallen de toegang, terwijl je bewaarplicht van zeven jaar gewoon doorloopt. Dat is een probleem dat pas ontstaat op het moment dat het te laat is.

Maak daarom bij elke overstap, en ook bij het beëindigen van je onderneming, een volledige export die je zelfstandig kunt openen. Een pdf-export van je grootboek met de bijlagen erbij, opgeslagen op een plek die niet van je software afhangt.

• Exporteer jaarlijks je administratie, ook als je nergens naartoe gaat
• Bewaar de export op twee plekken, waarvan één buiten je computer
• Controleer bij het exporteren of de bonnen echt meekomen, niet alleen de boekingsregels
• Zeg je software pas op nadat je de export hebt gecontroleerd

Wat je nog op papier moet bewaren

Vrijwel niets. Er is geen categorie bonnen die per se fysiek bewaard moet blijven. Wel geldt: is een stuk digitaal ontvangen, bijvoorbeeld een factuur per mail, dan hoef je dat niet af te drukken. Bewaar dan de originele pdf, niet een print die je weer inscant.

Voor gegevens over onroerend goed geldt een langere bewaartermijn van tien jaar, maar ook die mag digitaal.

Praktisch: hoe je het bijhoudt

Het echte probleem is zelden de techniek maar de gewoonte. Bonnen die je pas in januari bij elkaar zoekt, zijn kwijt of vervaagd. Een vaste routine lost dat op.

1. Scan de bon meteen bij de kassa met de app van je boekhoudprogramma.
2. Betaal zakelijk met je zakelijke pas, dan matcht de transactie automatisch met de scan.
3. Laat facturen per mail rechtstreeks naar het inboekadres van je boekhoudpakket sturen.
4. Loop één keer per maand de openstaande regels na, in plaats van één keer per jaar; zie achterstand wegwerken.

Wat mag digitaal en wat niet

Scannen mag en het papier mag daarna weg, maar niet voor alles en niet onder alle voorwaarden. Dit is het onderscheid.

Veelgestelde vragen