De maandroutine van 30 minuten die je administratie altijd bij houdt

Kies één vast moment

Prik een terugkerend blok van 30 tot 45 minuten in je agenda, bijvoorbeeld de eerste vrijdagochtend van de maand, met een herinnering. De eerste week van de maand werkt het best: alle banktransacties van de vorige maand staan klaar, facturen kunnen direct de deur uit en je hebt speling tot elke deadline. Behandel het blok als een klantafspraak: verzetten mag, schrappen niet.

De zes stappen

In deze volgorde loopt het vanzelf:

1. Facturen eruit: stuur alle facturen over de afgelopen maand, met de juiste gegevens en doorlopende nummering. Omzet die niet gefactureerd is, bestaat voor je cashflow niet.
2. Bonnen erin: scan losse bonnen en sleep digitale facturen naar je administratie; hoe dat strak inricht, staat in bonnen en facturen digitaal bewaren.
3. Bank bijwerken: koppel of importeer je bankmutaties en match ze met facturen en bonnen. Wat overblijft is snel geboekt, inclusief privéopnames.
4. Debiteuren nalopen: welke facturen zijn vervallen? Stuur direct je herinneringen; het ritme uit debiteurenbeheer begint hier.
5. Potjes bijvullen: zet je vaste percentages voor btw en inkomstenbelasting apart volgens hoeveel zet ik opzij, en maak je vaste bedrag naar privé over.
6. Eén blik op de cijfers: omzet, kosten en saldo vergeleken met vorige maand. Twee minuten, en je stuurt op feiten in plaats van gevoel.

Kwartaal en jaar: twee kleine extra's

Eén maand per kwartaal plak je er de btw-aangifte aan vast; met een bijgewerkte administratie is dat een invuloefening van een kwartier, ruim binnen de deadlines. En in januari doe je de jaarversie: afschrijvingen controleren, voorraad tellen als je die hebt, en de map voor je aangifte inkomstenbelasting alvast klaarzetten. Wie de maandroutine volhoudt, herkent het beeld uit achterstand wegwerken alleen nog van vroeger.

Veelgestelde vragen