Je boekhouding uitbesteden: dit lever je aan (en meer niet)

Wat je aanlevert bij de start

Voor de start heeft je boekhouder nodig: je KvK-nummer en btw-id, toegang tot of een export van je bestaande administratie als die er is, je laatste btw-aangiftes en je laatste aangifte inkomstenbelasting. Kom je van een andere boekhouder, dan horen daar ook de afschrijvingsstaat en de eindbalans bij. Die stukken vraagt je nieuwe boekhouder meestal rechtstreeks op bij het oude kantoor.

Start je net en heb je nog geen administratie? Dan is de lijst nog korter: je KvK-gegevens, je zakelijke rekening en je eerste facturen en bonnen. De inrichting van de administratie is dan juist het werk van de boekhouder, niet van jou.

De maandelijkse routine: drie dingen

Daarna komt het neer op drie gewoontes. Eén: bonnen en inkoopfacturen direct scannen of doorsturen, het liefst op het moment dat je ze krijgt. Twee: je verkoopfacturen maken in het boekhoudpakket, zodat ze automatisch in de administratie staan. Drie: je zakelijke rekening gekoppeld houden, zodat transacties vanzelf binnenkomen. Alles bij elkaar kost dit de meeste zzp'ers hooguit een paar minuten per week.

De rest is aan je boekhouder: transacties verwerken en koppelen, btw-aangiftes voorbereiden en indienen, vragen stellen als er iets onduidelijk is en aan de bel trekken als er iets opvalt. Jij hoeft geen grootboekrekeningen te kennen en geen btw-rubrieken te begrijpen.

Wat je niet hoeft te doen

Je hoeft je bonnen niet te sorteren, niet uit te typen in een spreadsheet en niet vooraf te categoriseren. Sterker nog: liever niet, want dubbel werk leidt tot fouten. Een foto van de bon is genoeg. Ook hoef je geen kennis van fiscale regels bij te houden; signaleren dat de kleineondernemersregeling of een aftrekpost interessant voor je is, hoort bij het werk van je boekhouder.

Eén ding blijft wel altijd jouw verantwoordelijkheid: volledig zijn. Een boekhouder kan alleen verwerken wat hij ziet. Privé betaalde zakelijke kosten, contante omzet of een nieuwe inkomstenstroom: meld het even, dan klopt je administratie ook echt.

Waarom een rommelige start geen probleem is

Twijfel je omdat je administratie een puinhoop is of omdat er een achterstand ligt? Dat is voor een boekhouder dagelijks werk. Achterstanden wegwerken, ontbrekende facturen opvragen en een administratie opnieuw inrichten hoort bij het vak. De enige slechte start is de start die je blijft uitstellen: elke maand wachten maakt de inhaalslag groter en de kans op gemiste aftrekposten groter.