Kilometeradministratie bijhouden: wat moet erin?
Geschreven door Ilias Aarrass7 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Een sluitende rittenregistratie bevat per rit de datum, de begin- en eindstand, het vertrek- en aankomstadres, het zakelijke doel en het karakter van de rit, plus merk, type en kenteken van de auto.
- Met een privéauto trek je 0,25 euro per zakelijke kilometer af; brandstof, verzekering, tol en parkeren zitten daar al in.
- Bij een auto van de zaak voorkom je bijtelling met maximaal 500 privékilometers per jaar.
- Eén ontbrekende privérit kan de hele registratie onderuithalen en kost bijtelling over het hele jaar.
- Je bewaart de ritregistratie zeven jaar, net als de rest van je administratie.
Of je nu de kilometervergoeding wilt aftrekken of bijtelling wilt voorkomen, een goede kilometeradministratie is onmisbaar. De Belastingdienst stelt harde eisen aan wat erin moet staan, en juist bij deze post gaat het bij controles het vaakst mis. In dit artikel lees je precies welke gegevens verplicht zijn, hoe je de registratie sluitend houdt en wat een gat je kost.
Wanneer heb je een kilometeradministratie nodig?
Je hebt een kilometeradministratie nodig in twee situaties, en de eisen verschillen flink. Bij een privéauto gaat het om wat je mag aftrekken; bij een auto van de zaak om wat je moet bijtellen.
| Privéauto zakelijk gebruiken | Auto van de zaak | |
|---|---|---|
| Wat je ermee bereikt | € 0,25 per zakelijke kilometer aftrekken | Bijtelling voorkomen |
| Wat je registreert | Alleen je zakelijke ritten | Alle ritten, zakelijk én privé |
| De grens | Geen grens | Maximaal 500 privékilometers per jaar |
| Wat een gat kost | Die kilometers vervallen als aftrek | Volledige bijtelling over het hele jaar |
Wat moet er in de administratie staan?
Voor elke rit leg je dezelfde gegevens vast. Klinkt veel werk, maar met een app kost het per rit een paar seconden. Leg daarnaast eenmalig het merk, het type en het kenteken van de auto vast, plus de periode waarin je hem gebruikte. Dit zijn de verplichte velden per rit.
- De datum van de rit.
- De begin- en eindstand van de kilometerteller.
- Het vertrekadres en het bestemmingsadres, niet alleen de plaatsnaam.
- De gereden route als die afweek van de gebruikelijke, bijvoorbeeld door een omleiding.
- Het zakelijke doel: welke klant, welke opdracht, welke afspraak.
- Of de rit zakelijk of privé was. Bij een auto van de zaak ook de privéritten.
Woon-werkverkeer telt als zakelijk
Anders dan bij werknemers is woon-werkverkeer voor een ondernemer met een auto van de zaak zakelijk verkeer. Rijd je van huis naar een klant en weer terug, dan zijn dat gewoon zakelijke kilometers. Een omweg naar de supermarkt onderweg is dat niet: dat deel is privé en moet je apart noteren.
Hoe houd je het sluitend?
Een ritregistratie moet sluitend zijn: de Belastingdienst mag geen gaten of onverklaarbare kilometers vinden. Houd 'm daarom consequent en direct bij, niet achteraf uit je hoofd. Er bestaan apps en kastjes die ritten automatisch registreren, wat fouten voorkomt en tijd bespaart.
Waarom is dit zo belangrijk?
Zonder een sluitende administratie kun je de kilometervergoeding niet aftrekken of de bijtelling niet voorkomen. Bij een auto van de zaak kan een onvolledige registratie betekenen dat je alsnog volledige bijtelling moet betalen, met een naheffing over meerdere jaren. Bij een boekenonderzoek is dit een van de eerste dingen waar de inspecteur naar vraagt.
Rekenvoorbeeld: 9.000 zakelijke kilometers met je privéauto
- Zakelijke kilometers in het jaar
- 9.000 km
- Vergoeding per kilometer
- € 0,25
- Aftrek van je winst
- € 2.250
Uitkomst: Bij een tarief van circa 37 procent scheelt dat ruim € 830 belasting. Zonder registratie is die aftrek nul
Veelgestelde vragen
Hoeveel kilometervergoeding mag ik rekenen in 2026?
Vijfentwintig cent per zakelijke kilometer met een privéauto. Dat bedrag dekt alles: brandstof, onderhoud, verzekering en afschrijving. Je kunt die kosten er niet nog eens los naast aftrekken; zie reiskosten en kilometervergoeding.
Telt woon-werkverkeer als zakelijk?
Voor een ondernemer wel. Ritten tussen je huis en een klant of je werkadres zijn zakelijke kilometers. Voor werknemers ligt dat anders; daar geldt een aparte regeling.
Mag ik mijn kilometers achteraf reconstrueren?
Beter niet. Een reconstructie uit je agenda kan als steunbewijs dienen, maar een registratie die achteraf is opgebouwd houdt bij een controle vaak geen stand. Leg ritten dus direct vast.
Wat gebeurt er bij één ontbrekende rit?
Bij een privéauto verlies je alleen de aftrek voor die rit. Bij een auto van de zaak is het ernstiger: de registratie is dan niet sluitend en de Belastingdienst kan bijtelling over het hele jaar opleggen.
Is een app verplicht?
Nee, een schrift of spreadsheet mag ook, zolang alle verplichte gegevens erin staan. Een app of kastje registreert automatisch en voorkomt gaten, wat bij een auto van de zaak het verschil kan maken.
Hoelang moet ik mijn ritregistratie bewaren?
Zeven jaar, net als de rest van je administratie. Zie bewaarplicht administratie. Bewaar hem digitaal, want papieren ritboekjes raken kwijt.
Bronnen
- Eisen aan de rittenregistratieBelastingdienst · belastingdienst.nl
- Zakelijk gebruik privévervoermiddel 2026Belastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
