Bewaarplicht administratie: 7 jaar, en 10 jaar bij vastgoed
Geschreven door Ilias Aarrass6 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Je bent verplicht je administratie 7 jaar te bewaren, en gegevens over onroerende zaken 10 jaar; de termijn begint aan het einde van het boekjaar waar het stuk bij hoort.
- De basisgegevens, zoals debiteuren, crediteuren en het grootboek, moeten altijd de volle 7 jaar bewaard blijven.
- Scannen mag: het origineel weggooien kan zolang de digitale versie een betrouwbare, leesbare weergave blijft.
- Ook zakelijke mail en appverkeer met prijsafspraken horen bij je administratie.
- De bewaarplicht loopt door nadat je je bedrijf hebt beëindigd en uitgeschreven bij de KVK.
De bewaarplicht is een van die regels waar niemand aan denkt tot de Belastingdienst belt. De hoofdregel is simpel: zeven jaar. Maar er zit een uitzondering in van tien jaar, er is een verschil tussen wat je moet bewaren en wat handig is om te bewaren, en de vraag of een scan volstaat komt bijna wekelijks langs. Dit artikel zet het op een rij.
De hoofdregel: zeven jaar
Je bent wettelijk verplicht je administratie zeven jaar te bewaren. Die termijn begint niet op de datum van de factuur, maar aan het einde van het boekjaar waar het stuk bij hoort. Een bon van maart 2026 mag je dus pas na 31 december 2033 weggooien.
Die zeven jaar sluit aan op de termijn waarbinnen de Belastingdienst een navorderingsaanslag kan opleggen. Kan zij niet meer navorderen, dan hoef jij het bewijs ook niet meer te bewaren.
De uitzondering: tien jaar bij onroerend goed
Voor gegevens over onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar. De reden is de btw-herzieningstermijn: bij onroerend goed volgt de Belastingdienst de btw-aftrek tien jaar lang, omdat het gebruik in die periode kan wijzigen.
Heb je een bedrijfspand gekocht, verbouwd of een werkruimte aan huis waarvoor je btw hebt teruggevraagd, dan gaan die stukken dus tien jaar mee. Voor gewone roerende investeringen zoals een laptop of machine geldt een herzieningstermijn van vijf jaar en blijft de zevenjaarstermijn leidend.
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Facturen, bonnen, bankafschriften, contracten | 7 jaar |
| Gegevens over onroerende zaken | 10 jaar |
| Loonadministratie na uitdiensttreding | 5 tot 7 jaar |
Wat valt er precies onder je administratie?
Ruimer dan de meeste ondernemers denken. Het gaat niet alleen om facturen en bonnen, maar om alles wat van belang is voor de belastingheffing. Een deel daarvan is aangemerkt als basisadministratie en daar mag je nooit van afwijken.
- Verkoop- en inkoopfacturen, en de creditfacturen die daarbij horen
- Bankafschriften van je zakelijke rekening, en je kasadministratie als je contant geld aanneemt
- Contracten, offertes, opdrachtbevestigingen en je algemene voorwaarden
- Je urenregistratie, die je nodig hebt voor het urencriterium
- Je kilometeradministratie als je een auto zakelijk gebruikt
- Aangiftes en aanslagen: btw, inkomstenbelasting en eventuele suppleties
- Zakelijke e-mail en appverkeer waarin afspraken over opdrachten staan
Mag het digitaal?
Ja. Je mag papieren stukken scannen en het origineel weggooien, mits de digitale versie een betrouwbare weergave is en je hem de volledige termijn kunt raadplegen. Dat betekent: alle gegevens leesbaar, niets weggevallen, en de echtheid en volledigheid gewaarborgd.
In de praktijk gaat het bijna altijd goed met een fatsoenlijke scan uit je boekhoudprogramma. Meer over de voorwaarden staat in bonnetjes en facturen digitaal bewaren.
Twee dingen die vaak misgaan
Ten eerste: thermische kassabonnen vervagen binnen een paar maanden. Scan die dus meteen, want over vijf jaar is het papier leeg. Ten tweede: als je van boekhoudpakket wisselt, moet je de oude gegevens in leesbare vorm meenemen. Een export die je niet meer kunt openen, telt niet als bewaard.
Als je stopt met je onderneming
De bewaarplicht stopt niet als je je bedrijf beëindigt. Ook na uitschrijving bij de KvK moet je de administratie de resterende jaren beschikbaar houden. Zorg dus dat je bij het opheffen van je boekhoudabonnement een volledige export maakt die je zelfstandig kunt openen. Zie ook stoppen of pauzeren als zzp'er.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
Zeven jaar. Die termijn begint aan het einde van het boekjaar waar het stuk bij hoort, niet op de factuurdatum. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar.
Mag ik bonnetjes scannen en het papier weggooien?
Ja, als de scan een betrouwbare weergave is, alle gegevens leesbaar blijven en je hem de hele bewaartermijn kunt raadplegen. Doe het bij thermische kassabonnen meteen, want die vervagen binnen enkele maanden.
Waarom tien jaar bij onroerend goed?
Omdat de btw-herzieningstermijn voor onroerende zaken tien jaar is. De Belastingdienst volgt de btw-aftrek die hele periode, omdat het gebruik van het pand kan wijzigen.
Moet ik mijn administratie bewaren als ik gestopt ben?
Ja. Ook na uitschrijving bij de KvK loopt de bewaarplicht door tot de termijn voorbij is. Maak bij het opzeggen van je boekhoudpakket een export die je zelfstandig kunt openen.
Hoort WhatsApp met klanten bij mijn administratie?
Als er afspraken over opdrachten of prijzen in staan, wel. Alles wat van belang is voor de belastingheffing valt onder de administratie. Leg zulke afspraken liever vast in een opdrachtbevestiging per mail.
Bronnen
- Hoe lang moet u uw administratie bewaren?Belastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
