Bon kwijt: mag je de kosten dan nog aftrekken?
Geschreven door Ilias Aarrass6 min lezen · Laatst gecontroleerd op 
Geschreven door Ilias Aarrass6 min lezen · Laatst gecontroleerd op Het overkomt iedere ondernemer: je hebt zakelijke kosten gemaakt, maar de bon is verdwenen. Weggegooid, verbleekt in je jaszak of nooit gekregen. Betekent dat einde aftrekpost? Niet per se. Voor de inkomstenbelasting geldt de vrije bewijsleer en kun je kosten vaak op een andere manier aannemelijk maken. Voor de btw ligt het strenger: zonder factuur die aan de eisen voldoet, vervalt de voorbelasting vrijwel altijd. Dit artikel laat per situatie zien wat je nog kunt redden.
Waarom bewijs zo belangrijk is
Als ondernemer heb je een administratie- en bewaarplicht van zeven jaar. Trek je kosten af, dan moet jíj bij vragen kunnen onderbouwen dat ze echt zijn gemaakt én zakelijk waren. De bewijslast ligt bij jou, niet bij de Belastingdienst. Zonder enige onderbouwing mag de inspecteur de aftrekpost simpelweg schrappen.
Inkomstenbelasting: aannemelijk maken mag
Voor de winstbepaling geldt de vrije bewijsleer: elk redelijk bewijsmiddel telt. Ben je een bon kwijt, doorloop dan deze stappen:
- Vraag een duplicaat. Webshops, groothandels en telecomproviders hebben facturen digitaal klaarstaan; ook een fysieke winkel kan vaak een kopiebon printen.
- Pak het bankafschrift erbij. Een pinbetaling aan 'Praxis' op een doordeweekse ochtend, gekoppeld aan een klus in je agenda, maakt de uitgave al een stuk aannemelijker.
- Verzamel context: de offerte of factuur van de klus waarvoor je het kocht, een e-mailbevestiging, een foto van het gekochte materiaal in gebruik.
- Leg zelf direct een notitie vast: datum, leverancier, bedrag, wat en waarvoor. Hoe verser de vastlegging, hoe geloofwaardiger.
Btw: zonder factuur vrijwel geen aftrek
Voor de btw-aftrek is een factuur op jouw naam die aan de factuureisen voldoet in principe verplicht. Een bankafschrift is voor de btw géén vervanging: daarop staat geen btw-bedrag en geen btw-nummer van de leverancier. Alleen bij kleine bedragen is er lucht: tot € 100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur, een gewone kassabon met daarop de naam van de leverancier, de datum, een omschrijving en het btw-bedrag of -tarief.
Wat je per situatie nog kunt redden
Contante uitgaven zonder enig spoor zijn het lastigst. Werk je veel met contant geld, houd dan een sluitende kasadministratie bij; daarmee voorkom je dat één kwijtgeraakte bon een patroon van gaten wordt.
| Situatie | Kostenaftrek (IB) | Btw-aftrek |
|---|---|---|
| Duplicaatfactuur geregeld | Volledig | Volledig |
| Alleen pinbetaling op bankafschrift | Meestal aannemelijk te maken | Nee |
| Kassabon tot € 100 incl. btw | Volledig | Ja, vereenvoudigde factuur |
| Contant betaald, niets op papier | Zwak; alleen met sterke context | Nee |
Voorkomen: maak van elke bon direct een foto
De echte oplossing is een gewoonte: fotografeer elke bon direct bij de kassa of in de auto, en stuur facturen uit je mailbox door naar je boekhoudomgeving. Een digitale kopie is rechtsgeldig als bewijs, zolang hij leesbaar en volledig is. Thermisch papier verbleekt binnen maanden; de foto is dan zelfs beter dan het origineel.
Veelgestelde vragen
Is een pinbon genoeg als bewijs?
Voor de inkomstenbelasting helpt hij zeker, vooral samen met context zoals een agenda-afspraak of projectfactuur. Voor de btw-aftrek is een pinbon onvoldoende: daarop ontbreken het btw-bedrag en de gegevens van de leverancier.
Mag ik kosten schatten als bonnen ontbreken?
Structureel schatten is vragen om problemen: de inspecteur mag ongefundeerde posten schrappen. Voor een enkele kleine, aantoonbaar gebruikelijke uitgave met bankbewijs komt het in de praktijk zelden tot discussie. Maak er geen gewoonte van.
Telt een digitale foto van de bon als origineel?
Ja. Je mag je administratie digitaal bewaren, mits de kopie leesbaar, volledig en gedurende de hele bewaartermijn raadpleegbaar is. Scan of fotografeer bonnen dus gerust en gooi het thermische origineel weg.
Wat gebeurt er bij een controle met ontbrekende bonnen?
Eén gaatje is zelden een ramp; de inspecteur kijkt naar het totaalbeeld van je administratie. Ontbreken er structureel stukken, dan kan hij aftrek weigeren, de btw corrigeren en in het uiterste geval je administratie verwerpen en de winst zelf schatten. Lees ook het artikel over het boekenonderzoek.
De winkel bestaat niet meer. Wat nu?
Dan valt er geen duplicaat meer te halen en bouw je het bewijs op uit wat je wél hebt: de betaling op je bankafschrift, foto's, correspondentie en de logische samenhang met een opdracht. Voor de inkomstenbelasting is dat vaak genoeg; de btw-aftrek laat je in dat geval lopen.
Geldt dit ook voor kleine bedragen zoals parkeerkosten?
Ja, maar praktisch: parkeer-apps en ov-overzichten zijn zelf al prima bewijs, want daar staat betaling, tijd en locatie op. Koppel ze aan je kilometeradministratie en je zit goed.
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
Heb je hier meer hulp bij nodig?
Wordt klant bij ons, dit kan al vanaf €66 per maand. Plan een vrijblijvend gesprek en ontdek wat Fiscly voor jou kan betekenen.
Ilias
