Kasadministratie: zo houd je contant geld goed bij

Wanneer heb je een kasadministratie nodig?

Zodra je contant geld ontvangt of uitgeeft in je onderneming. Dat speelt vooral in de horeca, detailhandel, op markten, bij kappers en in de bouw, maar ook als je af en toe een klant contant laat afrekenen. Ontvang je alles per bank of via een betaalverzoek, dan heb je geen kas en hoef je geen kasboek bij te houden. Twijfel je, kijk dan of er ooit geld in je portemonnee komt dat bij je onderneming hoort: dan is het antwoord ja.

Wat houdt een sluitend kasboek in?

Een kasboek is een doorlopend overzicht van alle contante ontvangsten en uitgaven, met datum, bedrag en omschrijving. Het saldo dat daaruit rolt, moet overeenkomen met het geld dat je werkelijk in kas hebt. Tel je kas daarom regelmatig en leg die telling vast, bijvoorbeeld op een dagstaat. Kleine verschillen zijn menselijk, maar boek ze wel als kasverschil in plaats van ze weg te laten. Werk je met een kassasysteem, bewaar dan de dagrapporten en de detailgegevens, niet alleen het dagtotaal.

Waarom een negatieve kas een probleem is

Je kas kan in werkelijkheid nooit onder nul komen: je kunt geen briefjes uitgeven die er niet zijn. Staat er in je boeken toch een negatief saldo, dan is dat het bewijs dat er ontvangsten ontbreken of dat uitgaven verkeerd zijn geboekt. Voor de Belastingdienst is dat een direct signaal om verder te kijken, en in het uiterste geval om je omzet zelf te schatten. Controleer daarom bij het afsluiten van elke maand of het kassaldo positief en verklaarbaar is.

Privé en zakelijk in de kas

Neem je geld uit de kas voor privé, boek dat dan als privéopname en niet als kosten. Stort je privégeld in de zaak om iets te kunnen betalen, dan is dat een privéstorting. Dit zijn de posten waarmee je kas sluitend blijft zonder dat je winst wordt vertekend. Breng contant geld bovendien regelmatig naar de bank en bewaar het stortingsbewijs; een kas die maandenlang oploopt tot duizenden euro's roept altijd vragen op.

Wat is verstandig om te doen?

Houd je kasboek dagelijks bij in plaats van achteraf te reconstrueren; achteraf kloppend maken kost meer tijd en levert zelden een geloofwaardig geheel op. Bewaar alle kassabonnen, dagstaten en telstroken zeven jaar, net als de rest van je administratie; voor dagstaten en telstroken kun je met de Belastingdienst een kortere bewaartermijn afspreken, maar leg zo'n afspraak schriftelijk vast. Werk je veel met contant geld en wil je zeker weten dat je opzet een controle doorstaat, loop hem dan een keer met ons door.

Het dagritme dat een controle doorstaat

In contante branches draait een boekenonderzoek vrijwel altijd om de kas. De inspecteur rekent terug vanuit je inkoop en agenda naar de omzet die er had moeten zijn. Een sluitend dagritme is je verdediging.

1. Tel de kas bij het openen en sluiten van elke werkdag en noteer beide standen.
2. Registreer elke ontvangst en uitgave op de dag zelf, met kassabon of kwitantie; scan of fotografeer ze meteen, want thermisch papier vervaagt.
3. Leg kasverschillen vast zoals ze zijn; een kas die altijd exact klopt is juist het signaal dat er wordt gladgestreken.
4. Boek privéopnamen uit de kas direct, en stort overtollig contant geld regelmatig af naar de bank.
5. Bewaar de dagstaten van je kassasysteem; samen met agenda en inkoop vormen ze het sluitende verhaal.

Veelgestelde vragen