Kwitantie maken: wat moet erop en wanneer is een factuur nodig?
Geschreven door Ilias Aarrass5 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Een kwitantie is een getekend bewijs dat er betaald is, met datum, bedrag in cijfers en letters, betaler, ontvanger en waarvoor. Aan particulieren volstaat dat meestal, maar lever je aan een ondernemer of rechtspersoon, dan ben je verplicht een factuur te maken, ook als er al betaald is.
- Een kwitantie bevestigt een betaling; een factuur vraagt om betaling.
- Aan ondernemers en rechtspersonen moet je altijd een factuur uitreiken.
- Btw aftrekken kan niet met een gewone kwitantie, alleen met een factuur.
- Uitgegeven kwitanties nummer je doorlopend en bewaar je zeven jaar.
Je klant betaalt contant of met een Tikkie en vraagt om een bewijsje. Of je koopt zelf iets van een particulier en krijgt geen bon. In zulke gevallen komt de kwitantie om de hoek kijken: een eenvoudig betalingsbewijs. Maar een kwitantie is geen factuur, en voor je btw en je administratie maakt dat verschil. In dit artikel lees je wat een kwitantie is, welke gegevens erop moeten, wanneer een kwitantie volstaat en in welke situaties je als ondernemer verplicht een factuur maakt. Ook lees je hoe je een kwitantie verwerkt in je boekhouding, zodat de kosten aftrekbaar blijven.
Kwitantie of factuur: het verschil
Een factuur is een verzoek om betaling, met alle gegevens die de btw-wet vraagt. Een kwitantie is een bevestiging dat er al betaald is. De ontvanger van het geld tekent ervoor. Een kassabon is in feite ook een betalingsbewijs, en als die aan de eisen voldoet, kan het een vereenvoudigde factuur zijn.
| Kwitantie | Factuur | |
|---|---|---|
| Doel | Bewijs dat er betaald is | Verzoek om betaling |
| Wettelijke eisen | Geen vaste vorm | Vaste verplichte gegevens |
| Btw aftrekken | Nee, tenzij het ook aan de factuureisen voldoet | Ja, als het een zakelijke aankoop is |
Wat zet je op een kwitantie?
Er is geen wettelijk model, maar een kwitantie is alleen bruikbaar als bewijs als duidelijk is wie wat aan wie betaalde. Zet er in elk geval dit op:
- Het woord kwitantie en een volgnummer.
- De datum en plaats van de betaling.
- Naam van wie betaalt en naam en adres van wie ontvangt.
- Het bedrag in cijfers en in letters.
- Waarvoor er betaald is, zo concreet mogelijk.
- De manier van betalen, bijvoorbeeld contant of per pin.
- De handtekening van de ontvanger.
Wanneer moet je toch een factuur maken?
Lever je aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon, zoals een stichting of vereniging, dan ben je verplicht een factuur uit te reiken, ook als er al contant betaald is. Een kwitantie is dan niet genoeg; je klant heeft de factuur nodig om de btw af te trekken. Hoe die eruitziet, lees je in je eerste factuur maken.
Aan particulieren hoef je meestal geen factuur te maken, op een paar uitzonderingen na, zoals afstandsverkopen aan consumenten in andere EU-landen. Een kwitantie of kassabon is voor particulieren dus vaak voldoende. Je omzet moet natuurlijk wel volledig in je administratie staan, inclusief de btw die erin zit.
Kwitanties in je boekhouding
Koop je zakelijk iets van een particulier, bijvoorbeeld gereedschap via Marktplaats, dan krijg je geen factuur. Laat de verkoper een kwitantie tekenen of bewaar het chatgesprek en de betaling. Er zit geen btw in, dus je trekt alleen de kosten af. Meer daarover in inkopen bij particulieren.
Geef je zelf kwitanties uit voor contante omzet, nummer ze dan doorlopend en bewaar een kopie. Ze horen bij je kasadministratie en vallen onder de bewaarplicht van zeven jaar. Scan ze direct, want papier raakt zoek of vervaagt.
Voorbeeld: contante klus bij een particulier
- Ontvangen inclusief btw
- € 242
- Omzet exclusief btw
- € 200
- Af te dragen btw 21%
- € 42
Uitkomst: De klant krijgt een kwitantie van € 242, jij boekt € 200 omzet en € 42 btw in je kasboek.
Veelgestelde vragen
Is een kwitantie rechtsgeldig?
Ja, als bewijs van betaling. Met de handtekening van de ontvanger kun je aantonen dat het bedrag is voldaan.
Mag ik btw aftrekken op basis van een kwitantie?
Alleen als het document ook aan de factuureisen voldoet. Een gewone kwitantie zonder btw-gegevens is niet genoeg; vraag de leverancier om een factuur.
Is een digitale kwitantie ook goed?
Ja. Een pdf of een e-mail met dezelfde gegevens werkt net zo goed, zolang je hem bewaart en terug kunt vinden.
Bronnen
- FactuureisenBelastingdienst · belastingdienst.nl
- Eisen aan een factuurBusiness.gov.nl · business.gov.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
