E-factureren: wat UBL en Peppol betekenen voor jouw facturen
Geschreven door Ilias Aarrass5 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Een pdf is geen e-factuur: bij de rijksoverheid is een echte e-factuur al verplicht, en het kabinet wil e-facturatie per 1 juli 2030 ook verplicht stellen voor binnenlandse facturen tussen ondernemers.
- De digitale rapportage over die facturen zou per 1 juli 2031 verplicht worden; ondernemers die onder de kleineondernemersregeling vallen, zijn uitgezonderd.
- Het conceptwetsvoorstel gaat eerst in internetconsultatie, dus de binnenlandse verplichting staat nog niet vast.
- Een e-factuur is een gestructureerd bestand, meestal in het formaat UBL, dat via het Peppol-netwerk rechtstreeks in het systeem van je klant belandt.
- Tussen bedrijven onderling is e-facturatie nu nog niet verplicht: een pdf blijft een geldige factuur als je klant met elektronische verzending akkoord is.
Vrijwel elke zzp'er mailt zijn facturen als pdf en denkt daarmee digitaal te factureren. Fiscaal is dat prima, maar het is geen e-factuur. Een echte e-factuur is een bestand dat de computer van je klant zelf kan inlezen en boeken, zonder dat iemand bedragen overtypt. Wie voor de overheid werkt, kent dat al: daar is het verplicht. En Europa is bezig met wetgeving die e-facturatie de komende jaren veel breder verplicht maakt. Dit artikel legt uit wat een e-factuur precies is, waar het nu al moet, wat eraan komt en welke stap je vandaag kunt zetten zonder dat het je geld kost.
Pdf, UBL en Peppol: het verschil in één alinea
Een pdf is een plaatje van een factuur: prima voor een mens, waardeloos voor een boekhoudsysteem. Een e-factuur is een gestructureerd bestand, meestal in het formaat UBL, waarin elk gegeven zijn eigen veld heeft: factuurnummer, datum, btw-tarief, bedrag, je KvK- en btw-nummer. Peppol is niet het formaat maar het netwerk waarover die bestanden veilig worden uitgewisseld, vergelijkbaar met hoe e-mail werkt: jij en je klant hebben allebei een adres en een provider, en het bestand komt rechtstreeks in het systeem van de ontvanger binnen.
| Vorm | Leesbaar voor | Geldig voor de fiscus |
|---|---|---|
| Pdf per e-mail | Alleen mensen | Ja |
| Pdf met UBL-bijlage | Mensen en software | Ja |
| UBL via Peppol | Software, met weergave bij de ontvanger | Ja, en verplicht bij de overheid |
Waar het nu al moet
Lever je aan de rijksoverheid, dan is e-facturatie al jaren verplicht: een pdf per mail wordt daar niet in behandeling genomen. Ook veel gemeenten, provincies, waterschappen, ziekenhuizen en onderwijsinstellingen accepteren alleen nog e-facturen, vaak via Peppol. Werk je als zzp'er in de zorg, in het onderwijs of als onderaannemer in de bouw voor een aanbestedende dienst, dan is de kans groot dat je hier al mee te maken hebt gehad. Praktisch gevolg: zonder e-factuur geen betaling, en dus onnodig lange betaaltermijnen.
Tussen bedrijven onderling is e-facturatie in Nederland nog niet verplicht. Grote opdrachtgevers vragen er wel steeds vaker om, simpelweg omdat hun crediteurenadministratie dan geen handwerk meer is. Dat maakt het voor jou ook een commercieel argument: wie een UBL kan meesturen, wordt sneller en met minder gedoe betaald.
Wat eraan komt: ViDA
Op Europees niveau is het pakket VAT in the Digital Age (ViDA) aangenomen. Twee dingen zijn daarbij van belang. Ten eerste mogen lidstaten sinds 2025 zelf binnenlandse e-facturatie verplicht stellen zonder eerst toestemming te vragen aan Brussel, en verschillende landen om ons heen doen dat al. Ten tweede komt er per 1 juli 2030 een Europese verplichting voor e-facturatie en digitale rapportage bij grensoverschrijdende leveringen binnen de EU. Nederland heeft in september 2026 aangekondigd daarbij aan te sluiten: het kabinet wil e-facturatie per 1 juli 2030 en digitale rapportage per 1 juli 2031 ook verplicht stellen voor binnenlandse transacties tussen ondernemers, met een uitzondering voor ondernemers die onder de KOR vallen. Het conceptwetsvoorstel gaat eerst in internetconsultatie, dus definitief is het nog niet.
Voor de meeste zzp'ers is dat nog ver weg, maar het is een reëel signaal: de pdf verdwijnt op termijn als standaard. Factureer je nu al aan klanten in het buitenland, houd dan in de gaten wat er in dat land geldt; sommige lidstaten lopen jaren voor op het Europese schema en eisen nu al een specifiek formaat.
Wat je nu concreet regelt
De stap is kleiner dan de terminologie suggereert. Belangrijk is vooral dat je factuurgegevens compleet en consistent zijn, want een e-factuur wordt geweigerd zodra er een verplicht veld ontbreekt. Denk aan je btw-nummer, je KvK-nummer, een uniek factuurnummer in een doorlopende reeks, het juiste btw-tarief per regel en, bij de overheid, het inkoopordernummer dat je opdrachtgever je geeft.
- Zet in je facturatiesoftware de optie aan om naast de pdf een UBL-bestand mee te sturen.
- Vraag bij overheidsopdrachten altijd naar het inkoopordernummer en het gewenste kanaal, voordat je factureert.
- Controleer of je pakket via Peppol kan versturen; is dat zo, vraag dan je Peppol-adres aan bij je leverancier.
- Vraag inkomende facturen van leveranciers ook als UBL op: dat scheelt jou het overtypen van bonnen.
- Bewaar de e-factuur in het formaat waarin je hem verstuurde; de bewaarplicht van zeven jaar geldt onverkort.
Veelgestelde vragen
Is een pdf-factuur straks nog geldig?
Op dit moment is een pdf gewoon een geldige factuur voor de btw, mits je klant met de elektronische verzending akkoord is. Dat verandert pas als er een wettelijke verplichting komt, en dan alleen voor de transacties waarop die verplichting ziet. Bij overheidsopdrachten is een pdf nu al niet voldoende. Wat er bij een pdf per mail komt kijken, staat in facturen per mail versturen.
Moet ik daarvoor een duur boekhoudpakket kopen?
Nee. UBL meesturen zit tegenwoordig in vrijwel elk facturatiepakket, ook in de goedkopere. Versturen via Peppol vraagt een aansluiting bij een provider, wat meestal in je abonnement zit of een paar euro per maand kost. Zie boekhoudprogramma kiezen.
Mijn klant weigert mijn factuur omdat er een veld ontbreekt. Wat nu?
Bij e-facturen is de controle geautomatiseerd en dus streng: één ontbrekend ordernummer is genoeg. Stuur geen herinnering maar corrigeer de factuur en verstuur hem opnieuw met hetzelfde nummer als hij nog niet is verwerkt. Was hij al geboekt, gebruik dan een creditfactuur.
Geldt dit ook als ik alleen aan particulieren factureer?
Voor particulieren speelt e-facturatie geen rol; daar volstaat vaak zelfs een vereenvoudigde factuur of kassabon. De ontwikkelingen raken vooral facturen tussen ondernemers en aan overheidsinstanties.
Bronnen
- Kabinet kiest voor invoering e-facturatie en rapportage voor bedrijvenRijksoverheid · rijksoverheid.nl
- E-facturatie aan de overheidbusiness.gov.nl · business.gov.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
