Boekhouding voor de zzp-automonteur: onderdelen, contant geld en de margeregeling

Contant geld: je kas is een dagboek, geen la

Reken je klanten af aan de balie, dan hoor je een kasadministratie bij te houden waarin elke ontvangst en elke uitgave op datum staat, met het kassaldo daaronder. Dat saldo mag nooit negatief zijn: dat is bij een controle het eerste waar naar gekeken wordt, want je kunt geen geld uitgeven dat er niet is. Tel de kas daarom wekelijks echt na en boek het verschil als kasverschil in plaats van het glad te strijken. Alles daarover staat in kasadministratie en contant geld.

Geef elke klant een bon, ook bij een kleine reparatie. Onder € 100 inclusief btw mag dat een vereenvoudigde factuur zijn, daarboven zet je de volledige factuurgegevens erop, zie vereenvoudigde factuur of kassabon. Werk met doorlopende nummers, zodat er geen gaten in je reeks zitten; zie factuurnummers. Haal je geld uit de kas voor jezelf, boek dat dan als privéopname en niet als kosten, zie privéopname en privéstorting.

Onderdelen: nieuw, gebruikt en van een particulier

Onderdelen die je bij de groothandel koopt zijn gewone inkoop: btw aftrekken, met marge doorbelasten, btw rekenen. Zorg dat de factuur op je bedrijfsnaam staat, want een anonieme bon boven € 100 inclusief btw geeft geen recht op aftrek, zie inkoopfactuur en btw-aftrek.

Koop je een gebruikt onderdeel of een sloopauto van een particulier, dan krijg je geen factuur en zit er dus geen aftrekbare btw in. Maak dan zelf een inkoopverklaring met datum, omschrijving, kenteken of onderdeelnummer, bedrag, en naam en adres van de verkoper. Zonder dat papier heb je een uitgave zonder bewijs en verdwijnt je kostenpost bij een controle. Zie inkopen bij particulieren.

Verkoop je zo'n gebruikt onderdeel of zo'n auto door, dan kun je de margeregeling gebruiken: je rekent dan alleen btw over je winstmarge in plaats van over de hele verkoopprijs. Je mag dan geen btw op de factuur vermelden. Hoe de marge-administratie werkt en wanneer de globalisatiemethode handiger is, staat in de margeregeling voor gebruikte goederen.

Werkplaats, brug en gereedschap

Huur je een loods, dan zijn de huur, energie en verzekering volledig aftrekbaar, zie bedrijfsruimte huren. Sleutel je in een werkplaats bij je eigen woning, dan gelden de strenge eisen voor een werkruimte aan huis: meestal is die alleen aftrekbaar als de ruimte een eigen ingang en eigen voorzieningen heeft.

Een hefbrug, uitleesapparatuur, een bandenwisselaar en je gereedschapswagen kosten samen makkelijk meer dan € 2.900 per jaar, waardoor je recht hebt op de investeringsaftrek. Boven € 450 per stuk activeer je en schrijf je af, zie activeren of direct aftrekken. Klein gereedschap, poetsmiddelen, olie en verwijderingsbijdragen boek je direct als kosten.

Heb je een leenauto voor klanten, dan is dat een bedrijfsmiddel met alle kosten aftrekbaar. Gebruik je die auto ook privé, dan krijg je met bijtelling en met btw-correctie voor privégebruik te maken, zie privégebruik auto en btw. Verkoop je je bedrijfsauto later, dan reken je af over de boekwinst, zie auto van de zaak verkopen.

Offertes, meerwerk en klanten die niet betalen

Bij reparaties loopt het bedrag tijdens het werk vaak op: je haalt een onderdeel open en ziet meer schade. Bel de klant en leg de goedkeuring vast in een appje of mail voordat je doorgaat. Zonder die vastlegging sta je zwak als hij achteraf de rekening betwist, en dat is precies waar reparaties op stuklopen. Zie meerwerk afspreken en factureren.

Blijft een klant weg zonder te betalen terwijl zijn auto nog bij jou staat, dan heb je als reparateur een retentierecht: je mag de auto onder je houden tot de rekening voldaan is. Leg dat en je betalingstermijn vast in je algemene voorwaarden. Betaalt hij uiteindelijk niet, dan kun je de afgedragen btw op die factuur terugvragen zodra de vordering oninbaar is, zie oninbare factuur en btw en klant betaalt niet.

Veelgestelde vragen