Voorschotten en aanbetalingen: zo boek je ze goed

Btw over een vooruitbetaling: direct verschuldigd

De hoofdregel: je bent de btw verschuldigd in het tijdvak waarin je de factuur voor het voorschot uitreikt, of waarin je de vooruitbetaling ontvangt als dat eerder is. Niet pas als de klus klaar is. Ontvang je in maart een aanbetaling voor een project dat in juni wordt opgeleverd, dan hoort de btw over die aanbetaling in de aangifte over het eerste of tweede kwartaal thuis, afhankelijk van je aangiftetijdvak, maar in elk geval niet pas in juli.

Stuur voor elk voorschot dus een echte factuur met btw, een eigen factuurnummer en de omschrijving waar de aanbetaling op ziet. Een betaalverzoek zonder factuur is voor je klant lastig te verwerken en voor jou geen nette basis in je administratie.

De eindfactuur: verreken het voorschot zichtbaar

Op de eindfactuur vermeld je het totale bedrag van de opdracht, en daaronder trek je de eerder gefactureerde voorschotten af, inclusief de btw die daarover al is gerekend, met verwijzing naar de factuurnummers. Wat overblijft is het nog te betalen bedrag en de nog verschuldigde btw. Zo staat op elke factuur precies de btw die in dat tijdvak hoort, en telt het totaal over alle facturen op tot de volledige opdracht.

Omzet en winst: wanneer telt het mee?

Voor je winstbepaling ligt het anders dan voor de btw. Een ontvangen voorschot voor werk dat je nog moet uitvoeren, is bedrijfseconomisch nog geen winst: het staat als vooruitontvangen bedrag op je balans tot je de prestatie levert. Voor een kleine eenmanszaak met een kasstelsel-achtige aanpak maakt het in de praktijk vaak weinig uit binnen hetzelfde boekjaar, maar loopt een project over de jaargrens heen, dan is het verschil wel relevant voor je jaarcijfers. Je boekhouder verwerkt dat via de post onderhanden werk of vooruitontvangen omzet.

Als het project niet doorgaat

Wordt een opdracht geannuleerd nadat je een voorschot hebt gefactureerd, dan hangt de afwikkeling af van wat je afspreekt. Betaal je het voorschot terug, dan stuur je een creditfactuur en krijg je de afgedragen btw via je aangifte terug. Houd je het voorschot (deels) als annuleringsvergoeding, leg dan vast waarvoor: een vergoeding voor al verricht werk blijft gewoon belaste omzet. Duidelijke afspraken vooraf in je offerte over annulering voorkomen hier discussie achteraf.