Abonnementsfacturatie automatiseren met vaste bedragen en incasso

Terugkerende facturen inrichten

Vrijwel elk boekhoud- of facturatiepakket kan een factuur periodiek herhalen. Je legt per klant het bedrag, het tarief, het ritme en de startdatum vast, en de software maakt en verstuurt de factuur op de afgesproken dag. Belangrijk is dat de factuurnummering doorloopt en dat de periode op de factuur staat, bijvoorbeeld de maand waarop het abonnement betrekking heeft. Zie factuurnummers en de regels en je eerste factuur maken voor de verplichte gegevens.

Kies bewust of je vooraf of achteraf factureert. Vooraf factureren is beter voor je cashflow en gebruikelijk bij abonnementen; achteraf is logischer als het bedrag van het werkelijke gebruik afhangt. Werk je met een vaste prijs plus wisselend meerwerk, zet dan het abonnement op een vaste factuur en factureer het meerwerk apart; zie meerwerk afspreken en factureren.

Automatische incasso: wat je nodig hebt

Met automatische incasso haal je het bedrag zelf van de rekening van je klant. Daarvoor heb je drie dingen nodig: een incassocontract met je bank of een betaalprovider, een incassant-id en een machtiging van elke klant. Die machtiging mag digitaal, zolang je kunt aantonen wie hem wanneer heeft afgegeven. Bewaar die machtigingen zorgvuldig, want zonder machtiging is een incasso ongeldig.

Kondig elke incasso vooraf aan. Dat heet een prenotificatie en gebeurt in de praktijk door de factuur te sturen met de datum waarop je int. Een consument kan een incasso tot acht weken later zonder opgaaf van reden laten terugboeken; bij zakelijke incasso's gelden andere, strakkere regels. Houd daarom een vast ritme aan en zorg dat de klant de factuur altijd vóór de incassodatum heeft.

Reken op een percentage mislukte incasso's, bijvoorbeeld door een te laag saldo of een opgeheven rekening. Zorg dat die terugboekingen zichtbaar worden in je administratie, zodat je ze kunt opvolgen. De kosten die de bank daarvoor rekent zijn gewoon aftrekbaar, en er zit meestal geen btw op; zie platform- en transactiekosten boeken.

Het btw-moment en de jaargrens

Bij abonnementen is de btw verschuldigd in het tijdvak waarin je de factuur uitreikt, ook als de periode waarop die factuur betrekking heeft nog moet komen. Factureer je in december het eerste kwartaal van het jaar daarna, dan hoort die btw in je aangifte over december of over het vierde kwartaal. De hoofdlijn staat in abonnementen verkopen en de btw en in voorschotten en aanbetalingen boeken.

Voor je winst werkt het anders: daar hoort de opbrengst bij de periode waarin je de prestatie levert. Factureer je vooruit over de jaargrens, dan staat het deel dat op volgend jaar betrekking heeft als vooruitontvangen bedrag op je balans en niet in de winst van dit jaar. Dat is één boeking bij je jaarafsluiting, en wie het overslaat zet zijn winst te hoog neer. Zie de jaareindechecklist.

Je maandelijkse controle

Automatiseren betekent niet dat je er niet meer naar kijkt. Loop één keer per maand drie dingen na: zijn alle abonnementsfacturen aangemaakt en verstuurd, zijn alle incasso's geslaagd, en staat er niemand onnodig op de lijst omdat hij al heeft opgezegd. Dat kost een kwartier en voorkomt de twee fouten die hier het meest geld kosten: doorfactureren aan een vertrokken klant en een stilgevallen incasso die niemand opmerkte.

Neem die controle op in je vaste ritme; zie een maandroutine voor je administratie en debiteurenbeheer. Blijft een klant achter, volg dan het gewone traject met een herinnering en een aanmaning; de termijnen en kosten staan in wettelijke betaaltermijn en incassokosten.

• Leg per klant het bedrag, het ritme en de startdatum vast in je pakket.
• Zet de periode waarop de factuur betrekking heeft altijd op de factuur.
• Bewaar elke incassomachtiging en kondig de incasso vooraf aan.
• Boek vooruitgefactureerde periodes over de jaargrens als vooruitontvangen bedrag.
• Controleer maandelijks of alle facturen en incasso's zijn gelukt.

Veelgestelde vragen