Boekhouding voor de zzp-architect: termijnen, auteursrecht en aansprakelijkheid

Btw: altijd 21 procent, ook richting de aannemer

Ontwerp, advies, bouwbegeleiding en toezicht zijn diensten met 21 procent btw. Ook als je voor een aannemer werkt geldt de verleggingsregeling níét: die is bedoeld voor werk van stoffelijke aard aan een bouwwerk, niet voor ontwerp en advies. Een aannemer die vraagt of je zonder btw wilt factureren, heeft het dus mis; factureer je toch zonder, dan blijf jij de btw schuldig. Zie btw verleggen in de bouw voor waar de grens ligt.

Werk je voor een particulier die een woning laat bouwen of verbouwen, dan is jouw honorarium voor hem een eindprijs inclusief btw: hij kan niets terugvragen. Noem in je offerte dus altijd het bedrag inclusief btw, anders valt de eindafrekening tegen. Zie offerte maken.

Factureren in termijnen en onderhanden werk

Spreek per fase een bedrag en een factuurmoment af: bij opdracht, na het voorlopig ontwerp, na het definitief ontwerp, bij indiening van de vergunning en tijdens de uitvoering. Zo financier je het project niet zelf voor en weet de klant waar hij aan toe is. Ontvang je vooruitbetalingen, dan stuur je daar meteen een factuur voor en geef je de btw aan in dat tijdvak; zie voorschotten en aanbetalingen boeken.

Loopt een project over 31 december, dan telt het deel dat je hebt uitgevoerd toch mee in je winst van dat jaar, ook als je pas later factureert. Dat is onderhanden werk: je waardeert het op het deel van de overeengekomen vergoeding dat bij het verrichte werk hoort, min de termijnen die je al hebt gestuurd. Zie onderhanden werk waarderen.

Auteursrecht op je ontwerp

Op een origineel ontwerp rust auteursrecht, en dat blijft bij jou tenzij je het schriftelijk overdraagt. Wat je klant koopt is in de regel het recht om het ontwerp één keer te laten bouwen. Zet dat expliciet in je opdrachtbevestiging: wat mag de klant met de tekeningen, mag hij ze hergebruiken op een tweede kavel, en wat gebeurt er als hij halverwege met een andere architect verdergaat.

Dat is niet alleen juridisch van belang, het is ook een prijsargument: onbeperkt hergebruik is meer waard dan eenmalige bouw. Leg het vast in je algemene voorwaarden en verwijs ernaar in je offerte. Hoe je je tarief opbouwt, lees je in je uurtarief bepalen.

Aansprakelijkheid, software en je overige kosten

Een fout in een constructie of een gemiste eis in het bouwbesluit kan een schade opleveren die vele malen groter is dan je honorarium. Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering is in dit vak dan ook standaard, en de premie is aftrekbaar. Beperk daarnaast je aansprakelijkheid contractueel, bijvoorbeeld tot het honorarium van de opdracht. Zie zakelijke verzekeringen.

Je grootste vaste lasten zijn software en hardware. Een jaarlijks softwareabonnement trek je direct af in het jaar zelf; een werkstation, tekentablet of grote monitor boven € 450 exclusief btw activeer je en schrijf je af, zie activeren of direct aftrekken. Kom je in een jaar boven € 2.900 aan investeringen, dan komt de investeringsaftrek erbij. Verder zijn je inschrijving in het architectenregister, bij- en nascholing, vakliteratuur en je website aftrekbaar.

Veelgestelde vragen