Oninbare factuur: zo vraag je de btw terug
Geschreven door Ilias Aarrass7 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Blijft een factuur één jaar na de uiterste betaaldatum onbetaald, dan geldt hij voor de btw als oninbaar en haal je de afgedragen btw terug in je gewone btw-aangifte.
- Je hoeft geen apart verzoek in te dienen: je trekt de omzet en de btw af bij rubriek 1a of 1b van de aangifte over dat tijdvak.
- Sprak je geen betaaltermijn af, dan gaat het jaar lopen na de wettelijke termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.
- Betaalt de klant later alsnog, dan draag je de btw over het ontvangen deel opnieuw af in dat tijdvak.
- De regeling bestaat alleen bij het factuurstelsel; bij het kasstelsel draag je de btw pas af als je betaald krijgt.
Een klant die niet betaalt kost je dubbel: je mist de omzet en je hebt de btw over die factuur al afgedragen aan de Belastingdienst. Dat laatste is te repareren. Voor facturen die oninbaar blijken, kun je de btw terugvragen, en ook in je winstberekening kun je de vordering afboeken. In dit artikel lees je wanneer dat mag en hoe je het regelt.
Wanneer is een factuur oninbaar?
Er zijn twee momenten waarop je recht op teruggaaf krijgt. Het eerste is zodra vaststaat dat je klant niet gaat betalen, bijvoorbeeld bij een faillissement of een schuldsanering waarin je vordering onbetaald blijft. Het tweede is een vaste termijn: is je factuur een jaar na de vervaldatum nog niet betaald, dan wordt hij voor de btw als oninbaar beschouwd. Je hoeft dus niet eerst een deurwaarder in te schakelen of een rechtszaak te beginnen om de btw terug te krijgen.
Hoe vraag je de btw terug?
Je hebt geen apart verzoek nodig: je verwerkt de teruggaaf in je gewone btw-aangifte over het tijdvak waarin het recht ontstaat. Dit speelt alleen bij het factuurstelsel; werk je met het kasstelsel, dan draag je de btw pas af als je betaald krijgt en valt er dus ook niets terug te halen. Je verlaagt daarin je verschuldigde btw met het bedrag dat je op de oninbare factuur had afgedragen. Let op dat je het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag correct splitst, en bewaar de onderbouwing: de openstaande factuur, je aanmaningen en eventuele correspondentie of een bewijs van faillissement. Bij een controle wil de Belastingdienst kunnen zien waarom je de vordering als oninbaar beschouwde.
Ben je het moment voorbij en heb je de correctie niet in de juiste aangifte meegenomen, dan is dat meestal nog te herstellen via een suppletie. Wacht daar niet te lang mee, want er zitten termijnen aan vast.
En als de klant later alsnog betaalt?
Dan draai je het terug. Ontvang je het bedrag later toch, geheel of gedeeltelijk, dan draag je de btw over het ontvangen deel opnieuw af in de aangifte over dat tijdvak. Dat is geen boete of straf, maar simpelweg de spiegel van de teruggaaf. Houd oninbaar geboekte facturen daarom apart in je administratie, zodat een late betaling niet ongemerkt als extra winst zonder btw op je rekening blijft staan.
Wat betekent het voor je winst?
Naast de btw speelt de inkomstenbelasting. Je hebt de omzet destijds in je winst verwerkt, ook al kwam het geld nooit binnen. Blijkt de vordering oninbaar, dan boek je hem af als kosten, waardoor je winst en dus je belasting lager wordt. Doe dat in het jaar waarin duidelijk werd dat er niet betaald zou worden, en niet pas jaren later; de afboeking hoort thuis in het jaar waarin het verlies is ontstaan.
Wat is verstandig om te doen?
Loop je openstaande facturen minstens per kwartaal door en markeer wat ouder is dan een jaar na de vervaldatum; dat is precies het lijstje waarmee je btw kunt terughalen. Blijf tot dat moment gewoon aanmanen, want teruggaaf van btw is geen reden om de vordering op te geven. Kom je een dossier tegen waarvan je niet weet of het al oninbaar is, leg het dan aan ons voor bij de eerstvolgende aangifte.
De eenjaarstermijn en hoe je hem gebruikt
Een vordering geldt voor de btw in elk geval als oninbaar één jaar na het verstrijken van de uiterste betaaldatum. Je hoeft dus geen faillissement of incassotraject af te wachten: na dat jaar mag je de afgedragen btw terughalen in je gewone aangifte.
Rekenvoorbeeld: factuur van € 6.050 blijft onbetaald
- Factuur met 21% btw, vervaldatum 15 maart 2025
- € 1.050 btw afgedragen
- Eén jaar later nog niet betaald
- vanaf 15 maart 2026 terug te vragen
- In de eerstvolgende btw-aangifte: omzet en btw eraf bij rubriek 1a
- € 1.050 terug
Uitkomst: Betaalt de klant later alsnog, dan draag je de btw over dat deel gewoon weer af
Veelgestelde vragen
Wanneer is een factuur oninbaar voor de btw?
Zodra vaststaat dat de klant niet betaalt, bijvoorbeeld bij faillissement zonder uitkering, en in elk geval één jaar na het verstrijken van de uiterste betaaldatum. Die termijn geldt automatisch.
Hoe vraag ik de btw terug?
In je gewone btw-aangifte over het tijdvak waarin de oninbaarheid vaststond: je haalt de omzet en de bijbehorende btw eraf bij rubriek 1a of 1b. Een apart formulier of verzoek is niet nodig.
Wat als de klant later alsnog betaalt?
Dan draag je de btw over het ontvangen deel opnieuw af in de aangifte van dat tijdvak. De regeling werkt dus twee kanten op.
Moet ik eerst een incassobureau inschakelen?
Nee, voor de btw-teruggaaf niet. Die staat los van je incasso-inspanningen. Voor de vordering zelf loont aanmanen wel; zie klant betaalt niet.
Kan ik het factuurbedrag zelf ook aftrekken?
Ja, een definitief oninbare vordering boek je af als kosten in je winstberekening. Dat staat los van de btw-teruggaaf en scheelt inkomstenbelasting.
Geldt de eenjaarstermijn ook als ik geen betaaltermijn afsprak?
Dan geldt de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur, en gaat het jaar daarna lopen. Een duidelijke betaaltermijn op je factuur voorkomt discussie.
Bronnen
- Btw-teruggaaf door oninbare vorderingenBelastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
