Oninbare factuur: zo vraag je de btw terug

Wanneer is een factuur oninbaar?

Er zijn twee momenten waarop je recht op teruggaaf krijgt. Het eerste is zodra vaststaat dat je klant niet gaat betalen, bijvoorbeeld bij een faillissement of een schuldsanering waarin je vordering onbetaald blijft. Het tweede is een vaste termijn: is je factuur een jaar na de vervaldatum nog niet betaald, dan wordt hij voor de btw als oninbaar beschouwd. Je hoeft dus niet eerst een deurwaarder in te schakelen of een rechtszaak te beginnen om de btw terug te krijgen.

Hoe vraag je de btw terug?

Je hebt geen apart verzoek nodig: je verwerkt de teruggaaf in je gewone btw-aangifte over het tijdvak waarin het recht ontstaat. Je verlaagt daarin je verschuldigde btw met het bedrag dat je op de oninbare factuur had afgedragen. Let op dat je het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag correct splitst, en bewaar de onderbouwing: de openstaande factuur, je aanmaningen en eventuele correspondentie of een bewijs van faillissement. Bij een controle wil de Belastingdienst kunnen zien waarom je de vordering als oninbaar beschouwde.

Ben je het moment voorbij en heb je de correctie niet in de juiste aangifte meegenomen, dan is dat meestal nog te herstellen via een suppletie. Wacht daar niet te lang mee, want er zitten termijnen aan vast.

En als de klant later alsnog betaalt?

Dan draai je het terug. Ontvang je het bedrag later toch, geheel of gedeeltelijk, dan draag je de btw over het ontvangen deel opnieuw af in de aangifte over dat tijdvak. Dat is geen boete of straf, maar simpelweg de spiegel van de teruggaaf. Houd oninbaar geboekte facturen daarom apart in je administratie, zodat een late betaling niet ongemerkt als extra winst zonder btw op je rekening blijft staan.

Wat betekent het voor je winst?

Naast de btw speelt de inkomstenbelasting. Je hebt de omzet destijds in je winst verwerkt, ook al kwam het geld nooit binnen. Blijkt de vordering oninbaar, dan boek je hem af als kosten, waardoor je winst en dus je belasting lager wordt. Doe dat in het jaar waarin duidelijk werd dat er niet betaald zou worden, en niet pas jaren later; de afboeking hoort thuis in het jaar waarin het verlies is ontstaan.

Wat is verstandig om te doen?

Loop je openstaande facturen minstens per kwartaal door en markeer wat ouder is dan een jaar na de vervaldatum; dat is precies het lijstje waarmee je btw kunt terughalen. Blijf tot dat moment gewoon aanmanen, want teruggaaf van btw is geen reden om de vordering op te geven. Kom je een dossier tegen waarvan je niet weet of het al oninbaar is, leg het dan aan ons voor bij de eerstvolgende aangifte.