Inkopen bij particulieren: zo houd je je administratie sluitend zonder facturen
Geschreven door Ilias Aarrass6 min lezen · Laatst gecontroleerd op 
Geschreven door Ilias Aarrass6 min lezen · Laatst gecontroleerd op Wie handelt in tweedehands spullen, van meubels en fietsen tot camera's en telefoons, koopt zijn voorraad vaak bij particulieren: via Marktplaats, op rommelmarkten of aan de deur. Die verkopers sturen geen factuur en rekenen geen btw, en juist daardoor luistert jouw kant van de administratie extra nauw. De Belastingdienst wil kunnen volgen waar je voorraad vandaan komt en wat je ervoor betaalde, en voor sommige goederen kijkt ook de gemeente mee. Met drie vaste gewoontes is het prima te doen.
Gewoonte één: het inkoopregister
Zonder inkoopfactuur maak je zelf het bewijs. Houd per aankoop een inkoopverklaring of registerregel bij met de datum, een omschrijving van het artikel, de betaalde prijs en de naam en adresgegevens van de verkoper. Betaal bij voorkeur via de bank, dan sluit de betaling aan op je register; bij contante inkoop hoort de aankoop ook in je kasadministratie. Dit register is niet alleen fiscale hygiëne: het is ook de verplichte basis voor de margeregeling, en je onderbouwing van de kostprijs van je voorraad.
Gewoonte twee: de margeregeling gebruiken
Omdat je inkoopt zonder btw, zou btw over je volle verkoopprijs oneerlijk uitpakken. Daarvoor bestaat de margeregeling: je draagt alleen btw af over je winstmarge, het verschil tussen verkoop- en inkoopprijs. Voorwaarde is precies dat inkoopregister uit de vorige paragraaf, want zonder vastgelegde inkoopprijs valt er geen marge te berekenen. Op margefacturen vermeld je geen btw-bedrag; je klant kan dus ook niets aftrekken. Verkoop je zowel marge- als gewone goederen, houd de stromen dan strikt gescheiden in je administratie.
Gewoonte drie: check of je een opkopersregistratie nodig hebt
Voor handelaren in gebruikte en ongeregelde goederen, denk aan fietsen, sieraden, telefoons, gereedschap en elektronica, geldt van oudsher een extra regime tegen heling: je meldt je als opkoper bij de gemeente en houdt een doorlopend in- en verkoopregister bij. Veel gemeenten werken daarvoor met het Digitaal Opkopers Register (DOR), dat gekoppeld is aan de politie. Of je eronder valt en hoe je registreert, verschilt per gemeente; één telefoontje of een blik op de gemeentesite geeft duidelijkheid. Het klinkt zwaarder dan het is: wie zijn inkoopregister toch al bijhoudt, voldoet met een kleine uitbreiding meestal ook hieraan.
Inkopen via veilingen, kringloop en buitenland
Niet elke inkoopbron is een particulier. Een kringloopwinkel of handelaar geeft gewoon een factuur, soms met marge-btw, soms met gewone btw: bewaar die en volg wat erop staat. Bij veilingen koop je vaak inclusief opgeld; ook daarvan krijg je een afrekening voor je administratie. En let op bij inkoop uit het buitenland: goederen die je zelf importeert van buiten de EU met invoer-btw, mag je daarna niet onder de margeregeling doorverkopen. Wie zijn bronnen mengt, doet er goed aan per artikel vast te leggen via welke route het is binnengekomen.
Veelgestelde vragen
Moet de verkoper zijn identiteit bewijzen bij mijn inkoop?
Voor je gewone inkoopregister volstaan naam en adres. Val je onder de opkopersregels van je gemeente, dan hoort daar doorgaans wél een identiteitsvaststelling bij. Particulieren die daar moeilijk over doen bij een normaal artikel zijn zeldzaam; wie moeilijk doet bij een duur artikel, is een signaal op zich.
Kan ik spullen uit mijn eigen huis in de handel brengen?
Ja: je brengt ze in tegen de werkelijke waarde op dat moment, als privéstorting in natura. Leg de waarde vast met bijvoorbeeld vergelijkbare advertenties. Vanaf dat moment zijn het gewone handelsgoederen, inclusief margeregeling als er geen btw op drukte.
Wat als een verkoper geen gegevens wil geven?
Dan koop je niet, hoe mooi de prijs ook is. Zonder gegevens geen sluitend inkoopregister, geen margeregeling en geen verweer als het artikel later gestolen blijkt. Dat is de prijs van de deal niet waard.
Gelden deze regels ook als ik maar af en toe iets opkoop en doorverkoop?
Zodra je structureel inkoopt om door te verkopen, ben je ondernemer en gelden ze volledig, ook bij een bescheiden omvang; zie verkopen via platforms voor waar die grens ligt. Voor het incidenteel doorverkopen van iets uit privébezit gelden ze niet.
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
Heb je hier meer hulp bij nodig?
Wordt klant bij ons, dit kan al vanaf €66 per maand. Plan een vrijblijvend gesprek en ontdek wat Fiscly voor jou kan betekenen.
Ilias
