Boekhouding in de horeca: btw-tarieven en kasadministratie
Geschreven door Ilias Aarrass7 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
In de horeca reken je 9 procent btw over eten en de meeste dranken, terwijl een deel van de dranken onder 21 procent valt, en je kasadministratie moet elke dag sluiten.
- Een arrangement met eten en drank splits je naar de werkelijke verhouding.
- Een negatieve kas betekent dat er omzet ontbreekt; de inspecteur mag je omzet dan schatten.
- Derving, breuk en personeelsconsumpties registreer je apart, anders lijkt het op niet-geboekte verkoop.
- Onverkochte voorraad is nog geen kostenpost en verhoogt je winst over dat jaar.
De horeca is de branche waar een boekenonderzoek het vaakst iets oplevert, en dat komt door twee dingen: er lopen twee btw-tarieven door elkaar en er gaat veel contant geld om. Beide zijn goed te doen, mits je het vanaf dag één goed inricht. Dit artikel gaat over wat er in een horeca-administratie anders is dan in andere branches.
Twee btw-tarieven aan dezelfde tafel
In de horeca reken je negen procent btw over eten en over de meeste dranken. Een deel van de dranken valt onder het hoge tarief van eenentwintig procent. Op één rekening staan die dus vaak allebei, en je kassasysteem moet die splitsing automatisch maken.
Waar het misgaat, zijn de randgevallen. Een arrangement waarin eten en drinken samen voor één prijs gaan, moet je splitsen naar de werkelijke verhouding. Een product dat een gast meeneemt naar huis volgt bovendien een ander regime dan hetzelfde product aan tafel.
| Product | Btw-tarief |
|---|---|
| Maaltijden, snacks, koffie, thee, frisdrank | 9% |
| Dranken met het hoge tarief | 21% |
| Arrangement met eten en drank | Splitsen naar werkelijke verhouding |
| Zaalhuur los in rekening gebracht | Meestal 21%, kale verhuur kan vrijgesteld zijn |
De kasadministratie: hier valt de controle
Neem je contant geld aan, dan moet je een kasadministratie bijhouden die dagelijks sluit. Dat betekent: beginsaldo, ontvangsten, uitgaven, eindsaldo, en dat eindsaldo moet overeenkomen met wat er daadwerkelijk in de la ligt.
Een negatieve kas is het duidelijkste alarmsignaal dat er bestaat. Als je kas volgens je boeken onder nul staat, heb je geld uitgegeven dat je niet had, en dus omzet niet geboekt. Een inspecteur die dat ziet, mag je omzet schatten. Meer over de eisen in kasadministratie en contant geld.
- Tel de kas elke dag en leg de telling vast, ook als er niets bijzonders is
- Bewaar alle Z-afslagen van je kassasysteem; dat is je omzetbewijs
- Boek privéopnames uit de kas apart, niet als kosten
- Leg fooien vast volgens de afspraak die je met je personeel hebt
- Zorg dat het bonnetje van elke contante inkoop in de administratie belandt
Voorraad en derving
Bij de jaarafsluiting tel je je voorraad drank en houdbare producten. Die telling is geen formaliteit: onverkochte voorraad is nog geen kostenpost, dus hij verhoogt je winst over dat jaar. Zie voorraad waarderen bij de jaarafsluiting.
Derving, breuk en personeelsconsumpties horen apart geregistreerd te worden. Doe je dat niet, dan ontstaat er een gat tussen je inkoop en je omzet dat er bij een controle uitziet als niet-geboekte verkoop.
De brutowinstmarge als toets
De Belastingdienst rekent bij horecacontroles vaak terug vanuit de inkoop: hoeveel kilo koffie of liter frisdrank heb je ingekocht, hoeveel kopjes en glazen zijn dat, en welke omzet hoort daarbij. Wijkt jouw marge sterk af van wat gebruikelijk is in de branche, dan volgen er vragen. Een goed bijgehouden dervingsregistratie is dan je antwoord.
Personeel in de horeca
Zodra je personeel inzet, komt de loonadministratie erbij: loonheffingen, de cao voor het horecabedrijf en de werkkostenregeling voor personeelsmaaltijden en -consumpties.
Werk je met oproepkrachten of zzp'ers achter de bar, let dan op schijnzelfstandigheid. Een barmedewerker die volgens jouw rooster werkt, jouw bar gebruikt en jouw regels volgt, is fiscaal gezien meestal gewoon een werknemer.
Beginnen met een foodtruck of een klein zaak
Start je klein, dan gelden dezelfde btw-regels maar is de administratie overzichtelijker. Wat erbij komt zijn vergunningen en standplaatsen. Daarover gaat foodtruck starten.
Blijf je onder de omzetgrens, dan kan de kleineondernemersregeling interessant zijn. Reken het wel door: in de horeca koop je veel in met btw, en onder de KOR kun je die niet terugvragen.
Veelgestelde vragen
Welk btw-tarief geldt in de horeca?
Negen procent op eten en op de meeste dranken, eenentwintig procent op de dranken die onder het hoge tarief vallen. Op een arrangement met beide splits je naar de werkelijke verhouding.
Moet ik een kasadministratie bijhouden?
Ja, zodra je contant geld aanneemt. Die administratie moet dagelijks sluiten: beginsaldo, ontvangsten, uitgaven en een eindsaldo dat overeenkomt met de kas.
Waarom is een negatieve kas een probleem?
Omdat het onmogelijk is. Staat je kas volgens de boeken onder nul, dan heb je geld uitgegeven dat er niet was en dus omzet niet geboekt. De inspecteur mag je omzet dan schatten.
Hoe boek ik derving en personeelsconsumpties?
Apart en met een dagelijkse of wekelijkse registratie. Zonder die vastlegging ontstaat er een gat tussen je inkoop en je omzet dat bij een controle wordt gelezen als niet-geboekte verkoop.
Mag ik een zzp'er achter de bar zetten?
Vaak niet zonder risico. Werkt iemand volgens jouw rooster, met jouw spullen en onder jouw regels, dan is er fiscaal meestal sprake van een dienstbetrekking en loop je risico op naheffing.
Bronnen
- Btw-tarief voor drankenBelastingdienst · belastingdienst.nl
- Btw-tarieven: 21%, 9% en 0%Belastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
