Werkkostenregeling en vrije ruimte: zo werkt de WKR in 2026
Geschreven door Ilias Aarrass7 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
De vrije ruimte is in 2026 2 procent over de eerste 400.000 euro fiscale loonsom en 1,18 procent daarboven; over het bedrag dat eroverheen gaat betaalt de werkgever 80 procent eindheffing.
- Bij een loonsom van 500.000 euro is de vrije ruimte 8.000 plus 1.180, dus 9.180 euro.
- Gerichte vrijstellingen, zoals reiskosten tot € 0,25 per kilometer en werkgerelateerde scholing, kosten je geen vrije ruimte.
- Een vergoeding valt pas in de vrije ruimte als je hem uiterlijk bij uitbetaling aanwijst als eindheffingsloon.
- Ben je dga van je eigen bv zonder personeel, dan telt je gebruikelijk loon als loonsom en heb je ook vrije ruimte.
Zodra je personeel in dienst hebt, krijg je met de werkkostenregeling te maken. De WKR bepaalt wat je onbelast aan je medewerkers mag vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. De kern is een potje dat de vrije ruimte heet: blijf je eronder, dan kost het je niets extra. Ga je eroverheen, dan betaal je 80 procent eindheffing over het meerdere. Dit artikel legt uit hoe je die ruimte berekent, wat er wel en niet in valt en hoe je voorkomt dat je in december voor een verrassing staat.
Hoe groot is de vrije ruimte in 2026?
De vrije ruimte is een percentage van je fiscale loonsom, en dat percentage loopt in twee schijven. In 2026 is het 2 procent over de eerste 400.000 euro loonsom en 1,18 procent over alles daarboven.
Met fiscale loonsom wordt het totale loon voor de loonheffingen bedoeld van al je medewerkers samen. Ben je dga van je eigen bv en heb je verder geen personeel, dan telt je eigen gebruikelijk loon ook mee. Ook dan heb je dus een vrije ruimte.
| Schijf loonsom | Percentage |
|---|---|
| Eerste € 400.000 | 2,00% |
| Boven € 400.000 | 1,18% |
Rekenvoorbeeld: loonsom van € 500.000
- 2,00% over de eerste € 400.000
- € 8.000
- 1,18% over de resterende € 100.000
- € 1.180
Uitkomst: € 9.180 vrije ruimte voor dat jaar
Wat gaat er wél en niet ten koste van je vrije ruimte?
Dit is waar de meeste fouten worden gemaakt. Lang niet alles wat je aan je personeel geeft, gaat ten koste van de vrije ruimte. Er zijn drie categorieën die eromheen lopen: gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en intermediaire kosten.
Gerichte vrijstellingen: buiten de vrije ruimte
Deze vergoedingen zijn onbelast zonder dat ze je vrije ruimte opsouperen, mits je binnen de normbedragen blijft.
- Reiskostenvergoeding tot € 0,25 per kilometer in 2026; zie reiskosten en kilometervergoeding
- Studiekosten en opleidingen die gericht zijn op het werk of de loopbaan; zie studiekosten aftrekken
- Zakelijke maaltijden bij overwerk of onderweg
- Gereedschap, computers en telefoons die noodzakelijk zijn voor het werk
- Verhuiskosten bij een zakelijke verhuizing
Nihilwaarderingen: op de werkplek
Voorzieningen die je op de werkplek zelf beschikbaar stelt, worden op nul gewaardeerd. Denk aan koffie en thee, de inrichting van de werkplek, en werkkleding die op kantoor blijft of een logo van minimaal 70 vierkante centimeter draagt.
Intermediaire kosten: eigenlijk jouw kosten
Schiet een medewerker iets voor dat eigenlijk een kostenpost van je bedrijf is, bijvoorbeeld printerpapier of de parkeerkosten van de bedrijfsauto, dan is dat geen loon. Je vergoedt gewoon je eigen kosten en de WKR komt er niet aan te pas.
Aanwijzen: de stap die vaak wordt vergeten
Een vergoeding valt niet vanzelf in de vrije ruimte. Je moet hem daar actief voor aanwijzen, en dat doe je uiterlijk op het moment dat je hem uitbetaalt of verstrekt. In de praktijk gebeurt dat door de post in je loonadministratie als eindheffingsloon te boeken.
Wijs je niets aan, dan is de vergoeding gewoon belast loon voor je medewerker. Die betaalt er dan loonheffing over en houdt netto veel minder over dan je bedoelde. Dit is de fout die het vaakst pas bij de jaarafsluiting boven water komt.
Overschrijding: 80 procent eindheffing
Kom je boven je vrije ruimte uit, dan betaal jij als werkgever 80 procent eindheffing over het bedrag dat eroverheen gaat. Die eindheffing komt voor jouw rekening, niet voor die van je medewerker, en je geeft hem aan in de aangifte loonheffingen.
Tachtig procent klinkt hoog en dat is het ook, maar reken het wel eerlijk door. Een netto-uitkering van dezelfde omvang via het gewone loon kost je in de hogere schijven al snel meer. De eindheffing is dus niet altijd de duurste route, alleen wel de route die je liever bewust kiest dan per ongeluk.
- Houd gedurende het jaar bij hoeveel vrije ruimte je hebt gebruikt, niet pas in december.
- Check per vergoeding of er een gerichte vrijstelling voor bestaat. Dan kost hij je geen vrije ruimte.
- Wijs alles wat je onbelast wilt geven expliciet aan als eindheffingsloon.
- Reken voor het kerstpakket of het personeelsfeest vooraf uit of je nog ruimte hebt.
- Verwerk een eventuele eindheffing in de aangifte loonheffingen over het eerste tijdvak van het volgende jaar.
En als je geen personeel hebt?
Ben je zzp'er met een eenmanszaak zonder medewerkers, dan geldt de WKR niet voor jou. Je bent geen werkgever en je betaalt jezelf geen loon; je neemt geld op als privéopname. Wat je zakelijk uitgeeft, loopt gewoon via de aftrekbare kosten.
Zodra je je eerste medewerker aanneemt verandert dat. Dan krijg je te maken met de loonadministratie, de loonheffingen en dus ook met de vrije ruimte.
Veelgestelde vragen
Hoeveel vrije ruimte heb ik in 2026?
2 procent over de eerste 400.000 euro fiscale loonsom en 1,18 procent over het bedrag daarboven. Bij een loonsom van 500.000 euro is dat 8.000 plus 1.180, dus 9.180 euro.
Wat gebeurt er als ik de vrije ruimte overschrijd?
Dan betaal je als werkgever 80 procent eindheffing over het bedrag dat eroverheen gaat. Die heffing komt voor jouw rekening, niet voor die van je medewerker, en geef je aan in de aangifte loonheffingen.
Valt een kerstpakket in de vrije ruimte?
Ja. Een kerstpakket is een verstrekking die je aanwijst als eindheffingsloon en die dus ten laste van je vrije ruimte komt. Er bestaat geen aparte vrijstelling voor.
Geldt de werkkostenregeling ook voor zzp'ers?
Nee, niet als je een eenmanszaak zonder personeel hebt. Je bent dan geen werkgever. Ben je dga van je eigen bv, dan telt je gebruikelijk loon wel mee als loonsom en heb je dus wel vrije ruimte.
Moet ik vergoedingen apart aanwijzen?
Ja. Een vergoeding valt niet automatisch in de vrije ruimte. Je wijst hem uiterlijk bij uitbetaling aan als eindheffingsloon in je loonadministratie. Doe je dat niet, dan is het belast loon voor je medewerker.
Bronnen
- Werkkostenregeling: vrije ruimte en eindheffingBelastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
