Eerste personeel aannemen: fiscale checklist
Geschreven door Ilias Aarrass7 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Vóór de eerste werkdag meld je je aan als werkgever, sluit je een schriftelijke arbeidsovereenkomst en stel je de identiteit vast met het originele document; het loonheffingennummer volgt in een week.
- Het wettelijk minimumuurloon is in 2026 € 14,71 per 1 januari en € 14,99 per 1 juli voor 21 jaar en ouder.
- Reken op 25 tot 35 procent bovenop het brutoloon aan werkgeverspremies, vakantiegeld en eventueel pensioenpremie.
- Bij ziekte betaal je twee jaar door, minimaal 70 procent van het loon; in het eerste jaar geldt het minimumloon als ondergrens.
- Controleer of een verplichte cao of bedrijfstakpensioenregeling in jouw branche van toepassing is.
Je onderneming groeit en je wilt je eerste medewerker aannemen. Een mooie stap, maar er komen verplichtingen bij kijken die je vooraf moet regelen, en kosten die hoger liggen dan het brutoloon dat je afspreekt. In dit artikel lees je wat je vóór de eerste werkdag geregeld moet hebben, wat een medewerker echt kost en welke maandelijkse verplichtingen erbij komen.
Wat moet je regelen voordat je iemand aanneemt?
Een aantal dingen moet geregeld zijn vóór de eerste werkdag, niet erna. Vooral de identiteitscontrole is streng: die doe je vóórdat het werk begint, met het originele document.
- Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst. Je krijgt een loonheffingennummer; zonder dat nummer kun je geen loonaangifte doen, ook niet voor een stagiair met een vergoeding.
- Stel een schriftelijke arbeidsovereenkomst op, met functie, uren, loon, proeftijd en of het bepaalde of onbepaalde tijd is.
- Controleer de identiteit met het originele identiteitsbewijs en bewaar een kopie in je administratie. Een rijbewijs volstaat hier niet.
- Vraag de loonheffingskorting-verklaring: past je medewerker de korting bij jou toe of bij een andere werkgever?
- Controleer of er een verplichte cao of bedrijfstakpensioenregeling geldt in jouw branche. Los daarvan geldt altijd het wettelijk minimumuurloon: voor 21 jaar en ouder € 14,71 per 1 januari 2026 en € 14,99 per 1 juli 2026.
- Regel een verzuimverzekering of reserveer voor loondoorbetaling bij ziekte. Als kleine werkgever betaal je twee jaar door.
Wat is loonheffing?
Als werkgever houd je loonheffing in op het salaris van je medewerker en draag je die af aan de Belastingdienst. Loonheffing bestaat uit loonbelasting, premies volksverzekeringen en bijdragen voor werknemersverzekeringen. Je doet hiervoor periodiek loonaangifte.
Welke kosten komen erbij?
Naast het brutoloon betaal je als werkgever extra lasten: werkgeverspremies, vakantiegeld en vaak een pensioenpremie. Reken daarom nooit met alleen het brutoloon. Als vuistregel liggen de werkelijke kosten 25 tot 35 procent hoger.
Rekenvoorbeeld: medewerker met € 3.000 bruto per maand
- Brutoloon per jaar
- € 36.000
- Vakantiegeld 8%
- € 2.880
- Werkgeverspremies, circa 20% over het loon
- € 7.776
Uitkomst: Circa € 46.700 per jaar, exclusief pensioenpremie, verzuimverzekering en de kosten van je salarisadministratie
Vergeet de vrije ruimte niet
Zodra je personeel hebt, krijg je te maken met de werkkostenregeling. In 2026 mag je 2 procent van de eerste 400.000 euro van je loonsom onbelast vergoeden of verstrekken, en 1,18 procent over het meerdere. Daarmee kun je bijvoorbeeld een kerstpakket of een fiets belastingvrij geven. Zie werkkostenregeling en vrije ruimte.
Eerst een zzp'er inhuren?
Veel ondernemers proberen de stap uit te stellen door iemand als zzp'er in te huren. Dat kan, maar alleen als die persoon echt zelfstandig is. Bepaal jij de werktijden en de manier van werken, dan is het een dienstverband en loop je het risico op naheffing van loonheffingen. Lees zzp'er inhuren of loondienst en schijnzelfstandigheid voordat je die route kiest.
Hoe regel je de salarisadministratie?
Een correcte salarisadministratie is verplicht en luistert nauw. Je berekent het nettoloon, de inhoudingen en de afdrachten, levert elke periode een loonstrook en doet loonaangifte. Die aangifte gaat per tijdvak, meestal per maand of per vier weken, en moet ook binnen als er niets te melden valt. Zie hoe de loonheffingen werken.
De meeste ondernemers besteden dit uit. Niet uit gemakzucht: de regels veranderen jaarlijks, een fout in de loonaangifte werkt door in de aangiftes daarna, en een medewerker die een verkeerde loonstrook krijgt merkt dat meteen.
Veelgestelde vragen
Wat moet ik regelen voordat mijn eerste medewerker begint?
Aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst voor een loonheffingennummer, een schriftelijke arbeidsovereenkomst, identiteitscontrole met het originele document vóórdat het werk begint, en de verklaring loonheffingskorting.
Wat kost een medewerker naast het brutoloon?
Reken op 25 tot 35 procent extra: werkgeverspremies, vakantiegeld en vaak pensioenpremie. Bij 3.000 euro bruto per maand kom je al snel op circa 46.700 euro per jaar uit, exclusief verzuimverzekering.
Hoelang moet ik loon doorbetalen bij ziekte?
Twee jaar, minimaal 70 procent van het loon; in het eerste jaar geldt het minimumloon als ondergrens. Voor een kleine werkgever is dat een groot risico, dus een verzuimverzekering is het overwegen waard.
Kan ik beter een zzp'er inhuren dan iemand aannemen?
Alleen als die persoon echt zelfstandig is: eigen klanten, eigen werkwijze, eigen risico. Bepaal jij de werktijden en de manier van werken, dan is het een dienstverband en riskeer je naheffing van loonheffingen.
Moet ik loonaangifte doen als er een maand niets gebeurt?
Ja. Zolang je een loonheffingennummer hebt, doe je elk tijdvak aangifte, ook als het bedrag nul is. Vergeten leidt tot een verzuimboete, net als bij de btw.
Wat is de vrije ruimte en heb ik die nodig?
De ruimte om onbelast dingen te vergoeden of te geven aan personeel: in 2026 2 procent van de eerste 400.000 euro loonsom. Handig voor een kerstpakket of een fiets. Ga je eroverheen, dan betaal je 80 procent eindheffing over het meerdere.
Bronnen
- Personeel in dienst nemen en aanmelden als werkgeverBelastingdienst · belastingdienst.nl
- Stappenplan voor het eerst personeel aannemenOverheid.nl · ondernemersplein.overheid.nl
- Bedragen minimumloon 2026Rijksoverheid · rijksoverheid.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
