Een stagiair aannemen als zzp'er: erkenning, vergoeding en loonaangifte
Geschreven door Ilias Aarrass6 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Een stagiair is geen werknemer, maar zodra je een stagevergoeding betaalt is dat loon voor de loonbelasting: je meldt je aan als werkgever en doet vanaf dat moment loonaangifte.
- Voor een mbo-stage moet je erkend leerbedrijf zijn; die erkenning is gratis en geldt daarna een aantal jaren.
- Een stagevergoeding is niet verplicht en het minimumloon geldt niet voor een echte stage.
- Voor de arbeidsomstandighedenwet is een stagiair gelijkgesteld aan een werknemer: veilige werkplek, instructie en beschermingsmiddelen.
- De subsidie praktijkleren geldt alleen bij een leerbaan met arbeidsovereenkomst, niet bij een gewone stage.
Werk je als zzp'er en groeit je agenda sneller dan je uren, dan is een stagiair vaak de eerste stap voordat je aan personeel denkt. Je haalt extra handen binnen, je leidt iemand op in jouw manier van werken en het is aanzienlijk minder ingrijpend dan een arbeidscontract. Toch is het niet vrijblijvend: voor mbo-stages moet je erkend leerbedrijf zijn, een stagevergoeding is fiscaal loon en je bent verantwoordelijk voor veilige werkomstandigheden. Dit artikel loopt langs wat je regelt vóór de eerste stagedag en wat er daarna maandelijks van je wordt verwacht.
Erkenning en de stageovereenkomst
Wil je een mbo-student begeleiden, dan moet je erkend leerbedrijf zijn. Die erkenning vraag je aan bij de samenwerkingsorganisatie voor beroepsonderwijs en bedrijfsleven; er komt een adviseur langs die kijkt of je het vak kunt overdragen en of de werkplek veilig is. De erkenning is gratis en geldt daarna een aantal jaren. Voor hbo- en universitaire stages is die erkenning meestal niet nodig; daar bepaalt de opleiding zelf de eisen.
De stage zelf leg je vast in een stageovereenkomst tussen drie partijen: de student, de onderwijsinstelling en jij. Daarin staan de leerdoelen, de periode, het aantal dagen, de begeleiding en een eventuele vergoeding. Gebruik het model van de opleiding en pas het niet stiekem aan; de school is medeverantwoordelijk en toetst of het echt om leren gaat.
Vergoeding: niet verplicht, wel gebruikelijk
Er is geen wettelijk verplichte stagevergoeding en het minimumloon geldt niet voor een echte stage. In veel branches ligt er wel een cao-afspraak of een gebruikelijk bedrag, in de praktijk vaak tussen de 250 en 500 euro per maand bij een volledige werkweek. Daarnaast mag je reiskosten onbelast vergoeden binnen de gebruikelijke kilometervergoeding, zie reiskosten en kilometervergoeding.
Fiscaal is een stagevergoeding loon voor de loonbelasting. Betaal je een vergoeding, dan meld je je aan als werkgever bij de Belastingdienst, vraag je een loonheffingennummer aan en doe je maandelijks of per vier weken loonaangifte. Voor stagiairs geldt daarbij een eigen regeling: je draagt in de regel geen premies werknemersverzekeringen af, omdat een stagiair niet als werknemer verzekerd is. De basis van dat systeem staat in loonheffingen.
| Vorm | Betaling | Jouw verplichtingen |
|---|---|---|
| Stage (leren staat voorop) | Vrijwillige vergoeding | Loonaangifte zodra je betaalt, geen minimumloon |
| Leerbaan met arbeidsovereenkomst | Salaris, minimaal het minimumloon | Volledige werkgeversverplichtingen, mogelijk subsidie praktijkleren |
| Gewoon dienstverband | Salaris volgens functie of cao | Volledige werkgeversverplichtingen, inclusief cao en verzuim |
Verzekering, veiligheid en aansprakelijkheid
Voor de arbeidsomstandighedenwet is een stagiair gelijkgesteld aan een werknemer. Je zorgt dus voor veilige werkomstandigheden, instructie en beschermingsmiddelen, en bij fysiek werk hoort daar een korte risico-inventarisatie bij. Bel je verzekeraar voordat de stage begint: veel bedrijfsaansprakelijkheidspolissen dekken schade veroorzaakt door een stagiair alleen als je die hebt gemeld, zie zakelijke verzekeringen.
Richting je klanten blijf jij verantwoordelijk voor het werk dat de stagiair aanraakt. Laat hem daarom niet zelfstandig eindproducten opleveren en controleer wat er de deur uit gaat. Dat is ook waarom je privé-aansprakelijkheid hier meespeelt: bij een eenmanszaak komt een claim uiteindelijk bij jou terecht.
Wat het je kost en oplevert
De stagevergoeding, de reiskostenvergoeding, werkkleding en materialen zijn gewone zakelijke kosten en dus aftrekbaar van je winst. Onderschat de tijd niet: goede begeleiding kost de eerste weken al snel een paar uur per week, en die uren factureer je niet. Tegelijk tellen ze wel gewoon mee voor je urenregistratie, want begeleiden is werk voor je onderneming.
Bied je een leerbaan aan waarbij de student bij jou in dienst komt, dan kun je in aanmerking komen voor de subsidie praktijkleren, die maximaal € 2.800 per gerealiseerde praktijkplaats per studiejaar bedraagt. Die subsidie geldt niet voor een gewone stage. Ga je die kant op, lees dan eerst je eerste personeel aannemen, want dan komen cao, verzuim en pensioen wél in beeld.
Veelgestelde vragen
Moet ik loonaangifte doen als ik geen vergoeding betaal?
Nee. Betaal je niets en vergoed je alleen werkelijke kosten zoals reiskosten binnen de onbelaste normen, dan is er geen loon en hoef je je niet als werkgever aan te melden. Betaal je wel een bedrag, dan begint de loonadministratie.
Kan ik een stagiair inzetten bij klanten op locatie?
Ja, mits de opleiding en de klant dat weten en er begeleiding aanwezig is. Leg in de stageovereenkomst vast dat werk op locatie voorkomt en check bij je klant of de veiligheidsinstructies daar geregeld zijn.
Mag ik een stagiair een concurrentiebeding opleggen?
Vrijwel nooit met succes. Een concurrentiebeding hoort bij een arbeidsovereenkomst en houdt bij een stage zelden stand. Een geheimhoudingsafspraak over klantgegevens is wel gebruikelijk en verstandig, zeker met het oog op de AVG.
Wat als de stage niet loopt?
Schakel de stagebegeleider van de opleiding in zodra je twijfelt, niet pas aan het eind. In de stageovereenkomst staat hoe je tussentijds kunt stoppen; dat gaat altijd in overleg met de school en de student.
Bronnen
- Stageplaats of leerbaan aanbiedenOverheid.nl · ondernemersplein.overheid.nl
- Subsidieregeling praktijklerenRVO · rvo.nl
- Aanmelden als werkgever voor de loonheffingenBelastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
