Boekhouding voor zzp'ers in de kapper- en beautybranche

Welk btw-tarief geldt voor welke behandeling?

Kappersdiensten vallen onder het verlaagde tarief van 9%. Knippen, wassen, föhnen, kleuren en permanenten: over die diensten reken je 9% btw. Dat verlaagde tarief is bedoeld voor het kappersvak zelf en geldt dus niet automatisch voor alles wat je in de salon doet.

Schoonheidsbehandelingen vallen onder het algemene tarief van 21%. Denk aan gezichtsbehandelingen, massages, wenkbrauwen, wimpers, nagels en pedicurebehandelingen zonder medische grondslag. Doe je beide, bijvoorbeeld als kapper die ook wenkbrauwen epileert, dan werk je dus met twee tarieven naast elkaar en moet je kassa of factuur dat netjes splitsen.

Producten doorverkopen: altijd 21%

Verkoop je shampoo, haarlak, huidverzorging of nagellak aan je klanten, dan reken je daarover 21% btw. Ook als de klant die producten afrekent samen met een knipbeurt van 9%. Op één bon staan dan twee tarieven, en in je btw-aangifte moet de omzet per tarief apart terugkomen.

De inkoop van die producten is gewoon zakelijk: de btw op je inkoopfacturen trek je af als voorbelasting. Let wel op het verschil tussen producten voor de verkoop en producten voor eigen gebruik in de salon. Beide zijn zakelijk, maar voor je voorraadbeheer en je marge wil je ze gescheiden houden.

Kasadministratie: hier kijkt de Belastingdienst naar

In de kapper- en beautybranche wordt nog relatief veel contant en per pin afgerekend zonder factuur. Juist daarom let de Belastingdienst bij deze branche scherp op de kasadministratie. Houd een kasboek bij waarin je dagelijks je contante ontvangsten en uitgaven noteert, en tel je kas regelmatig. Een kas die structureel niet aansluit op je kasboek is een klassieke aanleiding voor vragen.

Werk je met een kassasysteem of afsprakenapp, bewaar dan de dagafslagen en rapportages. Die vormen samen met je pinoverzichten en kasboek de basis van je omzetverantwoording. Gooi niets weg: de bewaarplicht van zeven jaar geldt ook voor kassarollen en digitale rapportages.

Kosten die je als kapper of beautyspecialist aftrekt

Je scharen, tondeuses, apparatuur, behandelstoel, producten, werkkleding met logo, vakopleidingen en de huur van je ruimte of stoel zijn zakelijke kosten. Duurdere apparatuur, zoals een behandelstoel of laserapparaat boven de 450 euro exclusief btw, schrijf je in meerdere jaren af. Investeer je in een jaar voor meer dan 2.900 euro, dan komt daar vaak de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek bovenop.

Voldoe je aan het urencriterium van 1.225 uur per jaar, dan heb je ook recht op de zelfstandigenaftrek van 1.200 euro en als starter mogelijk de startersaftrek van 2.123 euro. Behandeluren tellen mee, maar ook schoonmaken, inkopen, administratie en bijscholing.

De kleineondernemersregeling: aantrekkelijk, maar reken het na

Blijft je omzet onder de 20.000 euro per jaar, dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent dan geen btw en doet geen btw-aangifte. Voor een kapper aan huis met vooral particuliere klanten kan dat aantrekkelijk zijn: je wordt 9% goedkoper of houdt meer marge over. Maar je verliest ook de aftrek van voorbelasting op je inkopen en investeringen. Ga je binnenkort flink investeren in apparatuur of een eigen salon, dan pakt de KOR vaak juist nadelig uit.

Zo houd je het werkbaar

De rode draad in deze branche: splits je omzet per btw-tarief, houd je kas dagelijks bij en bewaar alles digitaal. Richt je kassasysteem of factuursjabloon één keer goed in met de juiste tarieven per dienst en product, en de rest van je administratie volgt vanzelf. Twijfel je over het tarief van een specifieke behandeling of over de KOR, laat het dan doorrekenen voordat je een keuze maakt die je een jaar lang vastzet.