Back-up en export van je boekhouding: zo blijf je erbij
Geschreven door Ilias Aarrass6 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
De bewaarplicht van zeven jaar, en tien jaar voor onroerende zaken, ligt bij jou en niet bij je softwareleverancier, dus exporteer per kwartaal je auditfile, facturen en bonnen en bewaar daarvan één kopie buiten je computer en je account.
- Maak de export vóór je een abonnement opzegt; daarna verdwijnt je toegang vaak binnen enkele maanden.
- Een cloudmap die automatisch synchroniseert is geen echte back-up: gijzelsoftware versleutelt die mee.
- Test één keer per jaar of je een factuur uit je kopie kunt openen; een ongeteste back-up is geen back-up.
- Leg vast wie bij je systemen en je bank kan als jij langdurig uitvalt.
Je boekhouding staat in de cloud, je bonnen in een app en je facturen in je mail. Dat werkt prima, tot het moment dat het niet werkt: je zegt je abonnement op, de leverancier stopt, je account wordt geblokkeerd of je laptop gaat kapot. De bewaarplicht blijft dan onverkort gelden, en die ligt bij jou en niet bij je softwareleverancier. In dit artikel staat welke exports je minimaal maakt, hoe vaak, waar je ze bewaart en hoe je regelt dat iemand anders erbij kan als jij er niet bent.
Jij bent verantwoordelijk, niet je pakket
De wet verplicht je om je administratie zeven jaar te bewaren, en voor gegevens over onroerende zaken tien jaar. Digitaal bewaren mag, mits de gegevens leesbaar blijven, niet zijn gewijzigd en binnen redelijke tijd beschikbaar zijn als de Belastingdienst erom vraagt. De details staan in bewaarplicht administratie. Waar die gegevens staan, maakt de wet niet uit: ze moeten er zijn.
Dat betekent dat je niet kunt verwijzen naar je leverancier. Zeg je je boekhoudpakket op, dan is je toegang vaak binnen enkele maanden weg, inclusief alle bonnen die je erin had gezet. Veel pakketten bieden dan wel een export, maar alleen zolang je abonnement loopt. Maak die export dus vóór je opzegt, en niet daarna.
| Export | Waarom |
|---|---|
| Auditfile (XAF) of volledige grootboekexport | dit is het bestand dat de Belastingdienst kan inlezen |
| Alle verkoopfacturen als pdf | je moet ze bewaren in de vorm waarin je ze verstuurde |
| Alle inkoopfacturen en bonnen als pdf of afbeelding | zonder bon geen aftrek en geen btw |
| Bankafschriften per jaar | banken bewaren ze meestal korter dan zeven jaar |
| Jaarstukken, aangiften en aanslagen | nodig bij vragen, bezwaar of een overname |
| Contracten, polissen en je urenregistratie | onderbouwing van aftrekposten en afspraken |
Een back-upritme dat je volhoudt
De bekende vuistregel werkt ook voor een eenmanszaak: bewaar drie kopieën, op twee verschillende soorten media, waarvan één buiten je huis of kantoor. In de praktijk is dat je boekhoudpakket, een map op je computer die automatisch naar een cloudopslag synchroniseert en een externe schijf die je elk kwartaal bijwerkt en elders bewaart. Dat laatste is wat je redt bij brand, diefstal of gijzelsoftware.
Koppel je back-up aan een moment dat je toch al hebt: de btw-aangifte. Na elke aangifte maak je een export en zet je die weg. Vier keer per jaar een kwartiertje, en je staat nooit meer met lege handen. Werk je maandelijks aan je administratie, lees dan ook een maandroutine voor je administratie.
Kwartaalroutine na de btw-aangifte
- Stap 1
- exporteer de auditfile of grootboekmutaties van het kwartaal
- Stap 2
- download de verkoop- en inkoopfacturen als pdf
- Stap 3
- sla alles op in een map met jaar en kwartaal in de naam
- Stap 4
- kopieer de map naar je externe schijf en naar je cloudopslag
- Stap 5
- open één willekeurig bestand om te controleren of de kopie werkt
Uitkomst: Die laatste stap is de belangrijkste: een back-up die je nooit hebt getest, is geen back-up. Controleer één keer per jaar of je ook echt een factuur uit de kopie kunt openen.
Veilig bewaren en de AVG
In je administratie staan gegevens van je klanten, en soms van je personeel. Dat maakt je back-up ook een privacyvraagstuk: je moet die gegevens beveiligen tegen verlies en tegen toegang door anderen. Versleutel daarom je externe schijf, gebruik tweestapsverificatie op je cloudopslag en bewaar de administratie niet in een map die je met iedereen deelt. Zie AVG en klantgegevens.
Bewaar geen gegevens langer dan nodig. Na zeven jaar mag je opruimen, en bij persoonsgegevens hoort dat ook. Zet daarom het jaar in je mapnamen, dan zie je in één oogopslag wat eruit kan. Bewaar wel langer wat je voor je eigen bedrijfsvoering nodig hebt, zoals de aanschafgegevens van bedrijfsmiddelen die je nog gebruikt.
Wie kan erbij als jij er niet bent?
Een back-up waar alleen jij bij kunt, lost maar de helft van het probleem op. Val je langdurig uit, dan moet iemand je facturen kunnen versturen, je btw-aangifte kunnen laten doen en bij je bankrekening kunnen. Leg daarom vast welke systemen er zijn, hoe je inlogt en wie wat mag. Een wachtwoordmanager met een noodtoegang voor één vertrouwenspersoon is daarvoor de eenvoudigste oplossing. Zie een noodplan als je uitvalt.
Hetzelfde geldt bij het overstappen naar een andere boekhouder of een ander pakket: vraag altijd om een volledige export en controleer die voordat je de oude omgeving afsluit. Welke bestanden je precies nodig hebt staat in overstappen van boekhouder en een boekhoudprogramma kiezen.
- Maak elk kwartaal een export en zet die op twee plekken.
- Houd één kopie offline, zodat gijzelsoftware er niet bij kan.
- Test één keer per jaar of je een bestand uit je back-up kunt openen.
- Leg vast wie bij je systemen kan als jij uitvalt.
- Exporteer altijd vóór je een abonnement opzegt, niet erna.
Veelgestelde vragen
Is mijn boekhoudpakket verantwoordelijk voor mijn bewaarplicht?
Nee, die verplichting ligt bij jou. Stopt je leverancier of zeg je op, dan moet je zelf zorgen dat je de gegevens zeven jaar beschikbaar houdt.
Welk exportformaat heb ik nodig?
Een auditfile (XAF) of een volledige grootboekexport is het belangrijkste, want die kan worden ingelezen. Bewaar daarnaast alle facturen en bonnen als pdf of afbeelding.
Mag ik papieren bonnen weggooien na het scannen?
Ja, als de scan volledig en leesbaar is en je hem zeven jaar bewaart. Houd de echtheid en de volledigheid van je scans in orde; daarover gaat het artikel over digitaal bewaren.
Hoe vaak moet ik een back-up maken?
Koppel het aan je btw-aangifte: dan doe je het vier keer per jaar op een moment dat je toch in je administratie zit. Werk je met veel transacties, dan is maandelijks beter.
Bronnen
- Administratie bewarenBelastingdienst · belastingdienst.nl
- Hoe bewaart u uw administratieBelastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
