Diensten ruilen met een andere ondernemer: leuk, maar wel factureren

Ruilen is twee keer leveren

Bij een ruil verricht ieder een prestatie en is de tegenprestatie van de ander de vergoeding. Beide ondernemers sturen dus een factuur voor de normale waarde van hun dienst, met btw, precies zoals bij een betalende klant. Vervolgens verreken je de facturen onderling; alleen een eventueel verschil wordt bijbetaald. Jouw factuur is omzet, de factuur van de ander is een kostenpost, en de btw op die inkoopfactuur trek je als voorbelasting weer af. Bij twee btw-plichtige ondernemers met gelijkwaardige diensten is de btw per saldo dus neutraal; het papierwerk is het punt, niet de heffing.

Welke waarde je op de factuur zet

Je factureert de waarde die je normaal voor deze dienst zou rekenen: je gebruikelijke uurtarief maal de uren, of je vaste projectprijs. Spreek vooraf af dat beide prestaties gelijkwaardig zijn, of leg vast wie wat bijbetaalt als dat niet zo is. Onrealistisch lage bedragen om 'het simpel te houden' zijn onverstandig: bij een controle wordt naar de werkelijke waarde gekeken, en een groot gat roept vragen op. Zie het als een gewone opdracht met een bijzondere betaalwijze, inclusief offerte of opdrachtbevestiging vooraf.

Waar het mis kan gaan

Drie valkuilen springen eruit:

• Niets vastleggen: zonder facturen is de ruil onzichtbaar, tot een controle de dienst bij één van beiden wél ziet en de ander omzet blijkt te missen.
• Ongelijke btw-posities: is één van beiden vrijgesteld of onder de KOR, dan kan die de btw van de ander niet aftrekken en wordt de ruil per saldo duurder; verreken dat in de afspraak.
• Privé-element: ruil je een zakelijke dienst tegen iets voor privé, dan is jouw kant gewoon belaste omzet, maar is de ontvangen prestatie geen zakelijke kostenpost.

Veelgestelde vragen