Betalingsherinnering en aanmaning: voorbeeldteksten die werken
Geschreven door Ilias Aarrass6 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Stuur een vriendelijke betalingsherinnering kort na de vervaldatum, rond twee weken later een aanmaning met een laatste termijn, en bij particulieren een veertiendagenbrief voordat je incassokosten rekent. In die brief noem je het exacte bedrag aan incassokosten: 15 procent over de eerste € 2.500, minimaal € 40.
- Een herinnering gaat uit van vergeten; een aanmaning stelt de klant formeel in gebreke.
- Bij particulieren mag je pas incassokosten rekenen na een veertiendagenbrief.
- De 14 dagen tellen vanaf de dag na ontvangst van de brief.
- Noem in elke brief factuurnummer, bedrag, vervaldatum en rekeningnummer.
Een factuur die over de vervaldatum is, voelt vervelend, maar meestal is er niets aan de hand: je klant is het gewoon vergeten. Een goede betalingsherinnering lost dat in de meeste gevallen binnen een paar dagen op, zonder de relatie te beschadigen. Blijft betaling uit, dan volgt een aanmaning en bij particulieren een veertiendagenbrief, de stap die nodig is voordat je incassokosten mag rekenen. In dit artikel lees je wanneer je welke stap zet, wat er in elke brief moet staan en krijg je drie voorbeeldteksten die je direct kunt aanpassen en versturen. Zo houd je je debiteuren netjes onder controle.
Het stappenplan in drie brieven
Een vaste volgorde voorkomt dat je gaat twijfelen of het te vroeg of te laat is. Een schema dat bij de meeste zzp'ers goed werkt:
| Moment | Brief | Toon |
|---|---|---|
| 1 tot 3 dagen na de vervaldatum | Betalingsherinnering | Vriendelijk, uitgaan van vergeten |
| Circa 14 dagen na de vervaldatum | Aanmaning | Zakelijk en duidelijk, met een nieuwe termijn |
| Na de aanmaning | Veertiendagenbrief (verplicht bij particulieren) | Formeel, met de incassokosten |
Voorbeeld 1: de vriendelijke herinnering
Kort, vriendelijk en met de factuur opnieuw als bijlage. Gebruik de naam van je contactpersoon en noem factuurnummer, bedrag en vervaldatum, zodat de klant niets hoeft te zoeken.
Voorbeeldtekst: 'Beste Mark, mogelijk is het aan je aandacht ontsnapt: factuur 2026-041 van € 1.210, met vervaldatum 10 oktober, staat nog open. Ik stuur hem voor het gemak opnieuw mee. Wil je het bedrag binnen 7 dagen overmaken naar NL00 BANK 0123 4567 89 onder vermelding van het factuurnummer? Heb je inmiddels betaald, dan kun je dit bericht als niet verzonden beschouwen. Met vriendelijke groet, Sara.'
Voorbeeld 2: de aanmaning
Reageert de klant niet, dan wordt de toon zakelijker. In een aanmaning zet je de klant officieel in gebreke: je noemt de vordering, geeft een laatste redelijke termijn en zegt wat er gebeurt als die verloopt.
Voorbeeldtekst: 'Geachte heer De Vries, ondanks onze herinnering van 13 oktober hebben wij de betaling van factuur 2026-041 van € 1.210 nog niet ontvangen. Wij verzoeken u het bedrag uiterlijk 31 oktober over te maken. Blijft betaling uit, dan zijn wij genoodzaakt verdere incassomaatregelen te nemen, waarvan de kosten voor uw rekening komen. Is er iets mis met de factuur, neem dan vóór die datum contact met ons op.'
Voorbeeld 3: de veertiendagenbrief
Is je klant een particulier, dan mag je pas incassokosten rekenen na een brief waarin je hem 14 dagen de tijd geeft om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst. In die brief noem je het exacte bedrag aan incassokosten. Volgens de wettelijke staffel is dat 15 procent over de eerste € 2.500, met een minimum van € 40. Meer over de regels lees je in betaaltermijn en incassokosten.
Voorbeeldtekst: 'Beste mevrouw Jansen, factuur 2026-052 van € 180 is nog niet betaald. U kunt het bedrag zonder extra kosten voldoen binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief. Betaalt u niet binnen die termijn, dan bent u daarnaast € 40 incassokosten verschuldigd.' Een zakelijke klant hoeft deze brief wettelijk niet te krijgen, maar netjes is het wel.
Zo voorkom je herinneringen
De beste herinnering is er een die je niet hoeft te sturen. Vraag bij grotere klussen een aanbetaling, factureer direct na oplevering, zet een betaallink op je factuur en spreek een korte termijn af in je algemene voorwaarden. Meer tips staan in debiteurenbeheer. Wordt er na de aanmaning nog steeds niet betaald, lees dan klant betaalt niet, wat nu.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning?
Een herinnering is een vriendelijk seintje dat een factuur openstaat. Een aanmaning is formeler: je stelt de klant in gebreke met een laatste termijn en kondigt vervolgstappen aan.
Mag ik kosten rekenen voor een herinnering?
Bij particulieren niet voordat de veertiendagenbrief is verstuurd en de termijn is verlopen. Bij zakelijke klanten hangt het af van je afspraken, maar meestal laat je de eerste herinnering kosteloos.
Mag een herinnering per e-mail?
Ja, ook de veertiendagenbrief mag digitaal, als de klant daarmee heeft ingestemd. Bewaar een kopie, zodat je kunt aantonen wanneer je hem verstuurde.
Bronnen
- Stappenplan: klant betaalt factuur nietOndernemersplein (KVK) · ondernemersplein.overheid.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
