Kosten doorbelasten aan je klant: hoe zit het met de btw?

Doorbelaste kosten horen bij je dienst

Bereken je kosten door die je voor je eigen opdracht hebt gemaakt, dan zijn die kosten onderdeel van je vergoeding. Je factureert ze dus tegen het btw-tarief van je eigen dienst, ongeacht welk tarief er op de bon stond. Reis je met de trein naar een klant en breng je dat treinkaartje in rekening, dan ging er 9 procent btw over dat kaartje, maar bereken je het door met 21 procent als je dienst onder dat tarief valt. Datzelfde geldt voor materiaal, printkosten of een overnachting.

De btw op de originele bon vraag je gewoon terug als voorbelasting, voor zover je aftrekrecht hebt. Je verdient of verliest dus niets op het tariefverschil: je draagt af over het bedrag dat je je klant in rekening brengt.

Wanneer is het een doorlopende post?

Soms schiet je een bedrag voor dat eigenlijk van je klant is. Denk aan griffierechten, een inschrijving bij de Kamer van Koophandel of een leges die op naam van je klant staat. Staat de factuur op naam van de klant, betaal je alleen namens hem en boek je het bedrag via een tussenrekening zonder er iets bij te tellen, dan is het een doorlopende post. Die blijft buiten de btw: je berekent er geen btw over en je trekt er zelf ook geen btw op af. Zet zo'n post apart op je factuur, onder je eigen honorarium en buiten de btw-berekening.

Reiskosten en kilometers

Rijd je met je eigen auto naar een klant en spreek je een kilometervergoeding af, dan is die vergoeding voor de btw onderdeel van je dienst: je berekent er het tarief van je dienst over. Het bedrag dat je per kilometer afspreekt, mag je zelf bepalen; de fiscale kilometervergoeding van 23 cent is een grens voor wat je onbelast van je winst mag aftrekken en niet een maximum voor wat je je klant mag rekenen. Leg de afspraak vast, want discussies over reistijd en kilometers zijn een klassieke bron van onbetaalde facturen.

Wat zet je op de factuur?

Specificeer doorbelaste kosten als aparte regels, met een korte omschrijving en het aantal. Dat voorkomt vragen en maakt je factuur controleerbaar. Bewaar de onderliggende bonnen bij de factuur in je administratie; bij een controle wil de Belastingdienst kunnen zien dat de doorbelaste bedragen echt zijn gemaakt. Reken je een opslag op inkoopprijzen, dan is dat gewoon omzet en hoef je de inkoopprijs niet te tonen.

Wat is verstandig om te doen?

Spreek vooraf af welke kosten je doorbelast en tegen welk bedrag, en zet dat in je offerte of algemene voorwaarden. Klanten reageren zelden slecht op doorbelaste kosten die ze hebben zien aankomen, en vaak slecht op verrassingen achteraf. Weet je niet of iets een doorlopende post is of gewoon onderdeel van je dienst, leg het dan aan ons voor voordat je factureert; achteraf corrigeren betekent een creditfactuur.