Kosten doorbelasten aan je klant: hoe zit het met de btw?
Geschreven door Ilias Aarrass6 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Doorbelaste kosten horen bij jouw prestatie, dus je rekent er het btw-tarief van je eigen dienst over: een adviseur factureert een treinkaartje met 9 procent btw door met 21 procent.
- Neem altijd het bedrag exclusief btw van de bon over; doe je dat niet, dan bereken je btw over btw en factureer je te veel.
- Een doorlopende post is een bedrag dat je voorschiet in naam en voor rekening van je klant, met de factuur op zijn naam: daarover reken je geen btw en vraag je geen voorbelasting terug.
- Btw op eten en drinken in een horecagelegenheid blijft uitgesloten van aftrek, ook als je die kosten volledig doorbelast.
Je koopt materiaal voor een klus, betaalt parkeergeld bij een klant of boekt een treinkaartje voor een opdracht. Die kosten wil je doorbelasten. De vraag is dan: neem je het bedrag over van de bon inclusief het btw-tarief dat daarop stond, of reken je jouw eigen tarief? In de meeste gevallen is het antwoord het tweede, en dat verrast mensen.
De hoofdregel: jouw tarief, niet dat van de bon
Belast je kosten door, dan maken ze onderdeel uit van jouw prestatie aan je klant. Het btw-tarief van jouw dienst geldt dan over het hele bedrag, inclusief de doorbelaste kosten. Het tarief dat op de originele bon stond, doet niet meer ter zake.
Een voorbeeld maakt het concreet. Je bent adviseur en reist met de trein naar een klant. Op dat treinkaartje zat 9 procent btw. Belast je die reiskosten door, dan reken je er 21 procent over, want jouw advieswerk valt onder 21 procent. Je vraagt de 9 procent op het kaartje gewoon terug als voorbelasting.
Treinkaartje doorbelasten
- Treinkaartje
- € 32,70 incl. 9% btw
- Je vraagt terug als voorbelasting
- € 2,70
- Je zet op de factuur
- € 30,00 excl. btw
- Daarover reken je jouw tarief
- 21% = € 6,30
Uitkomst: je klant betaalt € 36,30 en jij houdt er niets aan over of tekort
De uitzondering: doorlopende posten
Er is één situatie waarin je de kosten wél één op één doorgeeft: de doorlopende post. Daarvan is sprake als je een bedrag voorschiet dat eigenlijk van je klant is, in naam en voor rekening van die klant. Koop je een dienst in en verkoop je die in eigen naam door, dan gelden andere regels; zie btw bij doorverkoop van diensten.
Kenmerkend is dat de factuur of de heffing op naam van je klant staat, niet op die van jou. Denk aan griffierechten, leges bij de gemeente of een KvK-inschrijving die je voor een klant regelt. Je boekt dat bedrag niet als kosten en niet als omzet: het loopt alleen door je administratie heen.
| Doorbelaste kosten | Doorlopende post | |
|---|---|---|
| Factuur staat op naam van | Jou | Je klant |
| Btw-tarief | Dat van jouw dienst | Geen btw |
| Voorbelasting terugvragen | Ja | Nee |
| Telt mee in je omzet | Ja | Nee |
Wat er niet doorbelast mag worden
Je mag de kosten wel doorbelasten, maar de btw daarop niet altijd terugvragen. Bij eten en drinken in de horeca is de voorbelasting uitgesloten, ook als je die lunch met een klant volledig doorbelast. Je rekent dan wel gewoon btw over het doorbelaste bedrag.
Dat voelt scheef en dat is het ook: je draagt btw af die je niet hebt kunnen terugvragen. Reken die kosten daarom bruto door, of neem ze op in je tarief. Zie uit eten met je klant en btw op een hotelovernachting.
Zet het op je factuur en in je voorwaarden
Discussies over doorbelaste kosten gaan zelden over de btw en bijna altijd over de verwachting. Spreek vooraf af welke kosten je doorbelast en tegen welk tarief, en leg dat vast in je algemene voorwaarden of je offerte.
- Specificeer doorbelaste kosten als aparte regel op je factuur, niet verstopt in je uurtarief
- Vermeld doorlopende posten apart en zonder btw, met de reden erbij
- Bewaar de originele bon bij je administratie, ook als je hem doorbelast
- Reken je een opslag over doorbelaste kosten, meld dat dan vooraf
Veelgestelde vragen
Welk btw-tarief geldt bij doorbelaste kosten?
Het tarief van jouw eigen dienst, niet dat van de originele bon. Belast een adviseur een treinkaartje door waarop 9 procent zat, dan reken je daar 21 procent over, omdat je advieswerk onder 21 procent valt.
Wat is een doorlopende post?
Een bedrag dat je voorschiet in naam en voor rekening van je klant, waarbij de factuur of heffing op naam van die klant staat. Denk aan griffierechten of gemeentelijke leges. Daarover reken je geen btw en je vraagt ook geen voorbelasting terug.
Neem ik het bedrag inclusief of exclusief btw over?
Exclusief. Neem je het bedrag inclusief btw over en reken je daar je eigen tarief overheen, dan bereken je btw over btw en factureer je je klant te veel.
Mag ik de btw op een doorbelaste lunch terugvragen?
Nee. Voor eten en drinken die je ter plekke in de horeca nuttigt geldt een aftrekuitsluiting, ook als je de kosten volledig doorbelast. Je rekent wel gewoon btw over het doorbelaste bedrag.
Bronnen
- Waarover bereken je geen btw: doorlopende postenBelastingdienst · belastingdienst.nl
- De btw-tarieven 21, 9 en 0 procentBelastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
