Ov en treinreizen zakelijk aftrekken: kosten, btw en bewijs

Werkelijke kosten, geen vast bedrag per kilometer

Met je privéauto voer je € 0,25 per zakelijke kilometer op. Voor het openbaar vervoer geldt dat niet: daar trek je de werkelijke kosten volledig af, of het nu gaat om losse kaartjes, een abonnement, een taxirit of een deelfiets bij het station. Het verschil met andere vervoersmiddelen lees je in reiskosten en kilometervergoeding.

Zakelijk zijn alle reizen die je voor je onderneming maakt: naar een klant of opdrachtgever, naar een vaste werkplek buiten je woning zoals een flexplek, naar een netwerkbijeenkomst, een cursus of een leverancier. Een dagje uit, familiebezoek of de reis naar je vakantieadres blijven privé, ook als je onderweg je mail bijwerkt. Werk je vanuit huis, dan is elke rit naar een klant een zakelijke reis.

Btw: 9 procent op personenvervoer

Op personenvervoer geldt het verlaagde btw-tarief van 9 procent: trein, bus, tram, metro en ook de taxi. Die btw trek je als voorbelasting af in je btw-aangifte, zie welk btw-tarief geldt. Je hebt daarvoor een factuur of bon nodig waarop de btw staat. Voor bedragen tot € 100 volstaat een vereenvoudigde factuur, zoals een e-ticket of kassabon; wat er precies op moet staan, lees je in eisen aan een inkoopfactuur.

Bij internationale treinreizen gelden andere btw-regels, en op het ticket staat vaak geen Nederlandse btw. Neem alleen btw als voorbelasting mee als die als Nederlandse btw op je factuur staat. Blijf je een nacht over, dan lees je in btw op een hotelovernachting hoe dat werkt. Gebruik je de kleineondernemersregeling, dan vraag je geen btw terug en trek je het volledige bedrag inclusief btw af als kosten.

Zakelijke ov-kaart of reizen op eigen naam

Vervoerders en mobiliteitsaanbieders bieden zakelijke ov-kaarten aan, zoals de NS Business Card. Je ontvangt dan elke maand één factuur op naam van je onderneming, met alle ritten en de btw overzichtelijk bij elkaar. Reis je vaak, dan scheelt dat veel zoekwerk. De vaste kosten van de kaart zelf zijn ook aftrekbaar; maak je er af en toe een privéreis mee, dan corrigeer je dat deel.

Reis je weinig, dan is een persoonlijke ov-chipkaart of contactloos inchecken met je betaalpas prima, zolang je het reisoverzicht downloadt. Gebruik bij voorkeur een betaalpas van je zakelijke rekening als je bank en de vervoerder dat ondersteunen: dan staat elke zakelijke rit meteen in je bankadministratie.

Gemengd gebruik en je rittenverslag

Gebruik je een abonnement zowel zakelijk als privé, dan trek je alleen het zakelijke deel af, voor de inkomstenbelasting én voor de btw. Dat deel onderbouw je met een eenvoudig rittenverslag: datum, traject, klant of doel van de reis en het bedrag. Aan het eind van het jaar bepaal je zo welk percentage van je reizen zakelijk was. Bewaar het verslag bij je andere stukken, zie bonnetjes en facturen digitaal bewaren.

Reken je je reiskosten door aan een klant, dan wordt het anders. Die kosten horen dan bij je eigen dienst en je rekent het btw-tarief dat voor die dienst geldt, meestal 21 procent, niet de 9 procent van het vervoer. Hoe je dat netjes op je factuur zet, lees je in kosten doorbelasten aan je klant.

Veelgestelde vragen