Aftrekposten die zzp'ers vaak vergeten: de checklist

Kleine terugkerende kosten

Bankkosten van je zakelijke rekening, transactiekosten van je betaalprovider, je boekhoudsoftware, opslag in de cloud, je domeinnaam en hosting: stuk voor stuk kleine bedragen die maandelijks terugkomen en volledig aftrekbaar zijn. Zet ze één keer als terugkerende post in je administratie en je mist ze nooit meer. Let bij buitenlandse diensten wel op dat je de echte facturen bewaart, niet alleen de afschrijving op je rekening.

Ook vaak vergeten: contributies van beroepsverenigingen, vakliteratuur en abonnementen op vakbladen of kennisplatforms. Zolang ze aantoonbaar met je onderneming te maken hebben, zijn ze aftrekbaar.

Kilometers die je niet noteert, bestaan niet

De rit naar een klant staat meestal wel in de administratie. Maar de kilometers naar een netwerkborrel, een leverancier, de bouwmarkt, een cursus of een kennismakingsgesprek dat op niets uitliep? Ook dat zijn zakelijke kilometers tegen 0,25 euro per kilometer in 2026. Bij twee vergeten ritten per week loopt dat over een jaar al snel in de honderden euro's. Noteer elke zakelijke rit direct, of gebruik een app die het voor je bijhoudt.

Reis je met het openbaar vervoer of de fiets voor je werk, dan zijn ov-kosten volledig aftrekbaar en mag je voor de fiets ook kosten opvoeren. Parkeerkosten tijdens zakelijke afspraken tellen eveneens mee.

Zakelijke etentjes, congressen en representatie

Kosten voor zakelijke lunches en diners, congressen, seminars en studiereizen zijn beperkt aftrekbaar: je mag 80% van deze kosten aftrekken van je winst. De btw op eten en drinken in de horeca is niet aftrekbaar, maar de kosten zelf dus grotendeels wel. Veel zzp'ers boeken deze posten helemaal niet omdat ze de regels ingewikkeld vinden, en laten daarmee aftrek liggen. Bewaar de bon, noteer met wie en waarom je daar zat, en boek de post.

Opleidingen, cursussen en coaching

Scholing die je kennis en vaardigheden voor je huidige onderneming op peil houdt of verdiept, is zakelijk aftrekbaar. Denk aan een vakcursus, een certificering, een masterclass of zakelijke coaching. Ook de reiskosten ernaartoe en eventueel studiemateriaal tellen mee. Opleidingen voor een compleet ander beroep vallen er buiten, maar de grens ligt ruimer dan veel ondernemers denken.

Gemengde kosten: het zakelijke deel telt

Gebruik je iets zowel privé als zakelijk, dan mag je het zakelijke deel aftrekken. Je telefoonabonnement, je internetverbinding thuis, soms zelfs je energiekosten als je veel apparatuur draait: maak een redelijke schatting van het zakelijke gebruik en leg vast hoe je daaraan komt. Ook de btw op deze kosten trek je naar rato af. Een onderbouwde verdeling van bijvoorbeeld 70% zakelijk is prima; een greep uit de lucht zonder onderbouwing niet.

Tot slot de grootste vergeten post van allemaal: kosten die je privé hebt voorgeschoten. Een zakelijke aankoop met je privérekening of privé-pinpas is gewoon aftrekbaar, mits je de bon bewaart en de uitgave in je administratie als privéstorting verwerkt. Loop aan het einde van elk kwartaal je privéafschriften even na op zakelijke uitgaven; het levert bijna altijd wat op.