Zakenreis naar het buitenland: welke kosten trek je af en wat doe je met de btw?

Reizen, overnachten en eten: drie regels

Je reiskosten zijn volledig aftrekbaar: vliegticket, internationale trein, taxi ter plaatse, huurauto en parkeren. Op internationaal personenvervoer zit geen Nederlandse btw, dus daar valt niets terug te vragen. Rijd je met je privéauto naar het buitenland, dan geldt gewoon € 0,25 per kilometer, ook over de grens; zie reiskosten en kilometervergoeding.

Je overnachting bij een klantbezoek of opdracht is ook volledig aftrekbaar van je winst. Reis je voor een congres, seminar of studiereis, dan vallen je reis- en verblijfkosten juist onder de beperkt aftrekbare kosten; zie beurs- en congreskosten aftrekken. Op de rekening staat wel buitenlandse btw, en die haal je niet uit je Nederlandse aangifte; daarvoor bestaat een aparte route, zie de volgende paragraaf. Eten en drinken onderweg zijn gemengde kosten: voor de inkomstenbelasting trek je 80 procent af, of je gebruikt de drempelmethode met een drempel van € 5.700 in 2026. Zie uit eten met je klant.

Buitenlandse btw: niet in je aangifte, wel terug te vragen

Btw die je in Duitsland, België of Spanje hebt betaald, hoort niet thuis in je Nederlandse btw-aangifte. Zet je hem daar toch in, dan krijg je die correctie vroeg of laat terug. In plaats daarvan dien je één keer per jaar een EU-teruggaafverzoek in via Mijn Belastingdienst Zakelijk, uiterlijk op 30 september van het jaar erna. De ondergrenzen en het stappenplan staan in btw terugvragen uit een ander EU-land.

Koop je in het buitenland een dienst van een ondernemer, bijvoorbeeld standhuur of een adviseur, dan is die dienst vaak belast in Nederland en verlegt de leverancier de btw naar jou. Je geeft die btw dan zelf aan in je aangifte en trekt hem in dezelfde aangifte weer af. Zie btw op facturen van buitenlandse leveranciers en btw verleggen.

Zakelijk, privé of allebei

Een reis die vooral vakantie is met één afspraak erin, is privé. Andersom mag je bij een zakenreis met een vrij weekend eraan vastgeplakt gewoon je zakelijke deel aftrekken: de heen- en terugreis en de nachten die bij het werk horen. Reis je met je partner mee, dan zijn diens kosten privé, ook als jullie dezelfde kamer delen; alleen het deel dat jij sowieso had gemaakt is zakelijk. Hoe je zo'n gemengde reis precies splitst, met een rekenvoorbeeld, lees je in zakenreis combineren met vakantie.

Zorg voor bewijs dat de reis zakelijk was: de uitnodiging of het programma, je agenda met afspraken, correspondentie met de klant en eventueel een kort verslag. Zonder dat is het bij een controle jouw woord tegen een lege agenda. Bewaar de stukken digitaal bij de bonnen, zie bonnetjes en facturen digitaal bewaren.

Ga je in een ander EU-land ook echt werken, bijvoorbeeld op een bouwplaats of bij een klant op locatie, vraag dan een A1-verklaring aan. Die laat zien dat je in Nederland verzekerd bent en wordt bij controles ter plaatse als eerste gevraagd. Zie de A1-verklaring.

Veelgestelde vragen