Beurs of congres: standhuur volledig aftrekbaar, je congreskaartje niet

Zelf op de beurs staan: volledig aftrekbaar

Huur je een standplaats om je werk te laten zien en klanten te spreken, dan zijn dat verkoop- en reclamekosten. Volledig aftrekbaar dus: de standhuur, de inschrijving, het bouwen en inrichten van de stand, banners en drukwerk, de verhuur van meubilair en apparatuur en de kosten van iemand die je inhuurt om mee te staan. De btw op die facturen trek je gewoon af, voor zover je belaste omzet hebt.

Let op de btw bij buitenlandse beurzen: staat er op de factuur van de organisator geen btw met de vermelding verlegd, dan geef je die btw zelf aan in je aangifte en trek je hem in dezelfde aangifte weer af. Zie btw op facturen van buitenlandse leveranciers. Weggevertjes die je op je stand uitdeelt, zijn relatiegeschenken met hun eigen regels, zie relatiegeschenken.

Naar een congres of seminar: de 80-procentregel

Congressen, seminars, symposia, excursies en studiereizen vallen onder de beperkt aftrekbare kosten, net als zakelijke etentjes en representatie. Voor de inkomstenbelasting mag je 80 procent van die kosten aftrekken, of je past de drempelmethode toe: dan trek je alleen het bedrag boven de drempel af, in 2026 € 5.700. Voor de meeste zzp'ers is de 80-procentmethode gunstiger, zie uit eten met je klant.

Belangrijk: de beperking geldt niet alleen voor het toegangskaartje, maar ook voor de reis- en verblijfkosten die met het congres samenhangen. Je treinkaartje naar een seminar en de hotelovernachting erbij zitten dus in dezelfde beperkte pot. Dat is anders dan bij een gewone zakenreis naar een klant: die reis- en verblijfkosten zijn wél volledig aftrekbaar, zie zakenreis naar het buitenland.

Opleiding of congres: het scheelt

Een echte opleiding of cursus die je vakkennis op peil houdt, is volledig aftrekbaar. Een congres of seminar valt onder de beperkte aftrek. Het verschil zit in de vorm: bij een opleiding sta je ingeschreven, volg je een programma en is er meestal een toets of certificaat; bij een congres luister je naar sprekers en netwerk je. Zie studiekosten en opleidingen aftrekken.

Bij een gecombineerd programma splits je de kosten: het cursusdeel volledig, het congresdeel beperkt. Vraag de organisator om een gespecificeerde factuur, dan hoef je die verdeling niet zelf te verdedigen bij een controle.

Wat je bewaart

Bewaar naast de facturen ook het programma of de uitnodiging, en noteer kort wat je doel was en wie je hebt gesproken. Bij een beurs zijn de badge, de standovereenkomst en de leads die je hebt opgehaald mooi bewijs dat het om klantenwerving ging. Zonder die context is een congresbon in januari niet te onderscheiden van een weekendje weg. Zie bonnetjes en facturen digitaal bewaren.

Neem je een klant of relatie mee, dan blijft zijn deel gewoon binnen dezelfde beperking vallen. Gaat je partner mee zonder zakelijke rol, dan zijn diens kosten privé, ook als jullie samen reizen en overnachten.

Veelgestelde vragen