Buitenlandse btw terugvragen: het EU-teruggaafverzoek
Geschreven door Ilias Aarrass5 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Btw uit een ander EU-land vraag je terug via een apart EU-teruggaafverzoek bij de Belastingdienst: minimaal € 50 per jaar of € 400 per kwartaal, uiterlijk 30 september van het volgende jaar.
- Buitenlandse btw hoort niet in je Nederlandse aangifte; doe je dat toch, dan volgt bij een controle een naheffing.
- De inloggegevens voor het teruggaafportaal vraag je eenmalig aan en dat duurt een paar weken, dus regel het ruim voor de deadline.
- Elk land beslist volgens eigen regels wat aftrekbaar is; reken op een behandeltermijn van ongeveer vier maanden.
- Val je onder de kleineondernemersregeling of hoort de uitgave bij vrijgestelde omzet, dan is er geen recht op teruggaaf.
Tanken in België, een hotel in Duitsland, een beurs in Frankrijk of gereedschap dat je ter plekke koopt: op die facturen staat buitenlandse btw. Die mag je niet in je gewone btw-aangifte opnemen, want je vraagt daar alleen Nederlandse btw mee terug. Toch is het geld niet weg. Voor btw die je in een ander EU-land hebt betaald, bestaat een aparte procedure die je gewoon vanuit Nederland doorloopt. Veel zzp'ers weten dat niet en laten elk jaar een paar honderd euro liggen. Dit artikel legt uit hoe het werkt, welke bedragen en termijnen gelden en wanneer het de moeite niet is.
Wanneer je met buitenlandse btw zit
De hoofdregel bij diensten tussen ondernemers is dat de btw wordt verlegd naar de afnemer; dan staat er geen buitenlandse btw op je factuur en is er niets terug te vragen. Buitenlandse btw houd je over bij uitgaven die ter plaatse worden verbruikt en waarvoor de verleggingsregeling niet geldt. Denk aan brandstof, tol, parkeren, hotelovernachtingen, toegang tot een beurs of congres, en materiaal dat je in een lokale bouwmarkt afrekent.
Let op het verschil met inkopen die je naar Nederland haalt. Koop je goederen bij een EU-leverancier die ze naar jou verzendt, geef dan je btw-nummer op; die levering hoort zonder btw op de factuur en verwerk je als intracommunautaire verwerving in je gewone aangifte. Staat er tóch btw op, vraag dan eerst om een correctie, want dat is sneller en zekerder dan een teruggaafverzoek.
Zo dien je het verzoek in
Het verzoek dien je in bij de Nederlandse Belastingdienst, die het doorstuurt naar het land waar je de btw hebt betaald. Je hebt daarvoor eenmalig inloggegevens nodig voor het portaal Teruggaaf van btw uit andere EU-landen; die vraag je aan bij de Belastingdienst en dat duurt een paar weken. Regel dat dus ruim vóór de deadline en niet in september.
- Vraag inloggegevens aan voor het EU-teruggaafportaal; doe dit ruim op tijd.
- Verzamel de facturen per land en per jaar, met btw-bedrag en de aard van de uitgave.
- Vul per land een verzoek in en kies de juiste uitgavecodes, zoals brandstof of logies.
- Voeg scans toe van facturen boven de grens die het betreffende land stelt.
- Dien uiterlijk 30 september in, in het jaar ná het jaar waarin je de btw betaalde.
Bedragen, termijnen en de kleine lettertjes
Je kunt per kalenderjaar indienen of per kwartaal. Bij een verzoek over een heel jaar geldt een ondergrens van € 50; dien je per kwartaal in, dan ligt de grens op € 400. De deadline is hard: 30 september van het volgende jaar, zonder verlenging. Een verzoek dat op 1 oktober binnenkomt, wordt niet behandeld en dat geld is dan echt weg.
Elk land beslist zelf volgens zijn eigen regels wat aftrekbaar is, en dat wijkt af van Nederland. Duitsland kent bijvoorbeeld ruimere aftrek op hotelkosten dan wij, terwijl representatie en horeca in veel landen juist beperkt of uitgesloten zijn. Wordt je verzoek afgewezen, dan loopt bezwaar via de regels van dat land en niet via de Nederlandse Belastingdienst. Reken op een behandeltermijn van vier maanden, langer als er vragen worden gesteld.
Een bouwer met werk in Duitsland
- Brandstof en tol
- € 2.400 inclusief 19% Duitse btw
- Hotelovernachtingen
- € 1.800 inclusief btw
- Materiaal bij een lokale groothandel
- € 1.100 inclusief btw
- Totaal terug te vragen btw
- circa € 850
Uitkomst: Ruim boven de jaargrens van € 50, dus één verzoek per jaar volstaat. Wie dit drie jaar laat liggen, is meer dan tweeduizend euro kwijt, en het oudste jaar is dan al verlopen.
Buiten de EU en de administratie eromheen
Betaalde je btw buiten de EU, bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland, dan geldt deze procedure niet. Je dient dan rechtstreeks in bij de belastingdienst van dat land, vaak op papier, met eigen termijnen en soms een verklaring van ondernemerschap van de Nederlandse Belastingdienst. Bij kleine bedragen is dat het zelden waard; bij structureel werk over de grens wel.
Zorg hoe dan ook dat je deze facturen apart houdt in je administratie. Boek buitenlandse btw nooit als voorbelasting in je gewone aangifte, want dan trek je btw af die je niet mag aftrekken en dat leidt bij een controle direct tot een naheffing. Zet ze in een aparte map of grootboekrekening, dan is het verzoek in september een kwestie van uploaden. Zie ook importeren van buiten de EU en btw bij klanten in het buitenland.
Veelgestelde vragen
Mag ik buitenlandse btw gewoon in mijn Nederlandse aangifte terugvragen?
Nee. In je Nederlandse aangifte vraag je alleen Nederlandse btw terug. Buitenlandse btw loopt via het aparte EU-teruggaafverzoek. Doe je het toch, dan trek je te veel voorbelasting af en volgt bij een controle een naheffing met rente.
Hoeveel moet ik minimaal terugvragen?
Voor een verzoek over een heel kalenderjaar is de ondergrens € 50, voor een kwartaalverzoek € 400. Kom je daar niet aan, dan kun je niet indienen. Sparen over meerdere jaren kan niet: elk jaar heeft zijn eigen deadline van 30 september.
Hoelang duurt de behandeling?
Reken op vier maanden na indiening, en langer als het betreffende land aanvullende vragen stelt of scans opvraagt. Je krijgt bericht van de buitenlandse belastingdienst, in de taal van dat land of in het Engels.
Geldt dit ook voor btw op mijn hotel tijdens een zakelijke beurs?
Ja, logies en toegangskaarten zijn typische posten voor een teruggaafverzoek. Wel beslist het land van bestemming of die kosten daar aftrekbaar zijn; in sommige landen is horeca uitgesloten terwijl overnachting wel meetelt. Zie ook btw op een hotelovernachting voor de Nederlandse regels.
Bronnen
- Btw terugvragen uit andere EU-landenBelastingdienst · belastingdienst.nl
- Drempelbedragen en termijn van het teruggaafverzoekBelastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
