Boekhouding voor zzp-koeriers en pakketbezorgers: bus, btw en zelfstandigheid

De bus: het hart van je administratie

De meeste koeriers rijden een bestelbus op de zaak. Die heeft fiscaal een paar voordelen die een personenauto mist: het lage motorrijtuigenbelastingtarief voor ondernemers, recht op investeringsaftrek en de mogelijkheid om bijtelling te voorkomen met de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik. De voorwaarden en de bpm-regels staan in bestelauto kopen als ondernemer. Rij je een elektrische bus, lees dan ook laadpaal en laadkosten zakelijk.

Bezorg je met je privéauto, dan trek je geen werkelijke kosten af maar € 0,25 per zakelijke kilometer. Bezorg je maaltijden of pakketjes op de fiets, dan is een elektrische fiets een gewoon bedrijfsmiddel, zie fiets van de zaak voor zzp'ers. Verkeersboetes zijn in alle gevallen niet aftrekbaar, ook niet als je ze kreeg tijdens een drukke route.

Btw: 21 procent op elke route

Goederenvervoer valt onder het algemene btw-tarief van 21 procent. Het verlaagde tarief van 9 procent geldt alleen voor personenvervoer, zoals bij een taxichauffeur, en dus niet voor pakketten. Omdat je opdrachtgevers bijna altijd bedrijven zijn, maakt dat voor hen weinig uit: zij trekken de btw weer af. Voor jou betekent het dat je elk kwartaal een flink bedrag afdraagt, verminderd met de btw op je bus en brandstof.

Rij je voor een opdrachtgever in België of Duitsland, dan verleg je de btw meestal naar die klant en meld je de omzet in de opgaaf intracommunautaire prestaties, zie btw bij klanten in het buitenland. In de startfase krijg je vaak juist btw terug, omdat de btw op de aanschaf van je bus in één kwartaal valt terwijl je omzet nog op gang komt. Rijd je met een vrachtwagen, dan gelden strengere regels; zie boekhouding voor de zzp-vrachtwagenchauffeur.

Kilometers en omzet vastleggen

Met de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik hoef je voor de bijtelling geen rittenregistratie bij te houden. Toch is een eenvoudig kilometeroverzicht verstandig: beginstand en eindstand per dag, plus de route of het depot. Daarmee onderbouw je je brandstofkosten, en je laat zien dat je kilometers passen bij je omzet. Rij je met een privéauto, dan is een sluitende registratie verplicht voor je € 0,25 per kilometer, zie kilometeradministratie bijhouden.

Bewaar daarnaast de dagoverzichten uit de scanner-app van je opdrachtgever. Die laten zien hoeveel stops je per dag reed en vormen samen met de afrekeningen het bewijs van je omzet. Tank je met een tankpas op naam van je onderneming, dan heb je automatisch een maandfactuur met btw, wat scheelt in losse bonnen.

Zelfstandig of verkapt in dienst?

In de pakketbranche ligt schijnzelfstandigheid altijd op de loer. Rij je elke dag voor hetzelfde depot, in hun kleding, op routes die zij indelen en tegen een tarief dat zij vaststellen, dan lijkt de verhouding sterk op loondienst. De Belastingdienst kijkt naar de feitelijke situatie, niet naar wat er in je contract staat of dat je een KvK-inschrijving hebt.

Wat je positie versterkt: meerdere opdrachtgevers, een eigen bus met eigen kosten en risico's, de vrijheid om een vervanger te sturen en een tarief waarover je onderhandelt. Leg dat vast en bewaar het. Rij je internationaal met een bestelbus met een toegestane maximummassa boven de 2.500 kilo, check dan ook of je een vergunning voor beroepsgoederenvervoer nodig hebt; daarvoor gelden sinds 2022 Europese regels.

Veelgestelde vragen