Boekhouding voor de zzp-vrachtwagenchauffeur: eigen truck, vergunning en btw

Eigen vrachtwagen en eigen vergunning

Wie beroepsmatig goederen vervoert voor anderen met een voertuig met een laadvermogen van meer dan 500 kilo of een toegestane maximummassa boven de 2.500 kilo, heeft een vergunning nodig: de NIWO-vergunning of Eurovergunning. Als zzp-chauffeur mag je niet op de vergunning van een transportbedrijf rijden. Je hebt dus een eigen vergunning nodig, en daarvoor onder meer een vakbekwaamheidsdiploma en voldoende kredietwaardigheid.

Daarnaast moet je een eigen voertuig hebben, dat economisch tot je onderneming behoort. Of je het koopt of huurt, maakt niet uit, zolang je het tegen een marktconforme prijs doet en het risico echt bij jou ligt. Alleen je rijbewijs en je uren aanbieden is in deze sector geen ondernemerschap; zie schijnzelfstandigheid en de Wet DBA.

De kosten van een eigen truck

Een vrachtwagen of trekker is een groot bedrijfsmiddel. Je activeert hem op de balans en schrijft hem af over de verwachte gebruiksduur, rekening houdend met de restwaarde. In het jaar van aanschaf kan hij meetellen voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, en een emissievrije truck soms voor de milieu-investeringsaftrek.

Daarnaast heb je doorlopende kosten die allemaal zakelijk zijn: diesel of laadkosten, banden en onderhoud, verzekeringen, tol in het buitenland, de tachograaf en de jaarlijkse keuring. Sinds 1 juli 2026 komt daar de vrachtwagenheffing bij. Tegelijk is de motorrijtuigenbelasting voor vrachtwagens tot 12.000 kilo vervallen en voor zwaardere vrachtwagens verlaagd.

De vrachtwagenheffing sinds 1 juli 2026

Sinds 1 juli 2026 betaal je in Nederland per gereden kilometer op snelwegen en een aantal provinciale en gemeentelijke wegen. De heffing geldt voor vrachtwagens met een maximale massa boven de 3.500 kilo en vervangt het Eurovignet. Het tarief hangt af van het gewicht, de CO2-uitstoot en de emissieklasse: een emissievrije truck betaalt aanzienlijk minder dan een oudere diesel. Je hebt een registratiekastje aan boord nodig dat de kilometers doorgeeft.

Van 1 september tot en met 31 december 2026 geldt een tijdelijke korting op de tarieven. De heffing is een gewone bedrijfskost. Neem hem mee in je tarief per kilometer of per rit, en controleer de facturen van je dienstverlener tegen je eigen ritadministratie.

Btw bij binnenlands en internationaal vervoer

Rijd je binnen Nederland voor een Nederlandse opdrachtgever, dan reken je 21 procent btw. Rijd je voor een opdrachtgever in een ander EU-land, dan is goederenvervoer een dienst die belast is in het land van de ondernemer-afnemer, en verleg je de btw. Je factureert zonder btw, met het btw-nummer van je klant en de vermelding btw verlegd, en je neemt het op in je opgaaf ICP. Vervoer dat samenhangt met export naar buiten de EU valt onder het nultarief.

De btw op diesel, onderhoud en tol in Nederland trek je gewoon af. Buitenlandse btw op tanken en tol vraag je terug via een apart verzoek; zie btw terugvragen uit een EU-land. Bij veel internationale ritten loont het om dat periodiek te doen, want de bedragen lopen snel op.

Eten, slapen en dagen onderweg

Een werknemer in het transport krijgt vaak een onbelaste vergoeding voor verblijfkosten. Als ondernemer heb je die niet. Overnachtingskosten, zoals een parkeerplaats met douche of een hotel, zijn volledig aftrekbaar. Eten en drinken onderweg vallen onder de beperkt aftrekbare kosten; zie representatiekosten: drempel of 80 procent. Bewaar je bonnen per rit, dan kun je ze later aan je ritten koppelen.

Houd naast je tachograafgegevens een eenvoudige ritadministratie bij: datum, opdrachtgever, route, kilometers en factuurnummer. Die heb je nodig voor je facturen, je urenregistratie en bij een controle. Voor wie met een bestelbus in het pakketvervoer werkt, lees ook boekhouding voor koeriers.

Veelgestelde vragen