Btw berekenen: van exclusief naar inclusief en weer terug

De vier rekensommen

Alles begint bij het bedrag exclusief btw: dat is je prijs, en daar komt de btw bovenop. Wil je btw erbij optellen, dan vermenigvuldig je. Wil je btw uit een bedrag halen, dan deel je. Dat laatste is precies waar het misgaat, want 21 procent eraf halen is niet hetzelfde als delen door 1,21.

Met deze factoren kun je alles rekenen. De middelste kolom gebruik je als je van je prijs naar het bedrag op de factuur gaat; de rechterkolom als je een bedrag inclusief btw hebt en wilt weten hoeveel btw erin zit.

Drie situaties uit de praktijk

In de praktijk kom je drie varianten tegen: je rekent vanaf je eigen tarief, je rekent terug vanaf een budget dat de klant noemt, of je haalt de btw uit een bon die je zelf betaald hebt.

Afronden: per regel, per factuur, per aangifte

Op je factuur werk je met twee decimalen. Je mag de btw per factuurregel berekenen en optellen, of het btw-bedrag in één keer over het totaal per tarief berekenen. Kies één methode en houd die aan, anders krijg je verschillen van een paar cent die je later moet uitleggen. Heb je regels met verschillende tarieven, dan tel je per tarief op en toon je het btw-bedrag per tarief apart op de factuur.

In de btw-aangifte zelf vul je hele euro's in. Kleine afrondverschillen tussen je administratie en je aangifte zijn normaal; ze mogen niet oplopen. Loopt het verschil op tot meer dan een paar euro, dan zit er een fout in je boeking en niet in je afronding. Controleer dat voordat je indient met de vijf checks vóór je aangifte.

• Reken btw altijd over het bedrag exclusief, ook bij kortingen: eerst korting, dan btw.
• Betaal je met een tegoedbon of kortingscode, dan verlaagt dat de grondslag en dus ook de btw.
• Verzendkosten en voorrijkosten volgen het tarief van de hoofdprestatie, niet automatisch 21 procent.
• Reken je door aan een klant, dan hangt het btw-tarief af van wat jij levert, niet van wat op de inkoopbon stond. Zie kosten doorbelasten.

Prijzen communiceren: inclusief of exclusief?

Richt je je op particulieren, dan moet de prijs die je noemt of toont de prijs zijn die zij uiteindelijk betalen: dus inclusief btw. Werk je voor ondernemers, dan is exclusief btw gebruikelijk, omdat zij die btw toch terugvragen. Zet er altijd bij wat je bedoelt. Een offerte waarin 'ex btw' ontbreekt, leidt bij particulieren vrijwel altijd tot discussie, en dan sta jij met je hand omhoog.

Val je onder de kleineondernemersregeling, dan reken je helemaal geen btw en is je prijs je prijs. Op je factuur zet je dan geen btw-bedrag, maar wel de vermelding dat je de KOR toepast. Andersom geldt: heb je btw in rekening gebracht terwijl dat niet mocht, dan ben je die btw toch verschuldigd tot je de factuur corrigeert met een creditnota.

Veelgestelde vragen