Liquiditeitsbegroting maken: weten wanneer je geld krap wordt

Het verschil met je winst

In je winst telt een factuur mee op de datum dat je hem stuurt. In je liquiditeit telt hij pas op de dag dat het geld binnenkomt, en dat scheelt bij een betaaltermijn van dertig dagen dus een hele maand. Andersom staan er bedragen op je rekening die geen winst zijn: de btw die je nog moet afdragen en de belasting over je winst. Wie alleen naar zijn saldo kijkt, overschat structureel wat hij te besteden heeft. Een liquiditeitsbegroting maakt beide effecten zichtbaar.

De twaalf regels die je nodig hebt

Maak een tabel met de twaalf maanden naast elkaar. Bovenaan zet je je beginsaldo, daaronder de ontvangsten, daaronder de uitgaven, en onderaan het eindsaldo dat het beginsaldo van de volgende maand wordt. Meer heb je niet nodig; een spreadsheet volstaat en veel boekhoudprogramma's kunnen de eerste maanden zelfs automatisch vullen met je openstaande facturen.

1. Beginsaldo zakelijke rekening op de eerste van de maand.
2. Ontvangsten uit facturen, geplaatst in de maand waarin je ze verwacht te ontvangen, niet waarin je factureert.
3. Ontvangen btw over die facturen, want die loopt mee op je rekening.
4. Vaste lasten: software, telefoon, verzekeringen, huur werkruimte, boekhouding.
5. Variabele kosten: materiaal, inkoop, brandstof, ingehuurde collega's.
6. Btw-afdracht in de maand ná elk kwartaal: januari, april, juli en oktober.
7. Termijnen van je voorlopige aanslag inkomstenbelasting.
8. De Zvw-bijdrage, die vaak in één keer wordt afgerekend.
9. Geplande investeringen, in de maand van betaling en niet van afschrijving.
10. Privé-opnamen: het bedrag dat je maandelijks naar je privérekening overmaakt.
11. Bijzondere posten: vakantie zonder omzet, een aflossing, een jaarabonnement.
12. Eindsaldo, en daaronder een regel met je minimumbuffer als grens.

De posten die zzp'ers vergeten

Vier posten ontbreken bijna altijd in een eerste versie, en ze vallen niet toevallig allemaal in hetzelfde deel van het jaar. De btw-afdracht over het vierde kwartaal valt in januari, de eerste termijn van je voorlopige aanslag valt in dezelfde maand, en de kerstperiode is voor veel zzp'ers omzetarm. Wie daarnaast in december nog investeert om de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek te halen, heeft in januari drie grote uitgaven en weinig omzet tegelijk.

De vierde vergeten post is je eigen betaalgedrag van klanten. Reken niet met je betaaltermijn maar met je werkelijke gemiddelde: als klanten gemiddeld op dag 42 betalen terwijl je termijn 30 dagen is, schuif dan alles een halve maand op. Dat cijfer haal je zo uit je debiteurenoverzicht, en het is meteen de meest onderschatte knop in je begroting.

Er staat een min in beeld: wat nu

Het punt van vooruitkijken is dat je nog opties hebt. Die opties zijn er in drie richtingen. Sneller binnenkrijgen: eerder factureren, in termijnen factureren, een aanbetaling vragen bij grote opdrachten en achterstallige facturen nabellen in plaats van mailen. Later uitgeven: een investering verschuiven, een jaarabonnement omzetten naar maandbetaling, of een geplande aankoop over de jaargrens tillen. En als het echt knelt: op tijd een betalingsregeling vragen bij de Belastingdienst, wat aanzienlijk soepeler gaat vóórdat er een aanmaning ligt dan erna. Zie belasting niet kunnen betalen.

Structureel werkt maar één ding echt: de belastingpot scheiden van je werkkapitaal. Zet bij elke binnengekomen betaling direct het btw-deel en een vast percentage voor de inkomstenbelasting op een aparte rekening. Dan is je zakelijke saldo weer een eerlijk getal en gaat je liquiditeitsbegroting alleen nog over ondernemen. Hoeveel dat percentage moet zijn, staat in hoeveel opzij zetten voor de belasting.

Veelgestelde vragen