Boekhouding voor zzp'ers in de schoonmaak

Btw: altijd 21%, behalve bij verlegging

Voor schoonmaakdiensten geldt het algemene tarief van 21%, ook bij particulieren thuis. Er bestaat geen verlaagd tarief voor schoonmaak, anders dan bij bijvoorbeeld het schilderen van oudere woningen. Zie welk btw-tarief geldt als je daarnaast ander werk doet. Ben je glazenwasser met een vaste wijk, zie dan boekhouding voor de glazenwasser.

De uitzondering is onderaanneming. Neem je als zzp'er schoonmaakwerk aan een gebouw aan in opdracht van een ander schoonmaakbedrijf of een aannemer, dan wordt de btw naar hem verlegd. Je zet dan geen btw op je factuur, vermeldt het btw-nummer van je opdrachtgever en de woorden btw verlegd, en die draagt de btw af. Dat geldt voor het schoonmaken van onroerende zaken; verkoop je losse producten of doe je werk dat niet aan een gebouw vastzit, dan blijft het gewone tarief gelden. Zie wanneer je btw verlegt en verleggen in de bouw, waar dezelfde systematiek staat beschreven.

Werken voor particulieren: ben je wel ondernemer?

Dit is het punt dat in de schoonmaak het vaakst misgaat. Werk je bij particulieren thuis, dan kan de situatie onder de regeling dienstverlening aan huis vallen. Daarin is de particulier je werkgever en ben jij geen ondernemer, ook al noem je jezelf zo en stuur je facturen. De Belastingdienst kijkt naar de feiten: heb je meerdere klanten, bepaal je zelf je werkwijze en je tijden, breng je je eigen materiaal mee, loop je risico als iets misgaat, en werk je aantoonbaar voor eigen rekening?

Is het antwoord op die vragen ja, dan ben je gewoon ondernemer en factureer je met 21% btw. Werk je feitelijk vaste dagen bij één of twee huishoudens, met hun materiaal en tegen een vast bedrag per uur, dan is de kans groot dat je geen ondernemer bent en dus ook geen recht hebt op zelfstandigenaftrek of mkb-winstvrijstelling. Dat is een pijnlijke ontdekking als het bij een controle naar boven komt, dus laat het aan het begin toetsen in plaats van achteraf. Zie ook schijnzelfstandigheid.

Aansprakelijkheid en de G-rekening

De ketenaansprakelijkheid uit de Wet ketenaansprakelijkheid geldt niet alleen in de bouw maar bij aanneming van werk van stoffelijke aard in brede zin, en schoonmaak op locatie valt daaronder. Werk je in onderaanneming, dan kan je opdrachtgever aansprakelijk worden gesteld voor loonheffingen die verderop in de keten niet zijn afgedragen. Daarom vragen grotere schoonmaakbedrijven om betaling via een G-rekening, waarop een deel van je factuur geblokkeerd binnenkomt dat je alleen voor loonheffingen mag gebruiken.

Werk je alleen en heb je geen personeel, dan heb je meestal geen G-rekening nodig, maar wees erop voorbereid dat een opdrachtgever er toch om vraagt. Leen je personeel uit of huur je collega's in, dan speelt daarnaast de inlenersaansprakelijkheid. Leg in dat geval altijd vast wie je inhuurt, controleer hun inschrijving en btw-nummer en betaal via de bank; zie zzp'er inhuren of loondienst.

De kosten die je laat liggen

In de schoonmaak zijn de marges smal en de kosten klein maar talrijk; juist daarom telt het op als je ze niet bijhoudt. Fotografeer bonnen direct met je telefoon en laat ze automatisch in je administratie landen, zie bonnen digitaal bewaren. Twee posten verdienen extra aandacht. Je kilometers: rijd je op een dag langs vier adressen, dan is dat allemaal zakelijk verkeer dat je vastlegt in je kilometeradministratie. En je kleding: gewone werkkleding is alleen aftrekbaar als die aan de eisen voldoet, bijvoorbeeld met een logo van minimaal 70 vierkante centimeter, zie werkkleding.

• Schoonmaakmiddelen, doeken, vuilniszakken en klein materiaal.
• Machines zoals een stofzuiger of schrobmachine; boven € 450 activeer je die, zie activeren of direct aftrekken.
• Je bus of auto, met bijtelling of de kilometervergoeding bij een privéauto.
• Telefoon en een eenvoudig plannings- of urenprogramma.
• Contante betalingen van particulieren: leg die vast in een kasadministratie.

Veelgestelde vragen