Boekhouding voor de zzp-webdesigner: btw over de grens
Geschreven door Ilias Aarrass7 min lezen · Gepubliceerd op · Laatst gecontroleerd op 
In het kort
Bij een zakelijke klant in de EU verleg je de btw en doe je opgaaf ICP; maatwerk voor een particulier blijft met 21 procent Nederlandse btw belast, en volledig geautomatiseerde diensten volgen het land van de klant.
- Controleer het btw-identificatienummer van je EU-klant via VIES op de dag dat je factureert.
- Btw op abonnementen uit Ierland of de Verenigde Staten geef je zelf aan en trek je in dezelfde aangifte weer af.
- Webdesign valt onder het hoge tarief van 21 procent, niet onder het lage tarief voor auteursrechtelijke prestaties.
- Projecten over de jaargrens waardeer je als onderhanden werk en vooruit gefactureerde retainers hoor je toe te rekenen aan het juiste jaar.
Webdesign is een vak zonder voorraad, zonder bus en met weinig gereedschap. Toch is de boekhouding niet simpeler dan die van een aannemer, want je klanten zitten overal en je leveranciers ook. Een opdrachtgever in België, een hostingpartij in Duitsland, een ontwerpprogramma dat vanuit Ierland factureert: elk van die regels heeft een eigen btw-behandeling. In dit artikel staat per situatie wat je doet, plus de posten die bij langere projecten en onderhoudscontracten spelen.
Btw per klanttype
Voor diensten is de hoofdregel: lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan is de dienst daar belast en verleg je de btw. Lever je aan een particulier, dan is de dienst in beginsel in Nederland belast en reken je 21 procent. Op die tweede regel bestaat één belangrijke uitzondering: digitale diensten die volledig geautomatiseerd verlopen, zoals hosting, een template uit een webshop of een online cursus zonder begeleiding. Die zijn belast in het land van de klant.
Maatwerk waarbij jij zelf ontwerpt, overlegt en oplevert, is geen digitale dienst in die zin: daar zit menselijke tussenkomst in. Dat scheelt je in de praktijk een hoop administratie, want alleen voor de echt geautomatiseerde diensten kom je bij de EU-drempel en de OSS-regeling uit.
| Klant | Soort werk | Btw |
|---|---|---|
| Bedrijf in Nederland | alles | 21% |
| Bedrijf in de EU met geldig btw-id | alles | verlegd, plus opgaaf ICP |
| Particulier in Nederland | alles | 21% |
| Particulier in de EU | maatwerk met jouw tussenkomst | 21% Nederlandse btw |
| Particulier in de EU | hosting, template, kant-en-klaar | btw van het land van de klant boven de drempel |
| Klant buiten de EU | diensten aan een bedrijf | niet in Nederland belast |
Wat je zelf inkoopt
Je gereedschap is software, en die komt zelden uit Nederland. Ontwerp- en AI-abonnementen, hosting, plug-ins en stockbeeld worden vaak vanuit Ierland, Luxemburg of de Verenigde Staten gefactureerd zonder btw. Dan geef je die btw zelf aan in je aangifte en trek je hem in dezelfde aangifte weer af. Per saldo kost het niets, maar vergeet je het, dan klopt je aangifte niet. Zie btw op facturen van Google en Meta en software- en AI-abonnementen aftrekken.
Hosting en domeinnamen die je voor een klant afneemt, kun je op twee manieren doorbelasten. Verkoop je ze als eigen dienst met een opslag, dan is het omzet met 21 procent btw. Schiet je alleen voor en staat de factuur op naam van de klant, dan is het een doorlopende post. Kies één werkwijze en leg die vast in je voorwaarden; zie kosten doorbelasten.
Rekenvoorbeeld: factuur aan een Duitse onderneming
- Ontwerp en bouw
- € 4.500
- Hosting eerste jaar, doorbelast met opslag
- € 180
- Btw op de factuur
- € 0, met de vermelding btw verlegd
- Wat je nog moet doen
- € 4.680 opnemen in je opgaaf intracommunautaire prestaties
Uitkomst: De opgaaf ICP is een aparte opgave naast je btw-aangifte. Vergeet je hem, dan volgt een verzuimboete terwijl er geen euro btw mee gemoeid is
Projecten, retainers en meerwerk
Webdesign werkt vaak met projecten van weken tot maanden. Loopt zo'n project over de jaargrens, dan hoort het gewerkte deel bij het oude jaar als onderhanden werk. Werk je met aanbetalingen, dan is het ontvangen bedrag nog geen omzet totdat je geleverd hebt, maar de btw wordt meestal al verschuldigd bij het uitreiken van de factuur. Zie voorschotten en aanbetalingen boeken.
Onderhoudscontracten en retainers factureer je vooruit, per maand of per jaar. Ontvang je in december het bedrag voor het hele volgende jaar, dan hoort een deel van die omzet in het nieuwe boekjaar; zie abonnementen verkopen en de btw. En leg meerwerk altijd schriftelijk vast voordat je het uitvoert, want 'kun je er nog even een pagina bij zetten' is de meest voorkomende oorzaak van een onbetaalde slotfactuur. Zie meerwerk afspreken en factureren.
- Leg in je voorwaarden vast wie eigenaar wordt van het ontwerp en de broncode na betaling.
- Reken voor een compleet project een vaste prijs met duidelijke opleverpunten in plaats van uren.
- Houd hosting en domeinen die op jouw naam staan apart bij; je bent er verantwoordelijk voor tot je ze overdraagt.
- Verwerk je persoonsgegevens van bezoekers voor een klant, dan heb je een verwerkersovereenkomst nodig.
Langdurig bij één opdrachtgever
Veel webdesigners groeien door naar detachering: drie dagen per week bij één bureau, jarenlang. Dat is fiscaal het punt waarop de vraag speelt of je nog ondernemer bent. Werk je op hun kantoor, met hun apparatuur, in hun team en onder hun aansturing, dan lijkt het op een dienstverband. Lees schijnzelfstandigheid en de Wet DBA en hoeveel opdrachtgevers je nodig hebt.
Veelgestelde vragen
Moet ik btw rekenen aan een klant in België?
Is het een onderneming met een geldig btw-identificatienummer, dan verleg je de btw en neem je de omzet op in je opgaaf intracommunautaire prestaties. Is het een particulier en lever je maatwerk, dan reken je gewoon 21 procent Nederlandse btw.
Valt webdesign onder het lage btw-tarief?
Nee, webdesign is 21 procent. Het lage tarief voor bepaalde auteursrechtelijke prestaties geldt voor onder meer schrijvers, journalisten en componisten, niet voor ontwerp- en bouwwerk aan websites.
Hoe belast ik hosting door?
Als je eigen dienst met een opslag, dan is het omzet met 21 procent btw. Alleen als de factuur op naam van de klant staat en je precies hetzelfde bedrag doorgeeft, is het een doorlopende post.
Mijn abonnementen komen zonder btw uit Ierland. Wat doe ik?
Je geeft de btw zelf aan in rubriek 4b en trekt hetzelfde bedrag af als voorbelasting in rubriek 5b. Per saldo betaal je niets, maar de aangifte moet het wel laten zien.
Een klant in de Verenigde Staten: reken ik btw?
Bij een zakelijke klant buiten de EU is je dienst niet in Nederland belast; je factureert zonder btw met een verwijzing naar de plaats van de dienst. Houd wel bewijs van het zakelijke karakter van je klant.
Bronnen
- Btw berekenen bij diensten aan afnemers in andere EU-landenBelastingdienst · belastingdienst.nl
- Diensten voor particulieren in andere EU-landenBelastingdienst · belastingdienst.nl
Bronnen gecontroleerd op
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
