Btw-nummers controleren via VIES: kleine moeite, groot verschil
Geschreven door Ilias Aarrass5 min lezen · Laatst gecontroleerd op 
Geschreven door Ilias Aarrass5 min lezen · Laatst gecontroleerd op Wie zakelijke klanten in andere EU-landen heeft, zet meestal geen Nederlandse btw op de factuur: bij diensten wordt de btw verlegd naar de klant en bij goederenleveringen geldt het nultarief. Aan dat voordeel hangt één harde voorwaarde die in de praktijk vaak wordt overgeslagen: je klant moet een geldig btw-identificatienummer hebben, en jij moet dat kunnen aantonen. De controle kost dertig seconden via VIES, het gratis Europese validatiesysteem. Wie hem overslaat en een ongeldig nummer op de factuur blijkt te hebben, draait zelf op voor de btw.
Waarom die check verplicht voelt én is
Het nultarief bij intracommunautaire leveringen en de verlegging bij B2B-diensten bestaan alleen richting ondernemers. Het btw-nummer van je klant is daarvoor hét bewijs. Blijkt bij een controle dat het nummer op je factuur niet bestond of niet bij die klant hoorde, dan kan de Belastingdienst de Nederlandse btw alsnog bij jou naheffen: 21% over omzet waarvoor je nooit btw ontving, plus rente. Daarnaast rapporteer je deze omzet in je opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP), en die opgaaf wordt per nummer gematcht met de aangiften van je klant in diens land. Een fout nummer valt dus vanzelf een keer door de mand. De bredere regels staan in btw en klanten in het buitenland.
Zo werkt de controle in VIES
VIES is de gratis website van de Europese Commissie waarop je elk EU-btw-nummer valideert. De routine:
- Vraag het btw-nummer op vóórdat je de eerste factuur stuurt, en zet het vast in je klantgegevens.
- Voer land en nummer in op de VIES-site en controleer of naam en adres kloppen met je klant, voor zover het land die meegeeft.
- Bewaar het bewijs: een schermafdruk of het raadplegingsnummer dat VIES kan afgeven, met de datum. Dat is je onderbouwing bij vragen achteraf.
- Herhaal de check periodiek bij vaste klanten, bijvoorbeeld jaarlijks of bij de eerste factuur van het jaar; nummers kunnen vervallen bij een rechtsvormwijziging of deregistratie.
Wat je doet als het nummer ongeldig is
Geeft VIES 'ongeldig', vraag dan eerst na bij je klant: soms is het een typefout, een oud nummer of een nummer dat net is aangevraagd en nog verwerkt wordt. Buitenlandse systemen lopen soms dagen achter. Blijft een geldig nummer uit, behandel de klant dan als particulier en factureer mét Nederlandse btw; dat is jouw vangnet. Zodra het geldige nummer alsnog komt, kun je corrigeren met een creditfactuur en een nieuwe factuur zonder btw, zie creditfactuur maken. Voor de goede orde: voor klanten búiten de EU is er geen VIES; daar volstaat ander bewijs van ondernemerschap en gelden andere regels.
Veelgestelde vragen
Moet ik ook Nederlandse klanten checken in VIES?
Voor gewone binnenlandse facturen met 21% of 9% btw is een check niet nodig; de btw draag jij toch af. Hij is wel nuttig bij binnenlandse verleggingssituaties, zoals onderaanneming in de bouw, waar je ook op het nummer van je afnemer leunt.
VIES toont geen naam en adres bij het nummer. Is dat verdacht?
Niet per se: sommige landen, waaronder Duitsland, geven om privacyredenen alleen 'geldig' of 'ongeldig' terug. Bewaar dan naast de check ook iets waaruit blijkt dat het nummer bij jouw klant hoort, zoals diens briefpapier, website of contract.
Geldt dit ook als ik via een platform aan EU-bedrijven lever?
Werk je via een platform dat zelf de facturatie en btw afhandelt, dan ligt de check meestal bij het platform; controleer in de voorwaarden wie factureert. Factureer je zelf rechtstreeks, dan gelden gewoon de regels uit dit artikel.
Wat is de opgaaf ICP precies?
Een aparte digitale opgave naast je btw-aangifte waarin je per EU-klant het btw-nummer en het bedrag van je intracommunautaire leveringen en diensten meldt, meestal per kwartaal. De Belastingdienst nodigt je er automatisch voor uit zodra je zulke omzet in je btw-aangifte invult.
Dit artikel geeft algemene informatie op basis van de regels zoals bekend voor 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Voor jouw specifieke situatie kijken we graag met je mee.
Heb je hier meer hulp bij nodig?
Wordt klant bij ons, dit kan al vanaf €66 per maand. Plan een vrijblijvend gesprek en ontdek wat Fiscly voor jou kan betekenen.
Ilias
