Boekhouding voor freelance IT'ers en developers

Factureren aan klanten in de EU en daarbuiten

Werk je voor een zakelijke klant in een ander EU-land, dan verleg je de btw naar je klant. Je factureert zonder btw, vermeldt 'btw verlegd' plus het btw-nummer van je klant, en geeft de omzet op in je btw-aangifte en in de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP). Controleer het btw-nummer van je klant vooraf via VIES, want zonder geldig nummer mag je niet verleggen.

Voor zakelijke klanten buiten de EU, bijvoorbeeld in de VS of het VK, is je dienst meestal belast in het land van de klant. Je factureert dan zonder Nederlandse btw. Voor Nederlandse zakelijke klanten reken je gewoon 21%. Werk je via een tussenpersoon of platform, kijk dan goed wie fiscaal je opdrachtgever is: dat bepaalt welke regels gelden.

SaaS-abonnementen en buitenlandse inkoop

Hosting, ontwikkeltools, AI-diensten, licenties: als developer koop je veel software bij buitenlandse leveranciers. Koop je bij een EU-leverancier en heb je je btw-nummer daar geregistreerd, dan wordt de btw naar jou verlegd. Je geeft die verlegde btw aan in je aangifte en trekt hem in dezelfde aangifte weer af als voorbelasting: per saldo betaal je niets, maar de aangifte moet wel kloppen. Diensten van buiten de EU verwerk je op vergelijkbare wijze in je aangifte.

Twee valkuilen. Eén: staat je btw-nummer niet geregistreerd bij de leverancier, dan brengt die vaak lokale of Nederlandse btw in rekening die je niet zomaar als voorbelasting mag aftrekken. Regel dat dus in je accountinstellingen. Twee: een creditcardafschrift is geen factuur. Download voor elk abonnement de echte factuur, want alleen daarmee onderbouw je je aftrek.

Lange opdrachten en schijnzelfstandigheid

IT is de branche bij uitstek waar freelancers maandenlang fulltime bij één opdrachtgever zitten, meedraaien in het team en werken met de spullen van de klant. Sinds de handhaving op de Wet DBA is aangescherpt, is dat een reëel aandachtspunt. Kijk kritisch naar je eigen situatie: bepaal jij hoe je het werk uitvoert, loop je ondernemersrisico, heb je meerdere opdrachtgevers per jaar? Hoe meer je meedraait als ware je werknemer, hoe groter het risico dat de arbeidsrelatie als dienstbetrekking wordt gezien.

Wat helpt: werk met een heldere opdrachtomschrijving en een eigen aanpak, gebruik waar mogelijk eigen apparatuur, spreid je opdrachten en leg afspraken vast in een overeenkomst van opdracht. Honderd procent zekerheid geeft dat niet, maar het maakt je positie als ondernemer aantoonbaar sterker. Zit je werk meer aan de ontwerpkant, dan sluit boekhouding voor de zzp-webdesigner beter aan.

Apparatuur, thuiswerkplek en opleidingen

Je laptop, monitoren en randapparatuur zijn zakelijke kosten; boven de 450 euro exclusief btw schrijf je ze in de praktijk over meerdere jaren af, en bij investeringen boven de 2.900 euro per jaar komt de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek in beeld. Je thuiswerkplek zelf is zelden aftrekbaar, maar je internetkosten naar rato van zakelijk gebruik, vakliteratuur, conferenties en cursussen die je kennis voor je huidige werk bijhouden wel. Ontwikkel je zelf iets technisch nieuws, kijk dan ook naar de WBSO-aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk.

Hoog uurtarief, hoge aanslag: reserveer direct

Freelance developers draaien vaak stevige omzetten met relatief weinig kosten. Dat betekent een hoge winst en dus een flinke aanslag inkomstenbelasting, zeker als een deel van je winst in de hoogste schijf van 49,50% valt. Zet van elke betaalde factuur direct een percentage apart en overweeg een voorlopige aanslag, zodat je niet in één keer hoeft af te rekenen en belastingrente voorkomt.

De vier aandachtspunten van een IT-administratie

De boekhouding van een developer is technisch eenvoudig: weinig bonnen, geen voorraad, vaak één factuur per maand. De valkuilen zitten ergens anders: de DBA-risico's van lange opdrachten, buitenlandse platformkosten en de vraag waar je omzet belast is.

1. Lange opdrachten bij één klant, in hun team en hun sprints, zijn het klassieke DBA-risicoprofiel. Bewaak je zelfstandigheid; zie schijnzelfstandigheid.
2. Abonnementen op buitenlandse tooling (cloud, AI, repos) komen met verlegde btw: aangeven in rubriek 4b bij een EU-leverancier of 4a daarbuiten, en aftrekken in 5b. Per saldo nul, maar wel verplicht.
3. Werk voor een buitenlandse zakelijke klant is verlegd (EU, met opgaaf ICP) of buiten Nederland belast (buiten de EU). Zie btw bij klanten in het buitenland.
4. Apparatuur boven de 450 euro activeer je en schrijf je af; bundel aankopen in één jaar voor de investeringsaftrek van 28 procent.

Veelgestelde vragen